Mari Mengenal Apa Itu Analisis Beban Kerja! Manfaat, Faktor Hingga Cara Menghitungnya

SDM atau Sumber Daya Manusia adalah salah satu aset berharga dari setiap bisnis. Mereka dibutuhkan dalam proses bisnis yang berbeda. Para pekerja ini kemudian akan ditugaskan ke suatu posisi, unit kerja atau departemen sesuai kebutuhan. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu menganalisis jumlah pekerjaan yang terlibat dalam setiap operasinya.

Tujuannya adalah untuk dapat menemukan posisi, pekerjaan, dan lainnya dengan metrik yang tepat. Jadi, apa cara terbaik dan termudah untuk melakukan analisis beban kerja? Apakah analisis beban kerja cukup sulit atau bahkan membutuhkan proses analisis yang panjang? Temukan jawabannya dengan membaca artikel Workload Analysis di bawah ini
 

Apa itu Analisis Beban Kerja

Workload analysis atau analisis beban kerja adalah metode yang digunakan oleh setiap bisnis untuk menghitung beban kerja. Artinya, beban kerja akan dihitung berdasarkan lokasi. Selain itu, analisis ini dilakukan untuk mengetahui jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan.

Analisis beban kerja merupakan serangkaian proses yang dilakukan dengan menghitung beban kerja yang dikaitkan dengan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan di suatu lokasi tertentu.

Berdasarkan proses perhitungan tersebut, perusahaan dapat segera menentukan waktu kerja dan jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara lebih optimal.
 

Manfaat Analisis Beban Kerja

Dengan melakukan analisis beban kerja, perusahaan akan dapat menentukan lokasi, jumlah, dan banyak hal lain yang berkaitan dengan posisi dalam suatu pekerjaan.

Selain itu, bisnis dapat memperoleh banyak manfaat lainnya jika dapat melakukan analisis beban kerja dengan baik, beberapa manfaat tersebut adalah sebagai berikut:

- Sebagai acuan untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang akan diatur atau direkrut oleh tim HR.
- Merupakan tolak ukur yang digunakan perusahaan untuk mempertimbangkan masalah yang berkaitan dengan pengurangan atau penambahan jumlah tenaga kerja dalam suatu unit kerja.
- Sebagai acuan bagi karyawan untuk mempelajari jenjang karir serta peluang pengembangan di perusahaan.
- Membantu melengkapi struktur organisasi perusahaan
- Hal tersebut menjadi dasar dalam pembuatan SOP yang berkaitan dengan aktivitas kerja, tugas dan jabatan di perusahaan. Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan setiap karyawan.
 

Faktor Analisis Beban Kerja

Perusahaan dapat menghitung beban kerja maksimum jika berbagai faktor diperhitungkan. Beberapa elemen analisis beban kerja meliputi:

1. Waktu kerja aktual
Beban kerja aktual dan jam kerja akan ditautkan. Jam kerja aktual dapat menjadi indikator kunci dalam analisis beban kerja. Dengan memperhatikan jam kerja aktual masing-masing individu, departemen dan juga unit kerja terbesar, perusahaan akan dapat melihat detail hari kerja dengan lebih efektif. 

2. Waktu kerja
Dalam hal ini, waktu kerja berarti waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan rangkaian alur kerja. Perusahaan harus dapat menentukan jam kerja secara akurat. Dengan demikian, perhitungan analisis beban kerja baru dilakukan dengan benar.

3. jumlah pekerjaan
Beberapa hal yang termasuk dalam beban kerja adalah beban kerja yang diterima oleh setiap pekerja dalam suatu perusahaan. Beban kerja merupakan variabel yang tidak stasioner dalam perhitungan analisis beban kerja, karena besarnya beban kerja pegawai sangat bervariasi antar pegawai. Untuk itu, beban kerja dapat menjadi faktor yang sangat penting dalam proses analisis.

4. Beban kerja
Faktor penting dalam perhitungan analisis beban kerja adalah beban kerja itu sendiri. Perusahaan harus dapat menghitung beban kerja setiap waktu dan juga beban kerjanya. Dengan demikian, jenis analisis dan perhitungan baru dilakukan dengan benar.
 

Metode Perhitungan Analisis Beban Kerja

Ada banyak metode analisis beban kerja berbeda yang dapat diterapkan perusahaan. Metode analisis beban kerja yang berbeda adalah:

1. Metode tanya jawab
Metode pertanyaan adalah metode dimana perusahaan dapat mengatur dan juga daftar pertanyaan. Pertanyaan ini kemudian akan ditanyakan saat melakukan analisis beban kerja. Bentuk pertanyaannya dapat berupa pertanyaan terbuka yang merinci tugas-tugas analis beban kerja. 

