Mengenal Petty Cash: Definisi, Tujuan, dan Metodenya

Siapapun yang terjun ke dunia bisnis tentunya memiliki harapan untuk bisa mandiri menghasilkan keuntungan dan pendapatan secara mandiri dari orang lain. Jika Anda menjalankan bisnis, pastikan Anda memahami segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan dan cara mengelolanya, serta antusias dan konsisten. Ini berlaku untuk perusahaan kecil dan besar.

Contoh manajemen keuangan yang perlu dipahami adalah memulai dari petty cash, apa yang Anda maksud dengan petty cash? Sederhananya, receh mengacu pada receh yang dibuat di perusahaan atau toko. Seperti namanya, kas kecil digunakan untuk menutupi pengeluaran kecil yang mungkin timbul sewaktu-waktu dalam menjalankan bisnis. Ini memudahkan manajemen keuangan, termasuk manajemen arus kas. Nah, untuk lebih memahami apa itu kas kecil, tujuan pencatatan, cara dan contohnya, simak penjelasannya di bawah ini.
 

Definisi Petty Cash

Dalam menjalankan bisnis, sebuah perusahaan tentunya tidak sekedar melakukan transaksi dengan nominal yang besar. Terkadang biaya kecil harus dikeluarkan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan, tentunya jika intensitas pengeluaran kecil tersebut jarang terjadi, maka akuntan tidak akan repot untuk mencatat kejadian tersebut. Tapi bagaimana jika ada banyak transaksi kecil dalam periode keuangan tertentu? Tentu saja, jika harus mencatatnya satu per satu, butuh banyak waktu dan tenaga serta ketelitian yang tinggi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam proses pembukuan.

Nah, untuk mengatasi hal tersebut, tidak jarang para pebisnis membutuhkan sesuatu yang disebut kas kecil. Kas kecil adalah sejumlah kecil uang yang digunakan perusahaan secara khusus untuk membayar pengeluaran kecil. Umumnya, dana tersebut disediakan untuk menangani transaksi mendadak dan rutin, sehingga harus disediakan secara tunai. Petty cash memiliki dana terbatas yang ditetapkan oleh manajemen, biasanya nilai nominal mesin kasir ini tergantung dari kebijakan perusahaan yang disesuaikan dengan skala usahanya. Contoh kas kecil adalah pembelian alat tulis untuk memfasilitasinya tanpa melalui prosedur pembelian yang biasa dilakukan perusahaan. 

Apa tujuan Akuntansi Kas?

Tidak perlu menyiapkan receh atau uang kecil, hal ini karena keberadaan uang tunai dapat memberikan banyak keuntungan penting dalam menjalankan bisnis bahkan pada perusahaan besar, keberadaan kas kecil penting untuk berbagai keperluan, antara lain sebagai berikut. Hindari prosedur penarikan yang tidak efisien dan tidak ekonomis ketika ada pengeluaran mendadak dengan denominasi yang relatif kecil, memfasilitasi kemampuan pegawai untuk memberikan pelayanan yang maksimal, namun mereka menghadapi masalah dalam banyak hal.

Dengan demikian, keberadaan perbendaharaan kecil dapat memenuhi kebutuhan untuk menyediakan layanan tersebut, sehingga menjaga hubungan antara pemegang saham dan perusahaan. Mempercepat pelaksanaan kegiatan yang membutuhkan dana secara tiba-tiba, cepat dan tanpa perencanaan sebelumnya, mampu mengatasi kendala peralatan dan perlengkapan kantor dan usaha yang habis namun perlu segera diisi kembali.

Pelatih akuntansi menjelaskan bahwa kas kecil adalah sejumlah kecil uang tunai yang dapat digunakan untuk membayar pengeluaran kecil tanpa cek. Cek biasanya digunakan sebagai alat pembayaran untuk membayar biaya operasional perusahaan sehari-hari namun, cek tidak memiliki fleksibilitas uang dalam jumlah kecil, termasuk koin, untuk pengeluaran kecil.

Mari kita ambil contoh sebuah perusahaan percetakan menengah, suatu hari karyawannya tidak dapat menemukan gunting untuk memotong kertas. Sepertinya guntingnya hilang entah kemana, jadi manajer pada saat itu memutuskan untuk membeli gunting baru daripada membuang waktu mencari gunting yang hilang. Kemungkinan yang lebih sederhana adalah ada uang dari dana kas kecil untuk membayar gunting.

