Knowledge management (KM) adalah proses mengidentifikasi, mengatur, menyimpan, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi. Ketika knowledge tidak mudah diakses dalam suatu organisasi, itu bisa sangat mahal bagi bisnis karena waktu yang berharga dihabiskan untuk mencari informasi yang relevan versus menyelesaikan tugas yang berfokus pada hasil. Sistem Knowledge management (KMS) memanfaatkan knowledge kolektif organisasi, yang mengarah ke efisiensi operasional yang lebih baik. Sistem ini didukung oleh penggunaan basis knowledge. Mereka biasanya penting untuk Knowledge management yang sukses, menyediakan tempat terpusat untuk menyimpan informasi dan mengaksesnya dengan mudah. Perusahaan dengan strategi Knowledge management mencapai hasil bisnis lebih cepat karena peningkatan pembelajaran organisasi dan kolaborasi di antara anggota tim memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat di seluruh bisnis. Ini juga merampingkan lebih banyak proses organisasi, seperti pelatihan dan orientasi, yang mengarah ke laporan kepuasan dan retensi karyawan yang lebih tinggi.
Definisi Knowledge management juga mencakup tiga jenis knowledge, knowledge tacit, implisit, dan eksplisit. Jenis knowledge ini sebagian besar dibedakan oleh kodifikasi informasi. - Tacit knowledge: Jenis knowledge ini biasanya diperoleh melalui pengalaman, dan dipahami secara intuitif. Akibatnya, sulit untuk mengartikulasikan dan mengkodifikasi, sehingga sulit untuk mentransfer informasi ini ke individu lain. Contoh knowledge diam-diam dapat mencakup bahasa, pengenalan wajah, atau keterampilan kepemimpinan. - Knowledge implisit: Sementara beberapa literatur mengelakkan pengetahuan implisit menjadi pengetahuan diam-diam, beberapa akademisi menguraikan jenis ini secara terpisah, menyatakan bahwa definisi pengetahuan taktik lebih bernuansa. Meskipun pengetahuan tacit sulit untuk dikodifikasi, pengetahuan implisit tidak selalu memiliki masalah ini. Sebaliknya, informasi implisit belum didokumentasikan. Itu cenderung ada dalam proses, dan itu dapat disebut sebagai pengetahuan "pengetahuan". - Pengetahuan eksplisit: Pengetahuan eksplisit ditangkap dalam berbagai jenis dokumen seperti manual, laporan, dan panduan, yang memungkinkan organisasi berbagi pengetahuan dengan mudah di seluruh tim. Jenis pengetahuan ini mungkin yang paling terkenal dan contohnya termasuk aset pengetahuan seperti database, buku putih, dan studi kasus. Bentuk pengetahuan ini penting untuk mempertahankan modal intelektual dalam suatu organisasi serta memfasilitasi transfer pengetahuan yang berhasil kepada karyawan baru.
Sementara beberapa akademisi (PDF, 156 KB) (tautan berada di luar IBM) merangkum proses manajemen pengetahuan yang melibatkan perolehan, pembuatan, penyempurnaan, penyimpanan, transfer, berbagi, dan pemanfaatan pengetahuan. Proses ini dapat disintesis sedikit lebih jauh. Sistem manajemen pengetahuan yang efektif biasanya melewati tiga langkah utama: 1. Penciptaan Pengetahuan: Selama langkah ini, organisasi mengidentifikasi dan mendokumentasikan setiap pengetahuan yang ada atau baru yang ingin mereka sebarkan ke seluruh perusahaan. 2. Penyimpanan Pengetahuan: Selama tahap ini, sistem teknologi informasi biasanya digunakan untuk menampung pengetahuan organisasi untuk didistribusikan. Informasi mungkin perlu diformat dengan cara tertentu untuk memenuhi persyaratan repositori tersebut. 3. Berbagi Pengetahuan: Pada tahap akhir ini, proses berbagi pengetahuan dikomunikasikan secara luas di seluruh organisasi. Tingkat penyebaran informasi akan bervariasi tergantung pada budaya organisasi. Perusahaan yang mendorong dan menghargai perilaku ini tentu akan memiliki keunggulan kompetitif dibanding perusahaan lain di industrinya.
