Simak Manfaat Sistem Manajemen Subkontraktor Untuk Perusahaan Anda

Pada dunia industri konstruksi, terdapat banyak pihak yang terlibat. Industri ini mencakup pihak-pihak seperti konstruktor, perencana, perancang, pelaksana, tenaga profesi, dan pemasok material proyek. Perlu Anda ingat bahwa tak semua kontraktor
utama dapat mengerjakan keseluruhan pekerjaan proyek. Beberapa detail penting harus ditangani oleh ahlinya, misalnya desain konstruksi dan ahli listrik.
 
Mereka semua bahu-membahu guna memenuhi permintaan proyek konstruksi. Kerjasama dan koordinasi menjadi kunci penting pada proyek ini. Proses proyek yang cukup rumit terkadang membuat beberapa pihak merasa kewalahan, terlebih saat mereka masih melakukannya dengan manual. Akibatnya, koordinasi tidak terjaga dengan baik, visibilitas proyek tidak menyeluruh, rumitnya proses tender, sampai kesulitan dalam mengatur dokumen proyek. Maka dengan itu, perusahaan konstruksi sangat memerlukan bantuan aplikasi manajemen subkontraktor yang bisa mengelola berkas dan memantau perkembangan proyek yang subkontraktor kerjakan secara sekaligus.
 
Sistem Konstruksi dari IDMETAFORA hadir dengan sistem terlengkap yang fungsional. Anda bisa dengan mudah memantau perkembangan proyek dari awal sampai akhir, baik yang sedang dikerjakan oleh tenaga pekerja maupun subkontraktor Anda, hanya dalam satu dashboard yang terintegrasi. Selain itu, sistem ini dapat mendukung kolaborasi antara perusahaan konstruksi dan subkontraktor agar menjadi lebih baik dan mengintegrasikannya dengan pengelolaan back office, dan pada pengelolaan dokumen akan dilakukan dan tersimpan pada satu sistem yang terpusat dengan penyimpanan cloud sehingga memudahkan Anda dalam mengaksesnya di manapun dan kapanpun. 
 

Manfaat Aplikasi Manajemen Subkontraktor untuk Perusahaan Anda

Banyak perusahaan konstruksi beralih memakai aplikasi manajemen subkontraktor bukanlah tanpa alasan, melainkan masih banyak lagi manfaat yang bisa Anda dapatkan hanya dengan satu sistem yang terintegrasi. Berikut adalah manfaat- manfaatnya:
 
Mengefektifkan komunikasi dengan para subkontraktor
 
Dalam proyek konstruksi, kontraktor  biasanya wajib untuk memberikan RFI (Request for Information) kepada subkontraktor. Apabila subkontraktor yang perusahaan Anda punya dalam jumlah banyak, tentu akan sulit apabila Anda harus menghubungi mereka satu-persatu. Belum lagi saat ada yang terlewat, pasti akan terjadi miskomunikasi. Penting untuk Anda untuk memiliki sistem yang fitur manajemen subkontraktor supaya kolaborasi dan komunikasi dua arah dengan subkontraktor bisa terjalin dengan lebih efektif dan efisien.
 
Mempermudah proses tender submission
 
Sebelum Anda memilih subkontraktor, umumnya sebuah perusahaan konstruksi akan mengadakan tender terlebih dahulu. Prosesnya yang cukup panjang mengharuskan Anda untuk dengan sigap mengelola dan menyeleksi bidding dari para subkontraktor yang berminat dalam bekerjasama dengan proyek konstruksi Anda. Untuk mempermudah proses tender, sistem manajemen subkontraktor membantu Anda untuk mengelola dan menyeleksi bidding dengan cukup cepat dan akurat.

Calon subkontraktor juga dapat dengan mudah untuk mengumpulkan proposal tender mereka pada satu platform. Perkembangan proposal mereka dan statusnya juga dapat dilihat di platform tersebut sehingga mereka tak perlu bertanya-tanya kepada pihak penyelenggara tender karena tentu saja hal tersebut akan menguras tenaga Anda dengan membalas pesannya satu-persatu.
 
Mempermudah koordinasi pekerjaan dan penjadwalan tim
 
Penjadwalan yang tak efisien akan mempersulit tim Anda dan para subkontraktor lainnya. Contohnya ialah pada pemberitahuan jadwal kerja hanya melalui selembar kertas yang ditempel pada papan pengumuman. Ini pastinya tidak efisien. Para karyawan tidak
semuanya selalu melihat papan pengumuman tersebut. Belum lagi saat kontraktor umum kelupaan dalam mencetak jadwal baru sehingga menyebabkan ketidakpastian pada jadwal. Staf serta tim Anda akan kebingungan jika mereka harus datang bekerja atau tidak. Maka dengan itu, akan lebih baik saat Anda mengelola penjadwalan tim melalui sistem yang mudah diakses lewat ponsel.
 
Selain itu, kontraktor umum menyewa beberapa subkontraktor guna satu proyek yang sama. Misalnya, terdapat subkontraktor yang menangani HVAC dan terdapat beberapa perusahaan yang menangani kelistrikan dan pipa air. Anda harus mengatur koordinasi yang baik mengenai penjadwalan di antara pihak-pihak terkait. Bagaimanapun juga, subkontraktor HVAC tak bisa memulai pekerjaannya sebelum pekerjaan subkontraktor lain selesai. Jadi, penting untuk Anda dalam melacak perkembangan proyek dan memastikan jadwal para subkontraktor dengan fitur pengingat yang dikirim dengan otomatis kepada seluruh tim.
  

