Paperless adalah istilah yang semakin sering muncul akhir-akhir ini. Dunia teknologi yang terus berkembang memberikan dampak positif dalam banyak hal. Bahkan dalam bisnis sekalipun perkembangan teknologi juga sudah mulai diterapkan. Contohnya adalah penerapan paperless dalam dunia bisnis. Dulu, untuk membuat sebuah dokumen penting dibutuhkan bantuan bahan kertas. Namun kini sudah mulai bergerak menuju sistem paperless. Tentunya Anda juga sadar bahwa kertas juga cenderung mencemari lingkungan. Oleh karena itu, peralihan dari era kertas ke era tanpa kertas dinilai cocok untuk meminimalkan dampak negatif terhadap lingkungan. Tapi apakah Anda tahu persis apa itu paperless? Jika tidak, artikel ini adalah tentang mengurangi penggunaan kertas untuk mengurangi pemahaman yang lebih baik.
Sebelumnya sempat dijelaskan bahwa paperless mulai banyak digunakan. Peralihan dari era paperless ke paperless juga dapat menjadi bukti bahwa perkembangan teknologi telah memberikan dampak positif, terutama dari sisi bisnis. Namun mungkin sebagian dari Anda pernah mendengar arti paperless tanpa mengetahuinya. Atau mungkin Anda belum pernah mendengar istilah paperless. Mudahkan sendiri, pada langkah ini kami jelaskan apa itu paperless. Sederhananya, paperless adalah kegiatan yang bertujuan untuk meminimalisir penggunaan kertas sebagai salah satu bentuk kegiatan, terutama saat membuat dokumen dalam dunia bisnis. Meminimalkan konsumsi kertas menjadi digital. Jadi dari pendahulunya di atas kertas. Saat ini, pembuatan kertas dokumen sudah dimulai dengan sistem digital. Nyatanya, paperless tidak hanya berlaku di perusahaan atau bisnis. Namun, beberapa bidang lain, seperti education, sudah mulai menggunakan sistem paperless ini. Dimulai dengan pengiriman tugas sudah menggunakan email atau e-learning adalah contoh penerapan sistem paperless terkait pendidikan.
Kalau Anda sendiri sudah tahu arti paperless, kamu juga pasti tahu kalau paperless itu bagus banget untuk bisnis. Padahal, penggunaan sistem paperless sendiri sudah lama meluas. Namun, beberapa perusahaan masih menggunakan kertas sebagai media dokumen. Kini, penggunaan sistem paperless juga menawarkan banyak keuntungan dari sisi ekonomi. Namun, keuntungan atau manfaat bisnis tanpa kertas dibahas lebih detail di bagian terpisah. Secara umum, keberadaan sistem paperless juga terbilang lebih efisien. Contohnya adalah pengiriman surat. Kirim surat lebih awal jika bahannya kertas. Maka perlu waktu berhari-hari untuk menghubungi perusahaan lain di luar kota. Namun jika menggunakan sistem paperless, proses pengiriman dokumen seharusnya tidak memakan waktu lama. Bahkan dalam hitungan detik sudah bisa terkirim. Ya, lebih mudah mengirim dokumen dalam format digital atau paperless melalui layanan email dll lewat internet. Dari contoh ini saja, dapat diasumsikan bahwa beralih ke dokumen digital.
