Belakangan mungkin Anda telah mendengar tentang Purchasing dalam perusahaan. Divisi bagian ini memang sedang menjadi salah satu pilihan prioritas para pencari kerja. Beberapa Fresh Graduated sengaja melirik divisi Purchasing untuk menjadi pekerjaan pertamanya. Purchasing adalah bagian penting perusahaan yang bertanggungjawab dalam hal pembelian barang serta jasa yang dibutuhkan pada perusahaan. Posisi ini masih berkaitan dengan divisi pengadaan atau divisi akuntasi untuk pengelolaan barang insentif perusahaan. Purchasing menjadi posisi penting perusahaan untuk mengatur semua perlengkapannya. Berkaitan dengan itu, kami akan membahas beberapa hal terkait Purchasing yang meliputi pengertian, tugas, tanggung jawab, serta persyaratan menjadi staff Purchasing.
Purchasing yaitu adalah proses pembelian barang serta jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung kelancaran pada kegiatan operasional bisnisnya. Purchasing dipahami sebagai bentuk pengadaan barang perusahaan. Tugasnya yang menjadi pengadaan pada peralatan ini membuatnya terlibat aktif dalam semua kegiatan perusahaan. Mulai dengan kegiatan produksi, Purchasing sangat bertanggungjawab dalam hal pengadaan seluruh alat yang diperlukan dalam proses produksi. Kelancaran produksi secara tak langsung juga menjadi tanggung jawab Purchasing. Terlebih mengenai pengadaan beberapa bahan baku pada produksi harus benar-benar diperhatikan Purchasing. Hal ini yang akan menjadi poin utama pada pembagian tugas posisi Purchasing dalam perusahaan. Tidak hanya menjadi penanggungjawab semua dalam pengadaan semua alat pendukung proses produksi. Purchasing juga harus melakukan pembelian barang sesuai dengan kepentingan serta kebutuhan operasional perusahaan. Jadi tugas terpenting dari Purchasing ialah untuk memastikan dan mengoptimalkan jumlah barang serta alat perusahaan tetap efisien, stabil, dan bisa dipergunakan sesuai kebutuhan perusahaan. Rata-rata pada setiap perusahaan bisa menghabiskan hingga 70% pendapatannya dalam pembelian kebutuhan. Terlebih lagi untuk perusahaan-perusahaan manufaktur yang berkaitan dengan memproduksian barang, pastinya banyak biaya dalam pengadaan produksinya. Dalam hal tersebut Purchasing bertugas untuk memastikan stok barang dalam produksi perusahaan, kelayakan barang, sampai pada pembelian barang ini sesuai dengan permintaan divisi lain. Oleh sebab itu staff Purchasing harus melakukan pemahaman mengenai kebutuhan operasional perusahaan secara rinci sekaligus mencatat kebutuhan sesuai pada tingkat prioritasnya. Karena proses pengadaan barang atau pembelian barang nantinya akan membutuhkan beberapa pertimbangan, baik dalam alokasi, pendanaan, atau pada sumber daya manusia.
Semua perusahaan penting mempunyai dan memahami posisi Purchasing ini. Pengadaan barang perusahaan harus selalu dikendalikan agar tidak menganggu proses produksinya. Posisi Purchasing sangat penting untuk mengatasi kondisi ini. Berikut beberapa alur pekerjaan prosisi Purchasing untuk menjalankan tugasnya. 1. Melakukan Perencanaan Sebelum melakukan pembelian barang atau alat pendukung perusahaan, tentunya Purchasing melakukan banyak perencanaan telebih dahulu. Purchasing akan mengadakan banyak koordinasi mengenai perencanaan ini. Terlebih dengan tim buyer maupun tim produksi untuk merinci beragam permintaan serta kebutuhan divisinya selama melakukan kerja. Tim Purchasing tidak benar jika langsung melakukan pembelian barang, pasti ada pertimbang terlebih dahulu, salah satunya melihat kondisi stok barang di aplikasi stok barang. Purchasing dalam melakukan perencanaan pastinya memperhatikan ketiga poin pertimbangan, yakni alokasi barang, pendanaan, serta sumber daya manusia. Jika masih memungkinkan dalam melakukan peminjaman atau penyewaan, Purchasing akan mengalihkan pendanaan tersebut untuk beberapa kebutuhan yang terpenting. Alasan budget atau pendanaan akan menjadi fokus posisi Purchasing ini. Bersamaan dengan divisi pengadaan akuntasi atau pendanaan kebendaharaan, tim Purchasing perlu banyak melakukan koordinasi dalam menentukan tingkat prioritas dari kebutuhan-kebutuhan yang diminta oleh semua divisi. Kondisi ini dikenal dengan nama Total Cost of Ownership (TCO) untuk membandingkan beberapa pilihan sesuai dengan rincian biaya yang sudah dikeluarkan. 2. Memilih Supplier yang tepat Jika sudah mendapatkan perencanaan dalam kebutuhan operasional perusahaan, Purchasing tentunya perlu memilih kebutuhan yang akan dibeli atau disewa. Tahapan berikutnya adalah pemilihan supplier yang tepat. Penentuan supplier ini pun penting dalam melakukan perencanaan beberapa kondisi terlebih dahulu. Hal ini beralasan, tak semua supplier bisa bertanggungjawab dengan kerjasamanya. Pemilihan supplier bisa ditentukan dari track record atau alur karirnya. Supplier yang mempunyai reputasi baik akan cenderung melakukan pekerjaan dengan baik, berbeda dengan supplier yang mempunyai masalah hanya akan menghambat perusahaan. Dalam konteks ini sangat penting untuk mencari banyak koneksi supplier sesuai dengan keadaan perusahaan. Perencanaan ini pun harus