Fitur-fitur Penting Aplikasi Manajemen Subkontraktor

Sebelum Anda menerapkan Sistem Manajemen Subkontraktor pada perusahaan konstruksi Anda, ada baiknya saat Anda mengetahui dan mempelajari fitur-fitur penting yang ada pada sistem ini agar dalam penggunaan sistem akan menjadi lebih optimal. Berikut ini penjelasannya:
 
Project tracking and scheduling
 
Fitur ini dapat memudahkan dalam pengelolaan proyek konstruksi Anda dari awal sampai akhir. Anda dapat melacak dan mengawasi perkembangan proyek agar bisa mendeteksi secara dini apakah adanya hambatan yang terjadi selama proyek berlangsung atau tidak. Selain itu, Anda juga bisa memperbarui jadwal proyek berdasarkan konstruktor umum serta jadwal subkontraktor lainnya.
 
Bid generator
 
Fitur Bid Generator akan membantu Anda dalam hal kustomisasi penawaran untuk seluruh pekerjaan terkait proposal penawaran yang profesional. Anda pun dapat membuat beragam formulir yang bisa Anda sesuaikan dengan jenis proposal. RFI resmi juga bisa Anda input dengan fitur ini dan mengubah pesanan pada penawaran Anda.
 
Job costing
 
Fitur ini berfungsi untuk meninjau biaya pekerjaan yakni pada material dan biaya tenaga
kerja guna menentukan apakah suatu pekerjaan layak untuk ditawar atau tidak. Selama proses penawaran, Anda dapat memasukkan harga terbaru secara real-time.
 
Construction accounting & payroll
 
Fitur ini berfungsi guna mengelola buku besar, pesanan pembelian, penggajian, dan
biaya konstruksi lainnya. Anda dapat mengawasi hutang dan piutang usaha guna mengetahui kondisi keuangan perusahaan.
 
Document management and storage
 
Fitur ini dikhususkan guna membuat, memperbarui, dan mengatur dokumen-
dokumen proyek mulai dari kontrak, invoice, perintah kerja, sampai pada penawaran dan
proposal. Supaya lebih tertata rapi, Anda sapat menyortirnya berdasarkan asal dokumen,
apakah dokumen tersebut berasal dari vendor, perusahaan, kontraktor, atau subkontraktor.
 
Pentingnya Aplikasi Manajemen Subkontraktor
 
Untuk perusahaan konstruksi, terlebih bagi mereka yang bekerjasama dengan banyak
subkontraktor, Sistem Manajemen Subkontraktor sangatlah penting untuk diterapkan. Mengelola proyek konstruksi dengan banyak subkontraktor bukan hal yang gampang. Ada satu informasi yang terlewat oleh salah satu subkontraktor saja dapat menimbulkan
miskomunikasi. Koordinasi antar tim serta subkontraktor tidak akan berjalan mulus.
 
Belum lagi pada jadwal yang tumpang tindih. Maka, sangat penting untuk Anda untuk segera mengimplementasikan sistem ini sebagai pendukung kolaborasi yang baik antara pihak perusahaan Anda dengan subkontraktor. Sistem ini bukan hanya untuk mengelola proyek yang ada di lapangan, namun juga mampu untuk mengelola kegiatan back office sehingga antara kedua aktivitas tersebut menjadi lebih tersinkronisasi
 

Efektifkan Komunikasi & Koordinasi dalam Proyek Konstruksi

 Komunikasi serta koordinasi merupakan salah satu kunci utama suksesnya suatu proyek konstruksi. Proyek yang terbilang cukup rumit akan menjadi lebih mudah saat komunikasi dan koordinasi antar pihak-pihak terkait terjalin dengan baik. Selain itu juga, Anda perlu memastikan dan memantau perkembangan proyek apakah berjalan sesuai rencana atau tidak. Hal tersebut tentu tak akan mudah tanpa bantuan sistem ERP yang memadai. Maka dari itu, hadirlah sistem yang menawarkan solusi koordinasi dan komunikasi yang lebih efektif dan efisien dalam mengelola proyek konstruksi
 
Sistem ini dapat memberikan visibilitas dengan menyeluruh mulai dari awal hingga
akhir proyek, termasuk yang sedang dikerjakan oleh para subkontraktor. Anda pun
bisa mengelola pendelegasian tugas dengan lebih terorganisir. Dan dengan banyaknya dokumen-dokumen penting seperti kontrak kerja akan lebih mudah Anda kelola dalam satu sistem yang terpusat. Sistem memungkinkan Anda untuk mengaksesnya kapanpun dan di manapun sehingga tak selalu mengharuskan Anda untuk langsung datang ke kantor.
 

Kesimpulan

 Perusahaan konstruksi berjalan berdampingan dengan subkontraktor. Kontraktor utama saja tak akan cukup dalam menangani semua hal-hal spesifik di dalam proyek konstruksi. Beberapa detail penting perlu ditangani oleh tenaga profesional di bidang
tertentu guna mendapatkan hasil yang optimal. Jika tidak ada subkontraktor, sangat memungkinkan terjadinya masalah saat proses pengerjaan. 

Maka tidak heran ada banyak perusahaan konstruksi yang bekerjasama dengan subkontraktor. Banyaknya subkontraktor pada proyek konstruksi harus Anda kelola dengan baik supaya pekerjaan mereka tidak tumpang tindih. Maka, gunakan Sistem yang  lebih mudah dalam memantau pekerjaan para subkontraktor dan mengefektifkan komunikasi serta koordinasi dengan pihak-pihak terkait.