Seperti yang telah disebutkan, Paperless memiliki banyak keuntungan. Kehadiran keunggulan ini juga bisa menjadi pertimbangan khusus ketika sebuah perusahaan atau kantor mengalami perubahan zaman, yaitu dari era kertas ke era digital. Mungkin sebagian dari Anda belum terlalu mengetahui manfaat dari sistem paperless office ini. Jangan khawatir karena penjelasan di bawah ini akan membantu Anda. 1. Ramah Lingkungan Penggunaan sistem tanpa kertas terbukti menguntungkan dalam kondisi lingkungan. Mengurangi konsumsi kertas dapat membuat sistem tanpa kertas menjadi salah satu metode yang paling ramah lingkungan. Karena kertas yang terbuat dari bahan dasar kayu menyebabkan kerusakan lingkungan jika terus digunakan. Namun saat masa transisi dari penggunaan kertas berubah menjadi kantor digital atau paperless. Hal ini tentu saja berkontribusi pada kondisi lingkungan yang lebih baik. 2. Lebih Praktis Menjadi lebih nyaman juga merupakan salah satu keuntungan yang ditawarkan oleh kantor tanpa kertas. Berbeda dengan komentar fisik yang sedikit lebih berat untuk dibawa. Sistem kantor tanpa kertas mungkin lebih praktis. Selain itu, dapat disimpan menggunakan sistem penyimpanan online. Kantor tanpa kertas juga dapat dibuka dengan perangkat elektronik apa pun. Mulai dari smartphone, laptop, hingga perangkat komputasi. Selain itu, kertas tanpa kertas meningkatkan efisiensi. Karena ketika dokumen kertas fisik dikirim ke tempat lain, memakan waktu berjam-jam atau berhari-hari. Kemudian dokumen digital dapat dikirim dalam hitungan detik. 3. Hemat Waktu Waktu yang dihemat oleh sistem tanpa kertas tidak hanya terlihat saat mengirim dokumen digital. Namun, ini juga sedikit lebih mudah dan lebih cepat dalam hal pencarian. Siapa pun yang mencari dokumen fisik di antara tumpukan kertas, gudang harus menyortirnya dan menghabiskan banyak waktu. Namun, hal ini tidak berlaku pada sistem paperless office. Yang harus Anda lakukan adalah menggunakan fungsi pencarian smartphone atau laptop atau perangkat komputer Anda. 4. Hemat Biaya Tahukah Anda bahwa menggunakan kertas sebagai alat untuk mengurangi membuat dokumen terkadang juga membuat anggaran membengkak? Kini ternyata Anda bisa meminimalisir pengeluaran dengan sistem paperless office. Karena sistem paperless office dapat mengurangi penggunaan kertas sebagai sarana pembuatan kertas dokumen. 5. Aman Keamanan juga merupakan salah satu keunggulan yang ditawarkan oleh sistem kantor tanpa kertas. Misalnya, ketika korespondensi disimpan di atas kertas, terkadang mudah hilang atau rusak. Namun, hal ini dapat dihindari jika menggunakan sistem paperless office. Korespondensi dapat ditangani secara online lebih cepat dan lebih aman. Meski ada kemungkinan hilang jika file surat disimpan secara online, ini adalah lingkungan cloud. Kemudian file surat yang hilang dapat dipulihkan atau diambil. 6. Hemat Tempat Beralih ke dokumen digital untuk menyimpan dokumen secara fisik kadang membuat tempat mudah tertumpuk dan sesak. Akibatnya, pencarian dokumen fisik menjadi terbatas, memakan waktu dan lebih sulit. Namun jika sudah menggunakan sistem paperless office. Dokumen digital kemudian dapat disimpan di komputer atau perangkat portabel. Bahkan jika perangkat elektronik yang digunakan sudah penuh. Dokumen digital kemudian dapat disimpan di media penyimpanan eksternal seperti flash drive atau sistem penyimpanan jaringan. 7. Meningkatkan Produktivitas Kerja Produktivitas tenaga kerja juga dapat ditingkatkan. Pasalnya, kebutuhan terkait pembuatan kertas dokumen diurus secara digital. Kemudian proses eksekusi lebih cepat dan nyaman. Produktivitas kerja juga meningkat secara otomatis.
Selain berbagai kelebihannya, peralihan dari era kertas ke era digital atau paperless office juga memiliki beberapa kekurangan. Namun, kekurangan ini bisa diatasi dengan lebih terampil. Jadi apa kerugian sebenarnya dari tidak menggunakan kertas? Berikut penjelasannya yang bisa Anda baca lebih detail. 1. Adanya Ketergantungan Dengan Teknologi Ketergantungan pada teknologi tidak lepas dari sistem paperless office. Karena paperless office menggunakan media elektronik dan membutuhkan koneksi internet. Jadi, tentunya jika perangkat elektronik seperti laptop atau komputer mengalami kerusakan, maka kinerjanya juga menjadi terbatas. Bahkan jika koneksi internet tidak berjalan dengan baik, juga menurunkan produktivitas kerja. Namun, disarankan juga untuk selalu menyimpan duplikat file dokumen penting secara online atau menggunakan perangkat penyimpanan eksternal seperti stik USB. Dengan demikian, jika perangkat elektronik rusak, file dokumen tetap aman. 2. Masalah Kesehatan Kesehatan juga menjadi lebih rentan. Seperti mata yang mudah lelah saat melihat layar laptop atau komputer. Jika tangan kemudian mulai mengetik di keyboard, hasilnya mungkin adalah carpal tunnel syndrome. 3. Perangkat Yang Tak Mudah Dimusnahkan Dalam hal penghancuran, kertas sedikit lebih mudah dibuang dan dicabik-cabik. Namun, perangkat elektronik harus dibuang dan tidak bisa dimusnahkan begitu saja. Meskipun kantor tanpa kertas memiliki beberapa kelemahan. Namun, kekurangan ini dapat ditutupi oleh beberapa keunggulan penting dari sistem kantor tanpa kertas. Tentunya juga akan banyak pengembangan dan penyempurnaan sistem paperless office dari waktu ke waktu, menutupi semua celah yang ada.
