Apa Itu Time Sheet ? Ini Pengertian, Jenis, dan Fungsinya

Pada dasarnya, timesheets adalah sistem yang sudah dikenal oleh setiap tim SDM. Timesheet adalah alat yang membantu tim SDM menghitung jam kerja untuk setiap karyawan di perusahaan. Mari gunakan kesempatan ini untuk mempelajari tentang timesheets, jenisnya, dan cara kerjanya untuk setiap karyawan. 
 

Bagi sebagian orang, terutama yang baru terjun ke dunia kerja, istilah timesheet mungkin masih asing bagi mereka di dunia kerja.Alat fisik atau virtual yang membantu Anda mencatat dan melacak jam kerja. Dengan kata lain, timesheet adalah kehadiran karyawan.
 

Timesheets memiliki beragam fitur yang bermanfaat bagi karyawan maupun perusahaan. Jadi beberapa fitur timesheet adalah:

1. Manajemen waktu karyawan

Fungsi pertama dari Timesheet adalah manajemen waktu bagi karyawan yang bermasalah dengan efisiensi kerja. Lembar waktu memungkinkan karyawan dan tim SDM memantau efektivitas pekerjaan harian karyawan mereka. Timesheet berfungsi sebagai timesheet bagi karyawan atau sebagai timesheet yang nantinya dapat digunakan sebagai dasar perhitungan penggajian. Catatan waktu dalam hal ini terdiri dari waktu masuk dan keluar karyawan serta waktu yang dihabiskan karyawan untuk lembur atau berlibur.

2. Data Proses Akuntansi Karyawan

Upah atau gaji merupakan salah satu hak penting yang harus dipenuhi perusahaan bagi karyawannya. Untuk itu penggajian atau penggajian di dalam perusahaan harus transparan dan sesuai dengan kontrak perusahaan yang telah disepakati bersama. Data lembar kerja karyawan dalam hal ini dapat menunjukkan jam lembur atau jam kerja setiap karyawan. Selain itu, lembar kerja juga menunjukkan berapa banyak hak yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawan sehubungan dengan jam kerja.

3. Informasi Kinerja Pegawai

Fungsi ketiga dari timesheet adalah untuk melihat dan mengevaluasi kinerja pegawai dalam hal efisiensi kerja. Selain itu, manajer juga dapat mempertimbangkan data lembar waktu dan memberikan tugas tambahan kepada karyawan. Pertimbangan ini juga dapat menentukan layak tidaknya beban kerja karyawan. Terlalu banyak akan mempengaruhi kinerja karyawan nantinya. Jika terlalu kecil, itu harus disesuaikan kembali.
 

Dari Segi Bentuk 

1. Kertas/Hardcopy

Timesheet Jenis timesheet yang pertama adalah formulir kertas. Seperti namanya, timesheet jenis ini adalah paper atau kertas. Bentuk timesheet ini juga pernah digunakan sebelumnya, namun bentuk timesheet ini memiliki kelemahan sebagai berikut:  Proses pengumpulan data panjang dan rawan kesalahan, sehingga sangat tidak praktis untuk digunakan. Selain itu, karena lembar waktu ini berbentuk kertas, sulit untuk disimpan dan sangat mungkin hilang.

2. Perekaman Waktu Digital/Softcopy

Perekaman waktu jenis kedua adalah digital atau softcopy. Jenis lembar waktu ini adalah jenis pembaruan pertama karena sangat bergantung pada dukungan teknis. Hal ini memungkinkan perekaman data jam kerja lebih cepat pada lembar waktu digital, memungkinkan tim SDM bekerja lebih efisien dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia. Selain itu, timesheet ini mudah disimpan dan dicari saat dibutuhkan. Timesheet digital juga sangat penting bagi Anda dan karyawan Anda yang mengerjakan proyek tertentu. Timesheet ini biasanya digunakan untuk tugas yang sangat singkat seperti rapat atau acara tertentu.

