Apa sebenarnya yang dimaksud dengan stock opname? Mengapa sangat penting dalam bisnis ritel bahwa persediaan dicatat secara bersih dan akurat? Mengapa stock opname begitu penting? Apa keuntungan sebenarnya dari penataan stock opname? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, penting untuk terlebih dahulu memahami pentingnya stock opname.
Stock Opname merupakan rangkaian kegiatan yang menghitung persediaan barang yang masih ada untuk kemudian dipasarkan. Ini mencakup banyak fungsi mulai dari perhitungan volume produk, kontrol langsung, hingga perjanjian yang memfasilitasi bisnis saat produk tertentu dibutuhkan. Pengusaha dapat memastikan bahwa semua proses bisnis, terutama yang berkaitan dengan penyampaian produk yang ditawarkan, berjalan dengan lancar. Fungsi-fungsi yang dibahas di atas dapat dirinci lebih jauh untuk menjaga fluiditas secara keseluruhan, misalnya dengan menentukan lokasi produk di gudang, dengan mengevaluasi produk mana yang paling sering masuk dan keluar, hingga kapan produk tersebut harus dikeluarkan dari gudang. Gudang, karyawan dapat melakukannya dengan lebih mudah. Karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi adalah auditor perusahaan, yang bukan merupakan bagian dari inventaris internal perusahaan.
Ada beberapa tujuan stock opname yang penting bagi pengusaha. Salah satunya adalah mengetahui kesesuaian jumlah yang dicatat dalam pembukuan atau keuangan usaha dengan keadaan riil yang berlaku. Untuk itu, kegiatan pemetaan kerap dilakukan hingga dua kali dalam sehari, yakni di awal jam kerja dan juga di akhir jam kerja. Untuk satu-satunya tujuan stok ini, pengusaha harus memastikan bahwa apa yang dicatat dalam pembukuan sesuai dengan jumlah yang sebenarnya ada dalam stok. Jika kuantitas tidak sesuai, proses bisnis dapat terganggu, misalnya seorang karyawan perlu mengambil produk yang diinginkan pelanggan, tetapi tidak dapat melakukannya karena masih ada sisa persediaan di rekening. Ternyata tidak ada yang tersisa. persediaan Dengan mengetahui jumlah stok yang sebenarnya, pemilik usaha juga dapat menilai kapan waktu yang tepat untuk mengupdate stok produk. Penghitungan persediaan yang baik membantu perusahaan, misalnya, mengetahui produk mana yang paling diminati pelanggan dan produk mana yang kurang diminati pelanggan. Dari situ, pengusaha bisa mengecek apakah produk perlu disimpan lagi. Sebagai pemilik bisnis, jangan remehkan tujuan audit ini; karena selisih jumlah produk yang ada di stock dengan jumlah produk yang terdaftar di rekening perusahaan memiliki dampak yang penting, salah satunya untuk keperluan audit. Jangan biarkan hasil audit, terutama yang dilakukan oleh auditor eksternal, didiskontokan hanya karena perbedaan antara jumlah persediaan dan akuntansi persediaan yang sebenarnya dapat dihindari oleh pencatatan persediaan yang benar dan akurat.
Sedangkan kegiatan stock opname memiliki manfaat bagi suatu bisnis dan perusahaan, seperti berikut ini: 1. Meminimalkan penyimpangan barang, baik kekurangan barang maupun kelebihan barang. 2. Agar proses tidak berjalan terlalu cepat apabila terjadi barang hilang atau kekurangan barang, agar tidak terjadi kekurangan barang di gudang. 3. Dapat digunakan sebagai pembanding dengan data tahun-tahun sebelumnya sehingga dapat diketahui perkembangan perusahaan. 4. Tahu persis arus barang. 5. Mengetahui kondisi barang di gudang dengan pasti. 6. Mengetahui keakuratan perhitungan dengan menghubungkan informasi akuntansi dengan barang persediaan yang sebenarnya. 7. Membantu menghitung harga pokok penjualan (CPG). 8 Mengidentifikasi penipuan atau kelalaian dalam persediaan perusahaan. 9. Partisipasi dalam penyusunan kebijakan perusahaan.
