Mari Mengenal Apa Itu Faktur Penjulan Hingga Contohnya!

Dalam transaksi komersial tentunya penjual harus membuat pencatatan transaksi berupa nota atau invoice. Jika perusahaan kamu bergerak dalam kegiatan komersial, salah satu bukti transaksi yang biasa diterbitkan adalah bon.

Beberapa orang mungkin masih bingung membedakan faktur penjualan dengan faktur pembelian, sehingga mereka sering salah menggunakannya.
 

Definisi Faktur Penjualan

Faktur penjualan, juga dikenal sebagai Sales Of Invoice, adalah bukti transaksi dalam bentuk faktur atau faktur yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli. Lampiran ini dibuat sebagai bukti transaksi bahwa barang atau jasa telah dibeli oleh pembeli, baik secara tunai maupun kredit.

Bill of sale berisi data penting dari nama barang, harga, tanggal transaksi, diskon dan harga akhir yang dibayar oleh pembeli dan, yang biasanya dikirimkan kepada pembeli bersamaan dengan pengiriman barang. Selain itu juga dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah apabila pembeli ingin mengajukan klaim atas produk yang dibeli.

Dengan berkembangnya teknologi, faktur penjualan tidak lagi berbentuk kertas. Saat ini, faktur digital tersedia dan dapat dikirim melalui email kapan saja dan di mana saja.
 

Fungsi Sales Invoice

Secara khusus definisi fungsional dari faktur penjualan atau bon penjualan adalah sebagai berikut:

1. Merupakan bukti tertulis dari pembelian dan penjualan yang terjadi.
2. Informasi tentang barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan. Informasi ini biasanya mencakup deskripsi produk tentang layanan, harga, dan kuantitas.
3. Digunakan untuk memberikan informasi pembayaran dan syarat pembayaran kepada pelanggan.
4. Dapat digunakan sebagai bukti bahwa barang atau jasa telah diserahkan kepada pelanggan.
5. Bagi pembeli atau pelanggan, dokumen ini dapat digunakan sebagai alat pengaduan yang sah jika barang yang diterima tidak sesuai dengan perjanjian semula.
6. Digunakan sebagai acuan yang sah jika barang atau jasa tersebut dijual kembali.
7. Faktur adalah bukti sah yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan Excel sederhana.
8. Bukti SPT yang sah.
9. Informasi nilai faktur ditunjukkan dan dibayarkan oleh pembeli secara tunai atau kredit.
10. Sebagai bukti penjualan, bahwa barang atau jasa telah dijual secara sah menurut pesanan pembeli.
11. Sebagai bukti pembelian, dapat menjadi bukti yang sah yang memungkinkan pembeli untuk menuntut atau menuntut ganti rugi apabila di kemudian hari barang atau jasa yang dibeli tersebut cacat atau rusak.
 

Jenis - Jenis Faktur Penjualan

Berdasarkan jenisnya, faktur penjualan dibagi menjadi 4 jenis, yaitu faktur standar, faktur proforma, faktur komersial, dan faktur berulang.

Empat jenis invoice dapat dipilih tergantung kebutuhan bisnis kamu, berikut penjelasan tambahannya:

1. Faktur Standar
Faktur Standar adalah jenis dokumen yang sering kamu temui karena mudah dibuat. Kamu dapat melakukannya di atas kertas (secara manual) atau dalam format digital.

Selain itu, fleksibilitasnya untuk berbagai jenis transaksi dan konsumen juga membuatnya banyak digunakan. Potongan informasi yang termasuk dalam jenis faktur penjualan ini mencakup item dasar, seperti tanggal transaksi, informasi penjual, nomor referensi, informasi pembeli, daftar produk atau layanan yang dibeli, harga, informasi tentang opsi metode pembayaran, dan banyak lagi.

2. Faktur Proforma
Faktur Proforma adalah jenis yang diterbitkan kepada penjual dan pembeli sebelum barang atau jasa dilepaskan ke pembeli sehingga dapat berfungsi sebagai dokumen yang mengingatkan pelanggan untuk membayar faktur.