Misalnya, contoh bisnis besar adalah tamu yang tiba-tiba datang ke kantor komunikasi massa, sekretaris kantor media dapat menarik dana dari registri untuk memanjakan para tamu dengan makanan ringan Anda tidak perlu bersusah payah menulis dan mencairkan cek untuk membeli gorengan dan es kopi. Adanya kas kecil juga menjadi jaminan bagi pekerja ketika mereka harus membayar pengeluaran kecil sehari-hari dengan uang pribadi.

Karyawan dapat langsung meminta ganti rugi dari kas perusahaan daripada menunggu beberapa hari atau bahkan sampai hari gajian untuk menerima uang perusahaan, bukan uang pribadi. Perusahaan biasanya menyimpan uang receh di lokasi penyimpanan khusus, seperti kotak kecil atau brankas, hanya karyawan tertentu yang memiliki akses ke dana ini, seperti kasir atau sekretaris dan CFO. Jika ada karyawan lain yang membutuhkan dana kecil, mereka harus menghubungi agen karyawan yang meminta dana kemudian harus memberikan sertifikat transaksi kepada perwakilan resmi yang menunjukkan penggunaan dana untuk dimasukkan dalam laporan keuangan.
 

Cara menggunakan Petty Cash

Saat menggunakan petty cash, bisnis dapat menggunakan beberapa metode, metode tersebut dipilih berdasarkan pedoman dan kebutuhan perusahaan, dilakukan dengan pencatatan yang lengkap dan akurat serta ditetapkan dalam kaitannya dengan tahapan penggunaan dana tersebut, berikut adalah cara untuk membelanjakan kembalian Anda.

1. Metode tetap atau sistem pembayaran di muka
Cara pertama menggunakan petty cash adalah metode prabayar atau metode tetap, dengan metode ini jumlah uang di rekening kecil tetap sama. Pertukaran uang tunai segera digantikan oleh dana yang ditransaksikan selama periode waktu tertentu, seperti seminggu sekali atau sebulan sekali. Biasanya, ketika terjadi pembayaran tunai dalam jumlah kecil, pengguna tidak mencatatnya secara langsung sebagai gantinya, pengguna terlebih dahulu mengumpulkan bukti transaksi.

Ciri penggunaan metode tetap ini adalah penambahan dana. Dana diisi kembali dengan mengoreksi biaya yang dikeluarkan akibatnya, jumlah uang selalu sesuai dengan jumlah nominal yang ditetapkan. Penyetoran dilakukan hanya jika jumlah uang dianggap tidak mencukupi lagi dan harus diisi kembali, tahapan operasional metode ini dimulai dengan pemegang kembalian menerima uang dengan nilai tertentu agar dapat digunakan untuk kebutuhan yang mendesak.

2. Sistem dana fluktuatif
Metode lain yang sering digunakan saat menggunakan uang kembalian adalah metode variabel, berbeda dengan metode sebelumnya, dengan metode ini jumlah kas kecil ditentukan sesuai kebutuhan. Dengan kata lain, metode ini memungkinkan jumlah kas kecil berubah dari jumlah semula atau saat pertama kali dibuat contoh koin yang menggunakan metode ini adalah ketika pertama kali dibuat, dananya adalah satu juta euro.

Kemudian, ketika tiba waktunya untuk mengisi ulang, perusahaan dapat menambah atau mengurangi perubahan sesuai dengan kebutuhan atau kebijakannya artinya, jumlah uang awal dapat berubah dan tidak harus sesuai dengan nominal atau saldo awal, baik naik maupun turun. Catatan keuangan dari transaksi yang dilakukan dengan kas kecil harus dicatat dalam jurnal dengan mendebit biaya dan penilaian kredit. Besaran nominal nilai tunai tersebut disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan penggunanya.

Dokumen yang Diperlukan untuk Penggunaan Petty Cash

Meskipun merupakan kas kecil, ada beberapa dokumen yang perlu disiapkan saat mencatat transaksi kas kecil, tujuannya adalah agar transaksi dapat diandalkan, dapat dilacak, dan memberikan bukti nyata bahwa transaksi telah terjadi untuk menghindari kemungkinan penyalahgunaan dana, berikut adalah dokumen yang diperlukan untuk menggunakan perubahan.