Stock opname tidak bisa sembarangan. Mengingat tujuan stock opname yang begitu penting untuk kelancaran proses bisnis hingga bisnis sehari-hari, implementasinya juga harus dilakukan dengan benar. Setidaknya ada tiga langkah untuk membuat inventaris yang teratur dan akurat, misalnya: 1. Tahap Persiapan Awal Stock opname dimulai sebelum tanggal implementasi yang sebenarnya. Evaluasi tahap awal merupakan tahap pertama dan juga yang paling penting, sehingga seringkali dilakukan sebelum proses pemetaan itu sendiri, agar memiliki waktu yang cukup ketika ada kendala dalam pelaksanaannya. Pada tahap persiapan pertama ini, tergantung volume usaha yang sedang berjalan, pengusaha harus mengajari pekerja gudang untuk membuat tanda, biasanya berupa label atau stiker, untuk memisahkan setiap produk sesuai dengan kategori yang telah ditetapkan. Selain itu, para storekeeper juga harus membersihkan produk-produk yang ada di gudang, misalnya dengan mengatur tempat sesuai jenis barang, sehingga inventarisasi dapat dilakukan dengan lebih mudah. Tindakan yang satu ini sangat penting untuk menghindari ketidaknyamanan yang mungkin timbul jika barang masih tersimpan secara tidak sengaja. Setelah memastikan semua barang yang ada di gudang tertata berdasarkan kategori barang atau jenis barang, pemilik toko juga harus memasang bar code atau tanda lain yang memudahkan inventarisasi; termasuk pemisahan objek yang tidak atau seharusnya tidak diperhatikan dalam operasi pemetaan yang akan dilakukan. Setelah semua persiapan awal ini dilakukan, pemetaan dapat dilanjutkan ke rangkaian kegiatan berikutnya. 2. Tahap Persiapan Akhir Seperti namanya, rangkaian kegiatan ini juga dilakukan sebelum pemetaan sebenarnya. Bedanya, tahap persiapan awal biasanya dilakukan jauh sebelum proses inventarisasi, namun tahap persiapan akhir biasanya dilakukan menjelang tanggal pencacahan. Pada tahap persiapan akhir ini, pemangku kepentingan bisnis dapat menggambarkan proses pemetaan untuk setiap karyawan yang terlibat. Langkah ini harus diambil untuk memastikan bahwa setiap orang memahami sejauh mana tanggung jawab mereka sehingga tidak ada kebingungan pada hari penilaian. Untuk mencapai produktivitas kerja dengan perhitungan pemetaan yang efisien dan efektif, tidak boleh ada pembagian kerja yang tumpang tindih antar karyawan, sehingga langkah ini tidak boleh diabaikan. Selain itu, pengusaha dapat memberitahukan gudang tentang penyelesaian pra-pendaftaran, terutama pendaftaran data yang berkaitan dengan perputaran barang. Biasanya, aktivitas ini harus diselesaikan sebelum akhir jam kerja pada hari terakhir sebelum inventarisasi dimulai. Hasil perhitungan yang dilakukan selama penyimpanan sudah memuat informasi yang misalnya berisi barang yang baru tiba di gudang atau keluar dari gudang tepat satu hari sebelum perhitungan stok dilakukan. Setelah semua input informasi selesai dilakukan, pastikan juga gudang tidak lagi menerima permintaan barang masuk atau keluar gudang. Dengan demikian, informasi yang dikunci pada tahap terakhir persiapan tidak berubah, sehingga tidak menimbulkan kebingungan saat proses penghitungan persediaan nanti. Pastikan langkah ini dilakukan pada hari terakhir sebelum penghapusan pada jam kerja untuk memastikan bahwa informasi inventaris yang disimpan benar-benar versi terbaru yang tidak akan berubah lagi. 3. Penghitungan Stock Opname Perhitungan stock opname merupakan langkah terakhir dan langkah terpenting dari semua langkah perhitungan persediaan. Ini adalah hari terbesar bagi setiap karyawan yang terlibat dalam proses penemuan. Pada tahap ini, pengusaha harus kembali memastikan bahwa semua transaksi yang berhubungan dengan gudang telah memuat semua informasi di dalam sistem. Setelah memverifikasi bahwa semuanya sudah dimasukkan tanpa kecuali, petunjuk tentang cara menyelesaikan perhitungan inventaris dapat dicetak dengan mencetak informasi ke dalam sistem. Pastikan bahwa pernyataan ini tidak ada di gudang di tangan personel yang menangani persediaan, karena pernyataan ini nantinya akan digunakan untuk merekonsiliasi informasi sistem dengan tingkat