Dari Segi Fungsi 

1. Karena sifat dari fitur Mingguan

Lembar Waktu Mingguan biasanya digunakan oleh bisnis kecil dengan jam kerja pendek dan karyawan dengan kontrak jangka tetap.

2. Bulanan

Lembar waktu bulanan digunakan oleh bisnis besar. Formulir bulanan membantu perusahaan memantau kinerja karyawan dengan lebih mudah karena mereka dapat menyimpan lebih banyak data.

3. Shift kerja

Jenis ini dirancang untuk membagi waktu kedatangan dan keberangkatan menjadi tiga kali sesuai dengan jadwal shift masing-masing pekerja. Selain itu, timesheets untuk pekerja shift dibuat setiap dua minggu sesuai template.

4. Pro/Proyek

Menghitung jam kerja karyawan menggunakan lembar waktu Pro/Proyek jenis ini untuk satu atau lebih acara. Proyek yang sudah selesai biasanya hanya bertahan dalam waktu singkat.
 

Sekarang setelah Anda tahu apa itu timesheets, sekarang saatnya untuk memahami kegunaannya.

1. Manajemen Waktu Pegawai

Fungsi Timesheet yang pertama adalah mengatur waktu pegawai dan mengaitkannya dengan efisiensi kerja. Lembar waktu memungkinkan tim SDM memantau efektivitas karyawan setiap hari. Timesheet berfungsi sebagai catatan waktu yang menjadi dasar penggajian nantinya. Pelacakan waktu ini mencakup beberapa hal seperti: B. Waktu masuk dan keluar karyawan, jam lembur, hari libur, dll.

2. Data Proses Akuntansi Pegawai

Upah atau gaji merupakan salah satu hak pegawai yang harus dipenuhi oleh perusahaan. Oleh karena itu, proses payroll atau penggajian perusahaan harus transparan dan sesuai dengan kontrak perusahaan yang telah disepakati. Dalam hal ini, absen menunjukkan jumlah jam kerja atau lembur yang dikerjakan oleh karyawan, yang menjadi dasar perhitungan gaji yang harus dibayarkan perusahaan.

3. Informasi Kinerja Karyawan

Timesheet berfungsi ketiga untuk melihat dan mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan efisiensi kerja. Selain itu, data yang terdapat dalam timesheet juga dapat menjadi pertimbangan manajer sebelum memberikan tugas tambahan kepada karyawan. Pertimbangan ini juga menjadi faktor dalam mengevaluasi beban kerja karyawan. Terlalu banyak orang pasti akan menghasilkan kinerja karyawan yang kurang optimal. Di sisi lain, terlalu sedikit beban kerja yang perlu disesuaikan.

Sekarang Anda sudah mengetahui definisi sederhana dari timesheet di atas. Sekarang mari kita bicara tentang fungsi atau peran penting dari komponen yang satu ini jika disimpan sendiri. Hal tersebut penting dan kehadirannya sangat membantu efisiensi area HRD, namun sayangnya masih banyak pelaku bisnis yang belum menerapkan sistem ini di perusahaannya.

1. Sebagai alat manajemen waktu

Lembar waktu yang direkam dengan jelas memungkinkan departemen sumber daya manusia perusahaan mengetahui jam kerja masing-masing karyawan. Apakah sesuai dengan aturan jam kerja yang disepakati perusahaan atau sebaliknya?

Selain itu, HRD dapat menggunakan lembar waktu ini untuk mengetahui berapa banyak waktu yang dihabiskan setiap karyawan secara efektif untuk menyelesaikan pekerjaan. Dan jika kebetulan Anda memiliki banyak pekerjaan yang harus diselesaikan dengan cepat dalam satu hari, Anda akan diminta untuk bekerja lembur.

