Minutes of meeting merupakan salah satu hal yang paling penting untuk diperhatikan pada saat sedang rapat, rapat formal maupun informal. Apakah kalian cukup familiar dengan istilah tersebut? Di dalam minutes of meeting atau notulen akan dijelaskan apa saja hal yang sudah dibahas dan kesimpulan yang diambil selama rapat. Di bawah ini kami akan menjelaskan mengenai pengertian, jenis, serta juga panduan untuk membuat minutes of meeting.
Mengutip dari Indeed, Minutes of Meeting merupakan sebuah catatan yang diambil dari diskusi serta keputusan yang dibuat selama rapat. Dimana khusus untuk rapat-rapat formal contohnya seperti rapat dewan, Minutes of Meeting tersebut akan diarsipkan sebagai dokumen hukum. Di setiap rapat atau meeting akan ada orang yang bertanggung jawab untuk mencatat serta merangkum penjelasan sampai dengan keputusan akhir suatu diskusi. Akan tetapi, untuk membuat Minutes of Meeting tentu saja tidak mudah. Pencatat harus bisa dilakukan dengan cepat dalam menentukan informasi mana yang relevan serta penting untuk dicatat serta mana yang tidak perlu untuk dicatat. Di dalam menulis Minutes of Meeting harus akurat serta detail. Hal tersebut karena Minutes of Meeting merupakan suatu catatan resmi yang akan dibutuhkan oleh sebuah perusahaan serta bermanfaat bagi karyawan untuk mengingat kembali hasil dari rapat formal maupun informal yang sudah dilaksanakan. Secara umum, Minutes of Meeting berisikan topik yang sedang dibahas, ide-ide yang diusulkan, masalah yang perlu diselesaikan, hasil diskusi, serta juga kesimpulan yang berupa keputusan akhir dari perusahaan.
Rapat sendiri merupakan bagian penting di dalam membuat sebuah keputusan serta mendorong pekerjaan dari suatu perusahaan. Hal tersebut menunjukkan bahwa notulen rapat sangat diperlukan untuk dapat memastikan bahwa keputusan tersebut tidak hilang dalam terjemahan. Notulen rapat sangat penting karena digunakan untuk mendokumentasikan isu-isu kunci yang diangkat selama rapat berlangsung. Misalnya, meeting minutes yang efektif bisa menyatakan pendekatan yang diusulkan untuk memecahkan masalah tertentu serta alasan utama mengapa anggota memilih suatu metode dibandingkan dengan metode lainnya. Minutes of meeting akan membantu seluruh peserta dan mereka yang tidak bisa hadir berada di halaman yang sama. Tidak mencatat notulen rapat bisa menyebabkan hasil yang buruk untuk perusahaan dan juga bisa menghabiskan banyak waktu serta sumber daya. Apabila rapat dilakukan tanpa membuat meeting minutes, Anda akan menemukan bahwa semua peserta bisa mempunyai ingatan dan tanggapan yang berbeda dari rapat dengan Anda. Selain itu juga, Anda beresiko untuk melupakan apa yang dibahas serta siapa yang diberi tugas apa. Itulah sebabnya orang yang bertanggung jawab sebagai notulen rapat harus mendokumentasi hasil rapat secara tertulis dari apa yang dibicarakan serta apa yang disepakati di dalam rapat formal maupun informal sangatlah penting untuk dibuat. Di samping itu, orang yang bertanggungjawab sebagai notulen rapat juga bisa berguna untuk: 1. Menyediakan Informasi Terstruktur Seperti yang sudah disebutkan diatas, meeting minutes berfungsi untuk mencatat seluruh hal yang terjadi maupun dihasilkan dari rapat. Meeting minutes bisa memberikan Anda informasi terstruktur dari rapat yang sudah dilakukan, antara lain yaitu peserta, fakta, keputusan, suara yang diambil, konflik, serta detail penting lainnya. 