- Bukti transaksi atau penarikan
Dokumen ini diperlukan agar arus kas dapat terpantau ketika ada pesanan terkait pembayaran tunai, dalam sistem ATM, struk tarik tunai juga dapat digunakan sebagai bahan penilaian dan diperlukan untuk menambah saldo.

- Memeriksa
Dokumen ini biasanya digunakan agar bank setuju untuk membayar sejumlah uang tertentu kepada orang atau organisasi yang membawanya. Cek adalah bentuk pembayaran perusahaan yang dapat diproses melalui layanan perbankan, karena pembayaran tunai saat ini dianggap tidak efisien.

- Aplikasi untuk penarikan uang
Permintaan pembayaran kas kecil juga merupakan dokumen yang harus tersedia untuk penggunaan dana, jika uang yang tersedia tidak lagi mencukupi kebutuhan, pengguna dapat mengirimkan permintaan pembelanjaan namun dokumen tersebut harus diisi secara bermakna sesuai dengan persyaratan yang diperlukan. Lampiran hanya dapat diajukan jika ada dokumen aplikasi yang juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran dan dapat atau tidak dapat digunakan sebagai dokumen persetujuan.

- Bukti pengeluaran
Dokumen-dokumen yang berguna untuk mempertanggungjawabkan penggunaan perbendaharaan, betapapun kecil nilai nominalnya. Dokumen ini dapat digunakan sebagai bukti konkrit atas biaya yang dikeluarkan dan penggunaannya, beberapa contoh tanda terima pengeluaran adalah faktur yang memberikan bukti transaksi pembayaran.

- Aplikasi untuk pengisian kas kecil
Terakhir, pemilik uang receh bisa menambahnya jika merasa uangnya tinggal sedikit, hal itu dapat dilakukan dengan mengirimkan dokumen dana penguatan, yang sekaligus sebagai bukti, agar Kantor Debitur dapat mengalokasikan dana keluar untuk mengisi kembali dana tersebut.
 

Fitur Petty Cash

Dari penjelasan tentang apa itu perubahan, dapat ditarik poin-poin yang menjelaskan fungsinya. Berikut beberapa di antaranya:

1. Mempermudah pelayanan bagi klien atau pelanggan
Kebutuhan yang tampak sepele bagi pelanggan adalah bagian dari pelayanan perusahaan kepada mitra bisnis, jika sulit membayar uang untuk kebutuhan kecil, pelanggan tidak akan mendapat pelayanan yang baik hasilnya adalah bahwa hubungan bisnis dapat terpengaruh secara negatif.

2. Ringkas penarikan dana dengan biaya kecil
Berbagai biaya kecil mungkin timbul dalam bisnis sehari-hari, biaya ini biasanya muncul secara tiba-tiba dan harus segera dibayarkan jika harus mengikuti proses berlapis-lapis sampai pengelola menyetujui, prosesnya terlalu lama meski dana yang dibutuhkan kecil, perubahan kecil bisa menjadi solusi untuk masalah ini.

3. Memastikan kelancaran operasional bisnis
Proses bisnis dapat terganggu ketika ada kebutuhan mendesak yang tidak dapat segera dipenuhi, sekecil apa pun misalnya lampu di kantor padam dan Anda harus membeli yang baru agar ruangan lebih terang jika harus menunggu lama untuk pencairan dana, proses bisnis menjadi sulit. 

4. Untuk menghilangkan tekanan dari atasan
Pengelola bertanggung jawab atas kelancaran bidang yang dikelolanya jadi manajer hanya dapat merogoh sakunya sendiri untuk membayar kebutuhan mendesak sesekali dan kemudian meminta pengembalian uang. Tetapi ketika Anda memiliki uang pribadi untuk dibelanjakan hampir setiap hari, manajer dapat merasa tidak nyaman dan tertekan di tempat kerja. Di satu sisi, ia harus memastikan kelancaran bisnis, tetapi disisi lain, ia juga harus terus-menerus menginvestasikan uang pribadinya, yang pengembaliannya memakan waktu lama. 

5. Kontrol pengeluaran
Pengeluaran tunai kecil lebih mudah dicatat dan dihitung, bisnis juga dapat menetapkan batas kas kecil hal ini memungkinkan pemilik bisnis untuk lebih mudah mengelola pengeluaran yang sifatnya kecil tetapi dapat menggelembung jika tidak dikelola.