1. Sebagai bagian dari penggajian

Seperti yang telah disebutkan, perhitungan gaji pegawai seringkali dipengaruhi oleh frekuensi kehadiran selama periode tersebut. Ini bisa berupa jam lembur mereka bekerja atau permintaan liburan yang mereka ambil. Pegawai yang banyak mengambil cuti tentu saja akan mendapatkan potongan gaji yang lebih besar. Hal sebaliknya berlaku bagi pekerja yang sering bekerja lembur untuk menyelesaikan pekerjaannya. Upah yang mereka terima jauh lebih tinggi dari gaji pokok normal mereka.

Dalam hal ini perusahaan harus memastikan bahwa sistem pengupahan dilaksanakan secara transparan. Slip gaji yang diberikan sebaiknya mencantumkan penjelasan lembur, cuti, atau berbagai potongan lainnya sehingga karyawan tidak perlu bertanya.

3. Mempertimbangkan informasi kinerja karyawan

HRD yang baik harus dapat memusatkan perhatian pada setiap karyawan. Hal ini karena bidang ini akan berhadapan langsung dengan sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan. Oleh karena itu penting bagi semua manajer SDM untuk selalu memantau kinerja karyawan tersebut. Apakah mereka melakukan pekerjaannya dengan baik dan tepat waktu.

Jika pekerja tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dalam batas waktu yang ditentukan. Maka Anda layak untuk mencari tahu. Apa bebannya terlalu banyak? Atau apakah karyawan Anda mengelola waktu mereka dengan buruk? Analisis kinerja cepat dari karyawan ini akan memberi tahu Anda di mana letak efisiensi dan potensi individu karyawan mereka.
 

Sederhananya, timesheets bekerja dengan meminta karyawan yang rutin datang ke kantor untuk mencatat jam kerjanya setiap hari. Jika dilakukan secara manual, pegawai yang datang ke kantor mengisi kekosongan yang telah disediakan. Cara ini masih banyak digunakan oleh beberapa perusahaan saat ini, namun sayangnya kertas tidak hanya memakan banyak ruang, tetapi juga rentan terhadap kerusakan seperti sobek dan pudar saat terkena tetesan air yang sangat disayangkan. dinilai kurang efektif. Selain itu, catatan manual sangat rentan terhadap penipuan dan kesalahan manusia. Sebaliknya, jika perusahaan Anda menggunakan sistem yang lebih modern, timesheet ini bisa berupa sidik jari atau alat absensi lainnya, dan risikonya kecil. Hal ini dikarenakan data yang masuk tercatat di sistem absensi secara real time.

Untuk perusahaan yang menggunakan cara manual, timesheets kertas fisik harus disimpan sebagai dokumen penting. Namun, jika perusahaan Anda menggunakan sidik jari atau sistem absensi digital lainnya, penyimpanan data lebih mudah dan memakan ruang lebih sedikit. Sidik jari dan data sistem kehadiran lainnya juga tidak mudah rusak. Namun, Anda harus membayar ekstra untuk sistem kehadiran modern ini. Kalau dipikir-pikir, sistem absensi modern memang merupakan investasi aset perusahaan, dan Anda tidak perlu menyesalinya. Karena manfaatnya akan terasa dalam jangka panjang.
 

Istilah “timesheet” atau “time-sheet” berasal dari kata dalam Bahasa Inggris yang artinya selembar kertas yang digunakan oleh seorang karyawan untuk merekam jumlah jam kerja karyawan yang bersangkutan. 

Timesheet merupakan suatu dokumen ataupun file yang berisi jam kedatangan serta jam pulang karyawan. timesheet karyawan merujuk pada sesuatu perlengkapan yang bisa berupa raga ataupun virtual yang dipergunakan untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan.

Dengan adanya timesheet karyawan akan sangat memudahkan perusahaan karena proses perhitungan sangat cepat dan akurat. Melalui informasi dari timesheet, perusahaan dapat mengetahui kapan seorang karyawan tiba ke kantor serta kapan jam mereka pulang. Timesheet ini digunakan untuk menghitung jumlah pendapatan karyawan.