2. Membuat Anda Tetap Terorganisir Dengan membuat notulen rapat yang terperinci, Anda bisa merekam dengan jelas setiap keputusan yang dibuat di dalam rapat, serta item tindakan apapun yang memerlukan masukan dari anggota tim Anda. Detail-detail tersebut bisa dapat temukan dengan mudah di dalam meeting minutes yang sudah dibuat serta bisa Anda ambil kapanpun jika Anda memerlukannya. 3. Menawarkan Perlindungan Hukum Notulen rapat akan dipertimbangkan sebagai catatan resmi tindakan organisasi serta dewan nya oleh auditor, pengadilan, serta IRS. 4. Mengukur kemajuan Selain sebagai catatan dari rapat, meeting minutes bisa berfungsi untuk timeline kemajuan proyek, kemanjuran dari keputusan yang dibuat dari rapat, serta efektivitas anggota tim dalam setiap langkah-langkah tindakan. 5. Menentukan kepemilikan Meeting minutes juga bisa Anda gunakan untuk menentukan pemilik pemberi suara, pemilik tugas serta keputusan dari rapat yang sudah dilaksanakan. 6. Mendorong Transparansi Dengan mempunyai catatan terperinci mengenai rapat yang sudah berlangsung, Anda bisa membagikan apa yang terjadi dengan orang lain di dalam organisasi Anda. Hal tersebut kemudian akan membantu mendorong budaya transparansi di dalam organisasi Anda.
Sebenarnya apa sih fungsi dari Minutes of Meeting itu? Seberapa penting minutes of meeting untuk sebuah perusahaan? Tentu saja penting! Minutes of Meeting ini bisa menjadi pengingat untuk para karyawan atas apa yang sudah didiskusikan selama rapat sedang berjalan. Catatan hasil rapat akan menjadi sebuah panduan bagi para karyawan untuk pekerjaan selanjutnya atau apabila program tidak berjalan seperti yang sudah disepakati. Minutes of Meeting bisa juga digunakan sebagai dokumen maupun lampiran pada laporan keuangan. Catatan Minutes of Meeting tersebut akan dijadikan tolak ukur untuk perusahaan mengenai pengeluaran anggaran rapat seperti transportasi maupun konsumsi. Fungsi dari Minutes of Meeting yang lainnya yakni untuk menginformasikan kepada para anggota rapat yang tidak hadir serta sebagai sebuah catatan diskusi untuk referensi di masa yang akan datang.
Terdapat beberapa jenis minutes of meeting yang dapat Anda susun tergantung dengan jenis meeting nya. Di bawah ini merupakan penjelasan dari jenis minutes of meeting. 1. MOM untuk rapat resmi Meeting resmi pada umumnya akan melibatkan orang-orang penting, contohnya seperti petinggi perusahaan atau pemilik saham. Contohnya yaitu seperti rapat umum pemegang saham, rapat tahunan perusahaan, serta lainnya. Catatan yang harus dipersiapkan tentu saja harus menggunakan bahasa Indonesia yang benar serta catatan perlu dibuat lebih lengkap. Tidak mengherankan jika yang ditugaskan untuk mencatat minutes of meeting pada umumnya lebih dari satu orang. 2. MOM untuk rapat biasa Rapat ini pada umumnya diadakan secara harian dan sering Anda ikuti juga. Pada umumnya Anda bisa lebih santai di dalam mempersiapkan catatan untuk jenis meeting ini. Akan tetapi, Anda tetap harus mencatat menggunakan bahasa yang benar serta mudah untuk dipahami oleh para anggota rapat.