Ada sejumlah alat yang digunakan organisasi untuk menuai manfaat dari manajemen pengetahuan. Contoh sistem manajemen pengetahuan dapat meliputi: - Sistem manajemen dokumen bertindak sebagai sistem penyimpanan terpusat untuk dokumen digital, seperti file PDF, gambar, dan pengolah kata. Sistem ini meningkatkan alur kerja karyawan dengan memungkinkan pengambilan dokumen yang mudah, seperti pelajaran yang dipetik. - Sistem manajemen konten (CMS) adalah aplikasi yang mengelola konten web tempat pengguna akhir dapat mengedit dan menerbitkan konten. Ini biasanya bingung dengan sistem manajemen dokumen, tetapi CMS dapat mendukung jenis media lain, seperti audio dan video. - Intranet adalah jaringan pribadi yang hanya ada di dalam organisasi, yang memungkinkan berbagi pemberdayaan, alat, dan proses dalam pemangku kepentingan internal. Meskipun memakan waktu dan mahal untuk dipelihara, mereka menyediakan sejumlah layanan groupware, seperti direktori internal dan pencarian, yang memfasilitasi kolaborasi. - Wiki dapat menjadi alat manajemen pengetahuan yang populer mengingat kemudahan penggunaannya. Mereka mempermudah pengunggahan dan penyuntingan informasi, tetapi kemudahan ini dapat menimbulkan kekhawatiran tentang informasi yang salah karena pekerja dapat memperbaruinya dengan informasi yang salah atau ketinggalan zaman. - Gudang data menggabungkan data dari berbagai sumber menjadi satu, pusat, penyimpanan data yang konsisten untuk mendukung analisis data, penambangan data, kecerdasan buatan (AI), dan pembelajaran mesin. Data diambil dari repositori ini sehingga perusahaan dapat memperoleh wawasan, memberdayakan karyawan untuk membuat keputusan berdasarkan data.
Sementara solusi manajemen pengetahuan dapat membantu dalam memfasilitasi transfer pengetahuan antar tim dan individu, mereka juga bergantung pada adopsi pengguna untuk menghasilkan hasil yang positif. Akibatnya, organisasi tidak boleh meminimalkan nilai elemen manusia yang memungkinkan keberhasilan manajemen pengetahuan. - Budaya Organisasi: Praktik manajemen akan memengaruhi jenis organisasi yang dipimpin eksekutif. Manajer dapat membangun organisasi pembelajaran dengan memberi penghargaan dan mendorong perilaku berbagi pengetahuan di seluruh tim mereka. Jenis kepemimpinan ini menetapkan dasar bagi tim untuk saling percaya dan berkomunikasi lebih terbuka untuk mencapai hasil bisnis. - Komunitas praktik: Pusat keunggulan dalam disiplin ilmu tertentu menyediakan forum bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan, memfasilitasi pembelajaran dan transfer pengetahuan. Dengan cara ini, organisasi meningkatkan jumlah ahli materi pelajaran di area tertentu perusahaan, mengurangi ketergantungan pada individu tertentu untuk melaksanakan tugas tertentu.