Ini berbeda dari yang lain, di mana meskipun faktur biasanya dikeluarkan untuk menagih pembayaran untuk produk atau layanan yang diterima, biasanya diberikan sebelum produk atau layanan dikirimkan. Akibatnya, informasi yang tersedia sedikit berbeda, seperti sifat produk, layanan yang akan diberikan, sarana transportasi, dll.

Oleh karena itu, yang penting atau ditekankan dalam definisi faktur penjualan proforma adalah perkiraan awal pekerjaan yang akan dilakukan, bukan biaya faktur.

3. Faktur Komersial Internasional
Jenis ini digunakan khusus untuk transaksi di luar negeri. Faktur komersial juga berfungsi sebagai dokumen perdagangan luar negeri, serta informasi pajak atas nilai pabean.

Dokumen ini biasa digunakan untuk transaksi barang impor. Untuk memasuki negara barang impor, diperlukan dokumen khusus yang disetujui oleh bea cukai, yang juga akan menghitung pajak dan bea.

Dari format umum, informasi lebih lengkap tentang jumlah, volume atau berat yang akan dikirim, format pengemasan, deskripsi barang, unit dan nilai total, waktu pengiriman yang berlaku, asuransi, biaya tambahan, dll.

4. Faktur berulang
Tidak seperti jenis sebelumnya, jenis ini dibuat secara otomatis dan terjadwal. Tidak hanya itu, juga berdampak pada pengisian uang sesuai transaksi nasabah dalam jangka waktu tertentu.

5. Automated Invoices
Sesuai dengan namanya, invoice jenis ini bekerja secara otomatis. Oleh karena itu, penggunaannya membutuhkan peralatan komputer dan internet. Oleh karena itu, sangat ideal bagi perusahaan yang tidak ingin dipersulit dengan masalah pembayaran.

Jenis ini dapat secara otomatis menagih atau memberi tahu pelanggan kamu. Yang kamu butuhkan hanyalah entri data secara teratur setiap kali ada penjualan, terutama penjualan kredit.

Informasi ini sebenarnya mirip dengan format standar seperti Info Pembeli, Info Penjual, Info Produk atau Info Layanan.
 

Cara Pembuatan Faktur Penjualan 

Pembuatan faktur penjualan dapat dilakukan secara manual, menggunakan rumus Microsoft Excel atau software akuntansi online. Pada dasarnya, tidak ada aturan standar untuk faktur penjualan.

Setidaknya dalam satu faktur penjualan berisi kolom dengan informasi sebagai berikut:

1. Tanda pengenal perusahaan dengan nama, logo, alamat, dan nomor telepon perusahaan.
2. Identitas lengkap pembeli, seperti nama, alamat, dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
3. Kode invoice atau nomor transaksi, ini merupakan informasi yang sangat penting bagi penjual untuk membedakan dengan transaksi lainnya.
3. Tanggal perdagangan.
4. Rincian barang yang diperdagangkan. Biasanya ada kolom yang cukup besar untuk menuliskan deskripsi barang yang dijual, harga satuan, dan diskon jika berlaku.
5. Jumlah yang harus dibayar. Nominal ini sudah termasuk subtotal, PPN dan total hutang. Informasi PPN harus dicantumkan karena konsumen berhak mengetahui besarnya PPN atas pajak pertambahan nilai yang dikenakannya.
6. Nama dan tanda tangan kasir, serta tanda tangan konsumen. Dengan adanya tanda tangan ini berarti akta tersebut dibuat atas dasar kesepakatan antara kedua belah pihak. Dan baik penjual maupun pembeli mengetahui..
7. Penyusunan dokumen ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti agar transaksi-transaksi yang terjadi dapat dicatat secara lengkap dan benar, serta dicantumkan dalam laporan buku harian laporan keuangan.
 