memperhatikan aspek pendanaan, efisiensi, serta teknis pengiriman. Supplier sangat beragam dan banyak diluar sana, namun hanya sedikit yang akan sesuai dengan proses pendanaan dan teknis pembayaran perusahaan. Jadi pilihlah supplier yang tak memiliki permasalahan dengan keuangan atau yang fleksibel untuk menyediakan produknya. Hal yang tak kalah penting dari pemilihan supplier ini adalah memastikan supplier mudah untuk berkomunikasi. Untuk menjaga oeprasional agar kebutuhan terpenuhi membutuhkan supplier yang bersedia melayani kapanpun. Sehingga koordinasi pada perusahaan dan supplier bisa terbentuk dengan baik. Keuntungan dari kerjasama supplier serta perusahaan yang baik akan lebih hemat dalam penggunaan waktu dalam mengadaan barangnya, terlebih saat supplier berada tak jauh dari lokasi perusahaan. Perusahaan tak perlu menunggu waktu pengadaan barang sebagaimana saat supplier berada diluar kota, kemudian kondisi barang akan lebih tejamin sebab hanya menempuh jarak yang tak terlalu jauh. 3. Melakukan Penawaran dan Negoisasi Langkah berikutnya yang harus dilakukan Purchasing dalam mendapatkan barang kebutuhan perusahaan adalah dengan melakukan bidding atau penawaran pada harga-harga barang ini. Penawaran ini tak hanya dilakukan guna mengurangi harga beli barang yang akan dikeluarkan perusahaan, tapi juga memastikan harga sesuai dengan kontrak jangka panjang. Pengadaan benda perusahaan terutama untuk bahan baku produksi pastinya dilakukan dengan rutin. Purchasing akan melakukan pengoptimalan bahan baku yang tersedia dalam jangka waktu yang panjang, sehingga kontrak pada perusahaan dan supplier harus dalam jangka waktu lama. Secara umum pada jangka waktu kontrak ini dilakukan secara tahunan dengan penandatanganan ulang dan koordinasian rutin. Pembuatan kontrak penawaran ini dilakukan berdasar pada Request for Information (RFI). Dokumen RFI merupakan dokumen kontrak yang meliputi kemampuan supplier dalam menyediakan barang dibandingkan dengan biaya yang nantinya akan dikeluarkan perusahaan untuk membeli barang tersebut. Rincian barang perlu dilampirkan dalam dokumen tersebut, berikut juga jumlah dan estimasi lama waktu pengiriman dari suppier ke perusahaan. Penawaran akan berakhir saat kedua pihak sudah menyetujui harga dalam dokumen sebelumnya. Sebelum menentukan harga ini boleh dilakukan penawaran antar kedua pihak. Proses ini sangat penting dalam perusahaan untuk bisa melakukan penawaran barang yang sesuai dengan kualitas dan pendanaan yang dimiliki perusahaan. Begitu juga dengan supplier yang perlu memiliki patokan harga yang tidak akan merugikan mereka. Saat bernegosiasi, kedua pihak bisa saling mengoreksi dokumen RFI sebelumnya untuk benar-benar mendapatkan benang merah diantara kedua pihak. Saat proses tawar menawar berakhir, kedua pihak bisa melanjutkan tahapan penandatanganan MoU atau dokumen perjanjian kerjasama.
Tanggung jawab Purchasing bisa dikatakan sebagai evaluator vendor, negosiator kontrak, serta penyiapan laporan penanggung jawaban nantinya. Ketiga peran ini sangat membutuhkan banyak pengetahuan untuk menjalankannya. Berikut beberapa tugas yang dilakukan Tim Purchasing:
- Melakukan riset mengenai vendor potensial.
- Melakukan pembandingan vendor-vender dengan mengevaluasi penawaran dari supplier.
- Sebagai negosiator sebelum melakukan perjanjian kontrak kerja dengan semua pihak.
- Melacak serta memastikan semua pengiriman barang sesuai dengan waktu perkiraan.
- Meninjau pada kualitas produk yang telah dibeli, terutama barang baku produksi.
- Melakukan pengecekan serta memasukkan detail barang kedalam database perusahaan.
- Melakukan pemantauan tingkat stok serta pemeliharaan kualitas dari barang yang dibeli. Update status stok barang bisa dilakukan dengan mudah lewat aplikasi inventory dengan smart reporting.
- Koordinasikan dengan staff gudang guna memastikan semua barang tersimpan dengan aman.
- Membuat beberapa laporan akhir mengenai jumlah pembelian, pemakaian, dan kerusakan barang sebagai bagian data insentif perusahaan.
Tugas-tugas Purchasing tadi hanya sebagian kecil dari serangkaian kinerjaya. Banyak hal yang perlu dipersiapkan Purchasing untuk menjaga barang-barang kebutuhan perusahaan tersedia. Purchasing adalah penanggung jawab, jika nantinya produk mengalami kerusakan atau tidak datang sesuai jadwal. Menjadi Purchasing memang harus banyak ketelitian dan kepekaan dalam menentukan perencanaan
Purchasing memang mempunyai banyak pekerjaan dalam perusahaan, namun dibalik itu banyak persyaratan untuk dapat tergabung dalam Purchasing ini. Tidak hanya kemampuan penalaran, pengidentifikasian masalah, kritis, maupun pada negosiasi saja. Masih banyak kemampuan-kemampuan harus dimiliki dari staff Purchasing. Untuk Anda yang memiliki keterikatan dengan pekerjaan di tim Purchasing harus memperhatikan beberapa kemampuan ini guna menjadi bahan persiapan Anda menjadi bagian dari tim Purchasing. Untuk lulusan staff Purchasing umumnya berasal dari Administrasi Bisnis, Manajemen, serta beberapa bidang yang relevan.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..