Account Payable: Pengertian, Tugas, Tanggung Jawab, Kualifikasi

Accounting payable pada dasarnya adalah salah satu istilah dalam akuntansi. Sebagai pengguna atau akuntan, Anda harus memahami istilah ini agar dapat mengelola keuangan perusahaan Anda dengan lebih baik.
Jadi apa itu accounting payable? Berikut penjelasan lengkapnya untuk Anda:

Pengertian Account Payable Adalah

Accounting payable memegang peranan penting bagi sebuah perusahaan. Rekening ini harus selalu diperiksa secara berkala agar perusahaan mengetahui dan memahami kewajiban yang harus dipenuhi yaitu pembayaran dan pelunasan sisa hutang. Hutang tersebut harus segera dilunasi setelah barang diterima, agar hutang tidak menumpuk dan membebani perusahaan serta menimbulkan kerugian. Hal ini tidak hanya mengurangi beban perusahaan, tetapi juga membuat transaksi dengan pelanggan di masa mendatang menjadi lebih lancar. Namun, tidak jarang banyak orang yang kesulitan memasukkan utang piutang. Tentu saja, jika kesalahan yang dilakukan begitu fatal, bisa memperburuk keadaan bahkan menimbulkan kerugian. Selain itu, hubungan pelanggan hancur. Untuk mengurangi catatan ini, perusahaan harus mengaktifkan metode pengumpulan yang lebih mudah.

Tanggung Jawab

Selain tugas-tugas di atas ada beberapa tugas lain yang harus dilakukan oleh petugas hutang.

• Memantau dan memastikan semua arus kas perusahaan normal dan seimbang. Hal ini dapat dicapai dengan melaksanakan tugas paling awal yaitu berkoordinasi dengan karyawan yang bertanggung jawab.

• Arsipkan semua dokumen yang terkait dengan pembelian perusahaan. Juga, semua arsip harus diperiksa secara teratur.

• Memastikan semua aktivitas pembelian dapat didokumentasikan dalam bentuk laporan atau catatan.

• Bertanggung jawab atas segala pembayaran yang menjadi tanggung jawab perusahaan. Hal ini juga perlu didiskusikan dan disepakati dengan vendor agar sistem pembayaran yang diterapkan menguntungkan semua pihak yang terlibat.

• Membuat laporan tentang pembelian sebelumnya yang dilakukan oleh perusahaan selama jangka waktu yang menjadi tanggung jawab manajer atau supervisor. Laporan ini biasanya dihasilkan mingguan atau bulanan.

Kualifikasi

Individu yang dipilih untuk posisi Hutang Usaha harus memiliki kualifikasi yang sesuai untuk deskripsi pekerjaan. Beberapa kualifikasi standar untuk posisi utang usaha adalah:

• S1 Program Akuntansi
• Setidaknya satu tahun pengalaman hutang.
• Lulusan di bawah S1 dipersilahkan dengan pengalaman yang cukup.
• Harus bisa berkomunikasi dalam bahasa asing atau minimal bahasa Inggris.
• Memiliki tingkat akurasi yang tinggi.

Tugas Account Payable Staf

Karyawan Account Payable memainkan peran yang sangat penting dalam perusahaan dan harus dipantau secara teratur untuk mengetahui dan memahami tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh perusahaan. Selain itu, mencegah perusahaan untuk mengakumulasi hutang komersial dalam jangka waktu yang lama, yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang menganjurkan untuk melunasi hutang secepatnya setelah barang diterima. Selain ketenangan pikiran, proses transaksi dengan penjual selalu berjalan lancar. Kegagalan untuk mencatat accounting payable dengan benar seringkali dapat memperburuk situasi karena perusahaan sering bersalah. Perusahaan dapat mengalami kerugian Itu juga merusak hubungan dengan pelanggan.

Untuk mengurangi kesalahan entri, bisnis harus menerapkan metode yang bisa diterapkan dan mudah untuk memasukkan hutang. Saat ini, ada banyak aplikasi keuangan yang dapat melakukan tugas-tugas akuntansi, seperti mengelola accounting payable. Contohnya adalah aplikasi keuangan Majoo. Aplikasi majoo memungkinkan Anda mencatat semua pengeluaran, pendapatan, dan kewajiban perusahaan. Selain aplikasi keuangan, perusahaan besar saat ini biasanya memiliki staf atau karyawan yang berdedikasi untuk mengelola accounting payable mereka. Petugas bagian hutang memiliki tanggung jawab sebagai berikut:

1. Melakukan koordinasi dengan bagian supply chain

Tentunya banyak transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan dengan pihak luar. Dengan demikian, perusahaan memiliki beberapa departemen yang membantu mengelola transaksi pembelian tersebut. Beberapa di antaranya adalah departemen penjualan, departemen pengadaan, departemen pembelian, departemen produksi dan departemen gudang.

Karyawan Account Payable harus berkoordinasi dengan semua pihak tersebut. Penyesuaian perlu dilakukan untuk memastikan pembelian berjalan sesuai rencana. Oleh karena itu, karyawan account payable perlu memahami siklus supply chain untuk memastikan barang yang dibeli tiba dengan selamat di tempat tujuan.

2. Melakukan analisis kegiatan pembelian

Perusahaan yang baik akan memastikan untuk menyimpan catatan semua pembelian. Tanggung jawab utang dagang mencakup peninjauan dan analisis data transaksi pembelian yang ada. Tujuannya agar transaksi berjalan sesuai prosedur dan meminimalisir kesalahan baik besar maupun kecil dalam pendokumentasian pencatatan sehingga tidak merugikan banyak pihak.