Contoh Faktur Penjualan dan Komponen Penting di Dalamnya

1. Identitas Perusahaan
Lihat detail lengkap nama, logo, tagline, dan alamat perusahaan. Bisa juga sebagai media periklanan. Data perusahaan yang lengkap untuk identitas akan membuat faktur penjualan semakin jelas.

2. Nama Pelanggan
Tuliskan nama lengkap dan alamat pelanggan Anda. Ini adalah data fisik yang sangat penting bagi Anda dan pelanggan Anda.

Pastikan nama pelanggan Anda dieja dengan benar. Nama yang salah eja dapat membuat faktur penjualan terlihat tidak profesional. Nama pelanggan ini adalah contoh komponen faktur penjualan yang diperlukan.

3. Kode atau nomor transaksi
Ini sangat penting untuk membedakan satu transaksi dengan transaksi lainnya. Dengan kode atau nomor transaksi, faktur ini dan faktur lain tidak akan bingung dan bingung.

Oleh karena itu, penting untuk mencatat nomor transaksi. Nomor transaksi ini berguna baik bagi bisnis maupun pelanggan sebagai identitas transaksi yang telah dilakukan.

4. Tanggal Transaksi 
Seperti pada contoh faktur penjualan pada aplikasi Jurnal
Tanggal transaksi akan memberikan informasi tentang kapan transaksi ini terjadi. Anda juga diperbolehkan lembur jika diperlukan.

5. Rincian Transaksi
Dalam contoh daftar komponen faktur penjualan ini, Anda dapat menjelaskan segala sesuatu tentang barang yang Anda jual, seperti nomor dan nama barang, jumlah, satuan, harga satuan, diskon, dll., dan total harga.

Tentukan apakah ada persyaratan khusus pelanggan. Hal ini untuk memperjelas faktur penjualan dan transaksi antara kedua belah pihak.

6. Total Harga Yang Dibayar
Total harga yang harus dibayar di sini termasuk subtotal dari total harga setiap item, PPN atau pajak atas subtotal, dan total dari total harga yang dibayar oleh pelanggan.

Hal ini sangat penting untuk dicantumkan agar dapat memahami sepenuhnya biaya yang dikenakan oleh pelanggan. Dengan demikian, pelanggan akan merasa bahwa transaksi tetap transparan dengan angka nominal yang jelas dalam contoh komponen faktur penjualan ini sebagai harga yang harus dibayar.

7. Nama dan tanda tangan bendahara
Cantumkan nama lengkap dan tanda tangan bendahara. Hal ini memudahkan Anda jika terjadi kegagalan registrasi, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengetahui siapa yang melakukan transaksi.

Untuk contoh faktur penjualan yang dapat dibuat di aplikasi Penemu Log, lihat di bawah. Tentu saja, Anda dapat mencobanya sendiri jika Anda ingin lebih detail.

8. Nama dan tanda tangan penerima barang
Dengan menuliskan nama dan tanda tangan penerima barang, Anda dapat melihat kepada siapa barang telah dikirimkan. Hal ini juga dapat mengurangi risiko keluhan pelanggan.

9. Stempel Perusahaan
Sebagai dokumen resmi, stempel resmi perusahaan harus dicap pada faktur penjualan tunai/kredit. Cap ini berfungsi sebagai tanda keaslian atau keabsahan faktur yang diterbitkan. Selain itu, contoh pengisian faktur penjualan ini juga membantu mengurangi upaya perusakan dokumen.

10. Keterangan Lain Seperti Pada Contoh Faktur Penjualan Pada Umumnya
Keterangan lain yang dapat ditambahkan pada sebuah faktur adalah keterangan mengenai syarat dan ketentuan atas transaksi.

Seperti ‘barang yang sudah dibeli tidak dapat ditukar atau dikembalikan’ dan lain sebagainya. Dengan adanya keterangan lain yang tercantum di dalam contoh dokumen faktur penjualan, maka pelanggan akan jelas terhadap keterangan tersebut dan memudahkan perusahaan mengurangi komplain yang tidak sesuai.