Sebenarnya cara membuat minutes of meeting (MoM) pada masing-masing perusahaan bisa berbeda-beda. Anda bisa menyesuaikannya dengan kebijakan di perusahaan Anda. Akan tetapi, pada umumnya cara membuat minutes of meeting dapat dilakukan dengan langkah-langkah seperti di bawah ini. 1. Sebelum meeting Anda perlu mempersiapkan media untuk menyusun catatan. Medianya dapat dengan buku catatan dan pulpen serta juga gadget yang Anda miliki. Apabila Anda lebih nyaman mencatat dengan menggunakan laptop juga bisa. Pada umumnya mencatat secara langsung di laptop akan membuat Anda lebih cepat mengirimkan catatan ke seluruh peserta. Selain itu juga, Anda perlu untuk mencatat nama seluruh peserta meeting. Hal tersebut menjadi petunjuk untuk Anda karena nanti harus mengirimkan MOM ke email para peserta. Jangan sampai ada hal yang terlewat karena mereka juga pasti akan membutuhkan catatan itu. Jika kantor Anda memiliki sistem email yang bagus, dengan fitur yang memudahkan pencarian email hanya mengandalkan nama, maka Anda tidak perlu lagi menanyakan email mereka. Sebaliknya, Anda perlu menanyakan email mereka jika kantor Anda tidak memiliki sistem email seperti itu. Apabila Anda meeting dengan perusahaan lain, Anda dapat menanyakan alamat email mereka untuk proses pengiriman catatan. Catat juga nama-nama peserta meeting dari perusahaan lain serta pemimpin rapat. Hal yang dapat Anda persiapkan selanjutnya yaitu mengetahui meeting agenda pada saat itu. Pada umumnya akan disampaikan di awal oleh pemimpin rapat. Jika tidak disampaikan, Anda perlu untuk menanyakannya terlebih dahulu kepada pemimpin rapat. 2. Pada saat meeting berlangsung Pada saat rapat sedang berlangsung, maka Anda akan disibukkan dengan proses mencatat. Agar Anda dapat mencatat dengan lancar, Anda tidak perlu mencatat semua hal yang disampaikan oleh peserta rapat. Anda hanya perlu mencatat ringkasan atau poin penting dari pembahasan-pembahasan tersebut. Jangan lupa juga untuk menambahkan nama mereka yang memberikan ide selama meeting berlangsung. Untuk dapat membantu Anda, Anda bisa juga merekam meeting tersebut dengan menggunakan perekam suara. 3. Setelah meeting Sesudah meeting, Anda perlu merapikan lagi catatan yang telah Anda susun. Pada umumnya karena terlalu cepat dalam menyampaikan sehingga terdapat beberapa kata yang salah ketik. Anda perlu membenarkan kesalahan-kesalahan di dalam ketikan tersebut. Jika terdapat kalimat yang tidak enak dibaca, Anda juga dapat membetulkannya. Minutes of meeting tidak perlu menggunakan bahasa yang rumit. Hanya dengan kosakata yang sederhana serta rapi, peserta juga akan lebih cepat mengerti. Jangan lupa untuk menambahkan date and time meeting agar lebih memudahkan Anda dalam mengidentifikasi rapat tersebut. Setelah dirapikan, Anda juga perlu untuk membaca catatannya sekali lagi untuk menemukan apakah masih terdapat kekurangan atau tidak. Setelah itu, Anda dapat mengirimkan hasil catatan ke email seluruh peserta. Atau Anda dapat membagikannya melalui Google Docs yang dapat diakses bersama. Setelah itu, Anda perlu mengabarkan di grup perusahaan bahwa Anda sudah mengirimkan email yang berisi hasil MOM. Hal tersebut untuk pengingat bagi para peserta.
Di dalam membuat Minutes of Meeting terdapat beberapa informasi penting yang harus dicantumkan dalam catatan tersebut, yaitu seperti di bawah ini: -Topik rapat -Lokasi rapat (Nama perusahaan, alamat, serta ruangan) -Tanggal dan waktu rapat -Peserta atau anggota rapat -Ide, poin-poin penting, dan kesimpulan -Status tindakan (Disetujui, ditunda, ditolak) -Tanggal dan waktu rapat yang selanjutnya -Saran para anggota rapat untuk rapat selanjutnya -Hal-hal yang akan dibahas pada rapat yang selanjutnya
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..