stok yang sebenarnya. Ingatlah bahwa kemampuan karyawan untuk menandai jumlah di gudang bahkan lebih besar jika karyawan yang menangani inventaris di gudang memiliki akses ke instruksi tercetak yang dibuat atau bahkan yang ada di sistem. Data yang terkandung tidak dapat memberikan perbandingan yang sebenarnya antara informasi yang Anda miliki dan jumlah sebenarnya yang ada dalam stok. Faktanya, seluruh rangkaian perhitungan stok dilakukan hanya untuk perbandingan ini. Lakukan perhitungan untuk setiap jumlah barang yang ada dalam stok berdasarkan instruksi yang dicetak sebelumnya. Lakukan hal ini sejujur ??mungkin, misalnya dengan mencatat kondisi sebenarnya, yang mungkin berbeda dengan keterangan di petunjuk. Operasi di atas adalah inti dari operasi perhitungan inventaris, jadi pastikan perhitungan ini dilakukan dengan sangat akurat dan tanpa kesalahan sedikitpun dalam pelaksanaannya. Tidak masalah jika ada perbedaan dalam proses ini, karena disinilah sebenarnya perbedaan itu dicari. Jika ada ketidaksesuaian, kirim hasil jurnal ke bagian keuangan untuk diperbaiki. Sampai di sini perhitungan survei secara teknis sudah lengkap, meski sebenarnya masih ada yang mengejar pelaku komersial, apalagi ada perbedaan antara informasi yang ditangkap dalam panduan dan hasil langsung. Pendaftaran saham. Ketika situasi seperti itu muncul, ada tanda-tanda penipuan atau kesalahan pendaftaran, dan langkah-langkah tambahan harus diambil untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kerentanan yang ada. Dalam proses audit, langkah ini penting karena menentukan nilai audit perusahaan Anda.
Setiap pengusaha memiliki periode stock opname. Perbedaan ini dapat terjadi tergantung besar kecilnya usaha dan juga kebijakan para pedagang yang terlibat dalam menjalankan usahanya. Untuk skala perusahaan kecil, perhitungan pemetaan dapat dilakukan dan diselesaikan dalam satu hari, sedangkan perhitungan pemetaan sederhana dapat dilakukan setiap hari. Di perusahaan yang lebih besar, hal ini mungkin tidak dapat dilakukan karena banyaknya barang yang disimpan di gudang atau masalah sumber daya lainnya. Ketika situasi seperti itu muncul, perhitungan grafik biasanya dilakukan mingguan, bulanan, atau tahunan. Setiap tugas memiliki konsekuensinya sendiri. Saat melakukan perhitungan peta, hal terpenting adalah memastikan bahwa operasi ini dilakukan secara teratur pada waktu yang sama, terlepas dari periode waktu yang digunakan. Misalnya, jika seorang pedagang memutuskan untuk membuat perhitungan peta setiap bulan, maka waktu pelaksanaan ini harus disepakati untuk memastikan bahwa pengukuran berdasarkan hasil peta juga konsisten, sehingga hasil perhitungan tersebut dapat lebih mudah dimasukkan ke dalam perhitungan. strategi bisnis Tentunya waktu yang disarankan untuk perhitungan valuasi adalah melakukannya sedini mungkin dan sesering mungkin. Semakin sering dan teratur dilakukan perhitungan peta, semakin mudah bagi pemodal untuk melakukan koreksi jika terjadi penyimpangan. Padahal, dengan frekuensi inventarisasi yang ketat, konflik ini bisa dihindari karena identifikasi masalah juga bisa dilakukan dengan cepat. Namun, perhitungan pemetaan tidak boleh dilakukan setiap hari ketika sumber daya yang terlibat terlalu besar dan melibatkan biaya atau pengeluaran yang melebihi kemampuan perusahaan. Alasan di atas juga bertanggung jawab atas fakta bahwa perusahaan yang sangat besar biasanya membuat perhitungan pemetaan dalam rentang frekuensi yang lebih besar untuk memastikan sumber daya yang digunakan juga dapat diminimalkan.
Agar perhitungan stock opname lebih efektif dan efisien, gunakan sistem perhitungan yang benar-benar akurat dan valid untuk memastikan tidak terjadi kesalahan saat pencatatan. Jika perlu, gunakan fitur inventory aplikasi dari IDMETAFORA. Dengan fitur ini, Anda dapat menikmati semua kemudahan dalam setiap proses bisnis, termasuk memastikan transaksi yang baik dan akurat terekam secara otomatis, sehingga perhitungan grafik dapat dilakukan tanpa menghabiskan resource bisnis terlalu banyak!
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..