Berbekal alat dan strategi yang tepat, praktik manajemen pengetahuan telah terlihat sukses dalam aplikasi tertentu, seperti: - Karyawan orientasi: Sistem manajemen pengetahuan membantu mengatasi kurva pembelajaran yang sangat besar untuk karyawan baru. Alih-alih membanjiri karyawan baru dengan 'dump data' di minggu-minggu pertama mereka, terus dukung mereka dengan alat pengetahuan yang akan memberi mereka informasi berguna kapan saja. - Tugas karyawan sehari-hari: Memungkinkan setiap karyawan memiliki akses ke jawaban yang akurat dan informasi penting. Akses ke jawaban yang sangat relevan pada waktu yang tepat, untuk orang yang tepat, memungkinkan tenaga kerja menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi dan lebih banyak waktu untuk aktivitas yang mendorong bisnis. - Layanan pelanggan swalayan: Pelanggan berulang kali mengatakan bahwa mereka lebih suka mencari jawaban sendiri, daripada mengangkat telepon untuk menghubungi dukungan. Ketika dilakukan dengan baik, sistem manajemen pengetahuan membantu bisnis mengurangi biaya dukungan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Perusahaan mengalami sejumlah manfaat ketika mereka menerapkan strategi manajemen pengetahuan. Beberapa keunggulan utama meliputi: - Identifikasi kesenjangan keterampilan: Saat tim membuat dokumentasi yang relevan seputar pengetahuan implisit atau diam-diam atau mengkonsolidasikan pengetahuan eksplisit, ini dapat menyoroti kesenjangan dalam kompetensi inti di seluruh tim. Ini memberikan informasi berharga kepada manajemen untuk membentuk struktur organisasi baru atau mempekerjakan sumber daya tambahan. - Membuat keputusan yang lebih baik: Sistem manajemen pengetahuan mempersenjatai individu dan departemen dengan pengetahuan. Dengan meningkatkan aksesibilitas ke pengetahuan perusahaan terkini dan historis, tim Anda dapat meningkatkan keterampilan dan membuat lebih banyak keputusan berdasarkan informasi yang mendukung tujuan bisnis. - Mempertahankan pengetahuan perusahaan: Jika karyawan Anda yang paling berpengetahuan pergi besok, apa yang akan dilakukan bisnis Anda? Mempraktikkan manajemen pengetahuan internal memungkinkan bisnis untuk menciptakan memori organisasi. Pengetahuan yang dipegang oleh karyawan jangka panjang Anda dan pakar lainnya, kemudian membuatnya dapat diakses oleh tim Anda yang lebih luas. - Efisiensi operasional: Sistem manajemen pengetahuan menciptakan tempat tujuan yang memungkinkan pekerja pengetahuan menemukan informasi yang relevan dengan lebih cepat. Hal ini, pada gilirannya, mengurangi jumlah waktu penelitian, yang mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih cepat dan penghematan biaya melalui efisiensi operasional. Meningkatkan produktivitas tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi biaya. - Kolaborasi dan komunikasi yang meningkat: Sistem manajemen pengetahuan dan budaya organisasi bekerja sama untuk membangun kepercayaan di antara anggota tim. Sistem informasi ini memberikan lebih banyak transparansi di antara para pekerja, menciptakan lebih banyak pemahaman dan keselarasan di sekitar tujuan bersama. Kepemimpinan yang terlibat dan komunikasi terbuka menciptakan lingkungan bagi tim untuk merangkul inovasi dan umpan balik. - Keamanan Data: Sistem manajemen pengetahuan memungkinkan organisasi menyesuaikan kontrol izin, kontrol penayangan, dan tingkat keamanan dokumen untuk memastikan bahwa informasi hanya dibagikan di saluran yang benar atau dengan individu terpilih. Beri karyawan Anda pengetahuan akses otonomi dengan aman dan percaya diri.
Bermitra dengan IBM untuk memulai prakarsa manajemen pengetahuan terbaru Anda. IBM Watson Discovery adalah pencarian bertenaga AI yang menggunakan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk mengambil jawaban dan mengungkap wawasan yang terkubur dalam dokumen, halaman web, dan data besar. Watson Discovery memangkas waktu pencarian hingga lebih dari 75%. Watson Discovery didukung oleh pemrosesan bahasa alami (NLP). Kemampuan NLP menafsirkan bahasa manusia dan memahami makna dan konteksnya. Watson Discovery dapat dengan cepat menyisir beragam konten dalam sumber data yang terhubung dengan pemahaman kontekstual, menentukan bagian yang paling relevan, dan menyediakan dokumen sumber atau halaman web. Buat sistem manajemen pengetahuan dengan AI untuk membuat semua informasi yang diperlukan mudah diakses dan mengungkap wawasan bisnis yang bermakna.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..