3. Melakukan pencatatan kegiatan pembelian

Karyawan Akun Hutang bertanggung jawab untuk menyimpan catatan semua aktivitas pembelian. Langkah ini dimaksudkan untuk mencoba memverifikasi ketidaksesuaian antara data dalam dokumen dan fakta sebenarnya. Rincian tugas yang tidak dapat dipisahkan pada saat pencatatan aktivitas pembelian adalah sebagai berikut:

• Memastikan keakuratan invoice atau tagihan yang diterima. Karyawan Accounts Payable harus memverifikasi bahwa semua item yang dibeli dan ditagih adalah sama baik dalam jenis produk maupun harga.
• Jika item yang tidak biasa atau mencurigakan muncul di faktur, tandai transaksi pembelian dan coba bekerja sama dengan bagian pembelian untuk mengatasi masalah tersebut.
• Rencanakan waktu pembayaran sesuai kesepakatan kedua belah pihak.
• Berkomunikasi dengan vendor dan menanggapi pertanyaan tentang transaksi pembelian.
• Secara teratur memperbarui daftar pemasok kami. Jika ada provider baru, dia bertanggung jawab memasukkannya ke dalam database.
• Rekonsiliasi jurnal dan utang dagang untuk memastikan semua faktur dan pembayaran dicatat dan diposting dengan benar.

4. Melakukan pembayaran pembelian

Setelah keputusan pembelian dibuat dan disetujui oleh pemasok, tugas Hutang adalah melakukan pembayaran. Anda dapat memilih dari tiga metode pembayaran:

- Cash After Delivery, merupakan sebuah pembayaran yang dilakukan ketika semua barang sudah dikirimkan oleh vendor ke perusahaan. Perusahaan membayarnya secara tunai.

- Cash Before Delivery, merupakan semua pembayaran sudah harus dilunasi oleh perusahaan sebelum vendor mengantarkan barang.

- Pembayaran dua tahap, yaitu perusahaan melakukan pembayaran tanda jadi atau down payment (DP). Setelah itu, perusahaan kembali melakukan pembayaran hingga lunas saat barang sudah selesai diterima dengan baik.

Beberapa kegiatan atau tugas yang berkaitan dengan pembayaran adalah:
• Kelola faktur dan kirim ke manajer untuk persetujuan pembayaran
• Konfirmasikan bahwa penjual telah menerima pembayaran
• Peninjauan laporan pengeluaran

5. Membuat laporan dan neraca pembelian

Selanjutnya, tugas Accounts Payable adalah mencatat dan membuat laporan. Laporan ini nantinya akan menjadi dokumen akuntansi yang disampaikan kepada manajemen senior. Selain tugas di atas, staf hutang juga harus melakukan tanggung jawab berikut:

• Memantau dan memastikan arus kas perusahaan tetap seimbang. Ini dicapai dengan menyelesaikan tugas poin pertama - koordinasi dengan semua departemen terkait di dalam perusahaan.

• Pengarsipan dan verifikasi semua dokumen yang berkaitan dengan pembelian perusahaan.

• Memastikan semua aktivitas pembelian yang dilakukan oleh perusahaan didokumentasikan dalam bentuk laporan atau memo.

• Bertanggung jawab atas pembayaran yang menjadi tanggung jawab perusahaan. Seorang karyawan hutang yang bernegosiasi dan setuju dengan vendor untuk menentukan sistem pembayaran yang bekerja untuk kedua belah pihak.

• Menghasilkan laporan transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan selama jangka waktu tertentu. Laporan pembelian biasanya dihasilkan secara bulanan dan mingguan.

Bagaimana Proses Account Payable?

 
Proses account payable  bervariasi dari perusahaan ke perusahaan. Karena setiap perusahaan memiliki SOP (standar operasional prosedur) untuk proses hutang piutangnya. Namun, jenis proses hutang ini dapat dimulai dengan urutan sebagai berikut:

1. Menerima tagihan

Perusahaan menerima invoice atau tagihan dari pihak ketiga setelah barang pesanan dikirim. Faktur ini dirinci dengan informasi terperinci. Mulai dari tanggal pembelian, jenis dan jumlah produk, harga satuan, total invoice, hingga tanggal jatuh tempo pembayaran invoice. Sebagai aturan umum, jangka waktu kewajiban ini kira-kira enam bulan. Namun, yang terbaik adalah membayar segera setelah Anda menerima barang untuk menghindari akumulasi hutang komersial.

2. Mengecek kembali tagihan

Kemudian Anda perlu mengecek ulang invoice atau invoice yang dikirim oleh pihak ketiga tersebut. Ini harus dilakukan untuk menghindari kerugian. Saat melakukan konfirmasi ulang invoice, harap periksa kesesuaian detail pembayaran termasuk jenis dan jumlah produk yang dipesan, harga satuan dan nama bank tujuan serta nomor rekening untuk menyelesaikan pembayaran. Jika data tidak benar, harap segera hubungi pihak ketiga untuk memperbaiki invoice atau invoice yang dikirimkan.

3. Bayar tepat waktu

Oleh karena itu, jika invoice sudah benar dan dikonfirmasi oleh kedua belah pihak, harap segera melakukan pembayaran. Harap bayar tagihan sebelum tanggal jatuh tempo. Anda tidak hanya dapat menghindari akumulasi hutang dagang, tetapi Anda juga dapat menjaga hubungan bisnis yang baik dengan pihak ketiga dengan membayar hutang Anda tepat waktu.