2. Metode pemeliharaan
Metode wawancara adalah metode yang dilakukan dengan cara bertanya kepada setiap pekerja. Tujuannya adalah untuk dapat mengetahui jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh setiap orang.

3. Metode observasi
Metode observasi membantu perusahaan melihat apakah seseorang dianggap cocok untuk posisi tertentu. Selain itu, perusahaan juga dapat mempertimbangkan lokasi dan seberapa baik individu tersebut dapat melakukan pekerjaannya. Cara ini sering digunakan oleh perusahaan untuk menentukan beban kerja lebih cepat.
 

Pendekatan Analisis Beban Kerja

Ada banyak jenis pendekatan yang berasal dari perspektif yang berbeda dalam analisis beban kerja. Beberapa pendekatan adalah:

1. Pendekatan administratif
Prosedur administrasi dapat dilakukan dengan mudah. Perusahaan hanya perlu melakukan analisis untuk mendapatkan hal-hal administratif. Secara umum, hal ini sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. 

2. Metode organisasi
Pendekatan organisasi dilakukan dengan mempertimbangkan sudut pandang organisasi. Artinya, perusahaan dapat memperhatikan bagaimana sebuah organisasi tersusun dari sistem yang terkoordinasi di tingkat unit kerja atau di tingkat individu.

Dengan cara ini, perusahaan bisa mendapatkan data tentang alur kerja dengan jelas. Selain itu, perusahaan juga akan dapat melihat hubungan yang terjalin antara organisasi dengan pekerjaan yang ada di dalamnya, serta karyawan yang berperan penting dalam perusahaan. 

3. Metode analisis tugas
Pendekatan ini dilakukan untuk dapat melihat status pekerja dalam kaitannya dengan tanggung jawab dalam menjalankan suatu jabatan tertentu.

Dengan cara ini, perusahaan dapat menerima informasi terkait lokasi seperti tugas, identitas, dan beban kerja dari lokasi karyawan. Selain itu, pendekatan ini juga akan membantu organisasi melakukan analisis beban kerja yang lebih komprehensif.
 

Tips Terbaik dalam Melakukan Analisis Beban Kerja

Seperti yang kita bahas di atas, analisis beban kerja penting untuk menilai apakah Anda memberi karyawan jumlah pekerjaan yang memadai atau tidak. Salah satu fungsinya adalah menciptakan delegasi kerja yang seimbang, memastikan bahwa setiap karyawan melakukan pembagian beban kerja yang adil.

Berikut adalah beberapa tips terbaik untuk melakukan analisis beban kerja:

1. Menilai Tugas dan Kemampuan Setiap Tim
Jika Anda menangani banyak tim untuk menyelesaikan proyek besar, ingatlah untuk menilai keterampilan, tanggung jawab, dan kemampuan mereka. Buat beberapa daftar untuk membagi tim dan tugas ke dalam beberapa kategori, lengkap dengan daftar tugas, tenggat waktu, sumber daya tim, kekuatan, dan kelemahan.

2. Daftar Beban Kerja Individu dan Bagi Sumber Daya
Setelah membagi tanggung jawab antar tim, coba hubungkan dengan masing-masing anggota individu. Cari tahu tugas masing-masing anggota tim dan bandingkan satu sama lain. Anda mungkin ingin mengalihkan beberapa tanggung jawab jika anggota tertentu mendapatkan lebih banyak beban kerja daripada yang lain atau mendapatkan tugas yang tidak sesuai dengan keterampilan khusus mereka.

3. Bersikap Komunikatif dan Fleksibel tentang Beban Kerja
Pemimpin tim yang baik harus komunikatif dan terbuka untuk berdiskusi. Sifat ini penting jika Anda ingin menciptakan suasana yang lebih santai terkait beban kerja. Misalnya, saat memeriksa anggota tim selama jam kerja, berikan perhatian ekstra kepada mereka yang selalu terlambat mengirimkan karya atau sulit dihubungi. Anda mungkin perlu menyesuaikan jam kerja dengan karyawan tertentu.

4. Hitung Rata-Rata Output Tim
Mengetahui hasil kerja rata-rata tim penting untuk menentukan batas beban kerja. Untuk mengetahuinya, amati jumlah rata-rata tugas yang dapat diselesaikan tim Anda dalam seminggu. Cari tahu berapa banyak orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu setiap minggu.

5. Evaluasi Struktur Tim
Jika Anda bekerja dengan tim yang besar, pastikan setiap departemen memiliki jumlah orang yang memadai. Dengan cara ini, pembagian tugas akan adil, dan tidak ada yang akan merasa terlalu terbebani dengan beban kerja.