Dijelaskan, sistem paperless office akan diterapkan secara digital dan online. Tentu saja, meski butuh waktu untuk menguranginya. Namun sebenarnya ada beberapa tips yang bisa membantu Anda menerapkan paperless office dengan lebih efektif. Penjelasan berikut akan lebih membantu Anda menerapkan paperless office. 1. Manfaatkan Email Proses pada surat menyurat lebih mudah jika Anda menggunakan layanan email. Selain lebih mudah dan efisien. Menggunakan email juga bisa tampil lebih profesional. Tak heran jika email menjadi pilihan perusahaan-perusahaan besar untuk mengurangi mengirim dokumen-dokumen penting. 2. Gunakan Penyimpanan Online Karena sistem paperless office sudah digital. Tentunya proses pendaftaran juga bisa dilakukan secara digital. Selain menggunakan penyimpanan internal komputer atau perangkat portabel Anda. Anda juga dapat membuat file duplikat untuk menyimpannya di media eksternal. Contohnya adalah stik USB atau media penyimpanan online. Saat ini banyak sumber daya penyimpanan online berkapasitas besar yang dapat digunakan secara gratis, seperti misalnya. Google Drive. Penyimpanan eksternal juga meminimalisir terjadinya pencurian data atau hacker. Bahkan jika file di memori internal hilang. Penyimpanan online dapat memulihkan file yang hilang. 3. Peralihan Memo ke Kalender Digital Menulis jadwal harian memang bisa menjadi pilihan termudah untuk mengurangi bekerja lebih produktif. Jika Anda menggunakan tambalan sebelumnya dan menempelkannya di banyak tempat. Namun, sistem kantor tanpa kertas lebih bersih dan sederhana pada saat yang bersamaan. Anda dapat menggunakan kalender digital. Anda dapat mengisi fungsi kalender digital ini dengan jadwal yang berbeda untuk mengurangi setiap jam yang valid. Menariknya, Anda juga bisa menghubungkan catatan kalender digital Anda ke layanan email Anda. Pemberitahuan akan datang nanti sebagai pengingat janji temu. 4. Peralihan Ke Data Digital Inti dari paperless office adalah transisi dari dokumen fisik ke data digital. Nah, jika Anda sudah bisa melakukan perubahan itu. Maka kinerja sistem lebih efisien, cepat dan aman. Ini juga beberapa alasan mengapa perusahaan atau lembaga pemerintah tertentu mulai beralih ke dokumen digital.
1. Menghindari Tumpukan Berkas Dokumen kertas yang dicetak terus menerus, semakin lama, semakin banyak ruang. Dari sudut pandang penyimpanan, ini memakan ruang. Kemudian dari segi efisiensi waktu juga sedikit lebih untuk membersihkan urutan dokumen dan juga pencarian. Namun, semua itu bisa dihindari jika Anda sudah menggunakan sistem paperless office. Alasannya adalah sistem kantor tanpa kertas dapat mengurangi tumpukan kertas. Maka menyortir dan mencari dokumen fisik di antara tumpukan kertas. 2. Lebih Aman Seperti yang telah disebutkan, sistem kantor tanpa kertas tidak dapat disimpan begitu saja di perangkat. Namun, penyimpanan eksternal seperti flash drive dan penyimpanan online juga dapat digunakan, yang juga dapat meminimalkan kehilangan data atau pencurian data. 3. Proses Lebih Cepat Dibandingkan membuat dokumen fisik, membuat dokumen digital tentu saja sedikit lebih cepat. Sedangkan untuk proses pengiriman dokumen juga lebih cepat atau bisa dikirim ke pelanggan dalam hitungan detik. 4. Ramah Lingkungan Alasan terakhir adalah lingkungan. Poin ini sudah dijelaskan. Pengurangan penggunaan kertas memudahkan pengurangan jumlah pohon. Jika jumlah pohon tetap sama dan tumbuh dari waktu ke waktu. Tentunya lingkungan juga menjadi lebih aman.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..