Pentingnya Daftar Inventaris dan Cara Membuat Daftar Inventaris Perusahaan

Untuk menunjang aktivitas kerja karyawannya perusahaan biasanya menyediakan daftar inventaris perusahaan. Sarana dan prasarana yang disediakan oleh perusahaan memegang peranan penting dalam produktivitas karyawan. Meminjamkan peralatan dan inventaris kepada karyawan membuat hidup lebih mudah. Selain itu tentunya dilakukan pengecekan kualitas terhadap barang stok kantor yang dipinjamkan oleh perusahaan agar karyawan dapat menggunakannya dengan tepat.

Pada dasarnya, inventaris kantor dapat digambarkan sebagai daftar yang berisi semua barang milik kantor, institusi, pabrik, atau bisnis dan digunakan untuk melakukan tugas tertentu. Di sisi lain kegiatan yang berkaitan dengan penempatan semua peralatan secara tertib dan sistematis sesuai dengan peraturan. Inventaris umumnya adlah proses inventarisasi ini dilakukan untuk secara efektif meningkatkan proses pemantauan dan pengelolaan baik sarana maupun prasarana perusahaan.
Pengertian Inventaris Perusahaan

Adapun inventaris kantor biasanya berisi daftar lengkap barang-barang perusahaan, termasuk peralatan kantor, mesin fotokopi, komputer dll. Sebagai aturan, inventaris diperoleh dengan menggunakan inventaris kantor atau buku inventaris tempat semua catatan perusahaan itu sendiri disimpan. Biasanya berisi data seperti jumlah item, jenis item, lokasi, dan tahun pembelian.

Daftar Inventaris Perusahaan

Alasan lain perusahaan memberikan perlengkapan kantor kepada karyawannya adalah untuk membuat mereka merasa nyaman dalam bekerja. Oleh karena itu, karyawan perusahaan tidak perlu membawa peralatan dari rumah untuk menunjang aktivitas pekerjaannya. Biasanya ada beberapa daftar perlengkapan inventaris kantor yang ditawarkan perusahaan. Ada hal-hal seperti:

1. Printer
 
Printer adalah barang paling umum yang disediakan perusahaan untuk digunakan karyawan. Beberapa perusahaan mungkin tidak lagi menggunakan kertas dalam proses bisnis mereka. Biasanya inventaris kantor ini digunakan untuk menyusun berkas kontrak kerja, kegiatan surat menyurat dan kegiatan lainnya.

2. Laptop atau Komputer
 
PC atau komputer adalah barang inventaris kantor yang paling penting, karena hampir setiap karyawan membutuhkan perangkat ini untuk melakukan tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan. Tentunya perusahaan perlu menyewa komputer atau laptop agar karyawannya dapat melakukan pekerjaannya dengan cepat dan efektif.

3. Alat Tulis
 
Persediaan kantor termasuk pena, buku, spidol, pensil, dan banyak lagi. Alat tulis ini biasanya digunakan oleh karyawan untuk merekam kegiatan dan minat lainnya.

4. Kursi dan Meja
 
Tentunya agar karyawan dapat menjalankan tugasnya dengan nyaman, setiap kantor dilengkapi dengan inventaris berupa kursi dan meja yang digunakan untuk kenyamanan karyawan. Biasanya, jumlah inventaris kantor disesuaikan dengan jumlah karyawan sehingga dapat digunakan dengan sebaik-baiknya.

5. Handphone

Ponsel biasanya hanya diberikan kepada beberapa karyawan sesuai kebutuhan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa komunikasi dengan pihak eksternal atau pelanggan perusahaan berjalan lancar tanpa terjebak dalam masalah pribadi. Persediaan ini biasanya diberikan kepada karyawan yang memiliki tugas yang berhubungan dengan pelanggan atau orang lain. Tujuannya agar dapat menjalin komunikasi dengan baik.

6. Kendaraan

Bagi karyawan yang bekerja di tempat atau di luar perusahaan, seperti pekerjaan di tempat dan layanan pelanggan, tentu perusahaan memiliki kewajiban untuk meminjamkan kendaraan agar karyawan dapat menggunakannya dengan tepat.
 

Kenapa Inventaris Perusahaan Harus Dicatat?

Sebagai salah satu tugas terpenting perusahaan Anda, inventaris kantor Anda juga harus dicatat dan didokumentasikan. Inventaris pendaftar tidak hanya membantu menjaga data inventaris tetap jelas, tetapi juga membantu bisnis itu sendiri.

1. Membuat anggaran perusahaan lebih hemat

Fungsi pertama dari pengumpulan inventaris kantor adalah untuk membuat anggaran perusahaan lebih sehat dan lebih efisien. Mendaftarkan inventaris kantor dapat menghemat lebih banyak biaya operasional bisnis. Dengan terus memperbarui data inventaris secara teratur, bisnis juga dapat memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk mengganti aset dan inventaris. Situasinya berbeda jika Anda tidak menyimpan daftar inventaris, dan perusahaan Anda mungkin membeli aset yang tidak perlu.

2. Agar Transparansi Tercipta

Mampu membangun akuntabilitas dan transparansi perusahaan melalui inventaris kantor sangat penting. Artinya sebagai pemilik perusahaan, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengelola semua aset perusahaan dengan baik.

3. Mengamankan Aset
 
Membuat inventaris kantor juga merupakan upaya untuk melindungi aset perusahaan. Karena daftar ini berisi informasi tentang apa saja aset tersebut, apa saja persyaratannya, dan berapa banyak aset yang dimiliki perusahaan. Oleh karena itu, memiliki data inventaris yang lengkap setidaknya membantu bisnis terhindar dari kerugian aset.

4. Menghitung Kekayaan Perusahaan
 
Aset perusahaan biasanya terdiri dari real estat dan properti pribadi. Tentu saja, dengan adanya daftar inventaris akan memudahkan perusahaan untuk mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang kekayaan bersih perusahaan.

5. Membantu Pengambilan Keputusan

Inventaris kantor dapat membantu orang yang terlibat dalam pengambilan keputusan. Misalnya, perusahaan makanan tentu saja berurusan dengan pengiriman bahan baku dengan tanggal kedaluwarsa mereka sendiri. Memutuskan bahan mana yang akan diisi ulang juga bisa menjadi perjuangan jika perusahaan Anda tidak merinci produk atau inventaris produk Anda. Tentu saja, Anda selalu dapat mengetahui stok apa yang tersedia dengan mendapatkan daftar inventaris perusahaan. Hasilnya adalah layanan pelanggan yang lebih baik dan bahkan meningkatkan loyalitas pelanggan dalam membeli produk Anda.

Buat Daftar Inventaris Perusahaan

Pencatatan aktual inventaris kantor dapat dilakukan baik secara digital maupun manual. Metode manual biasanya menggunakan satu buku besar untuk mengumpulkan data persediaan. Perekaman digital biasanya membutuhkan bantuan Mr. Excel. Untuk mengumpulkan daftar inventaris:

1. Pembuatan Format Tabel
 
Langkah pertama adalah memformat tabel. Tujuannya adalah untuk memudahkan dalam memasukkan daftar aset terkait inventaris. Secara umum, mendaftarkan objek inventaris perusahaan bergantung pada aplikasi Microsoft Excel di perangkat komputasi Anda. Jika Anda merekam menggunakan buku, Anda harus menggunakan buku folio. Terkadang lebih mudah untuk membuat lebih banyak spreadsheet daripada hanya memiliki buku folio besar.

2. Mencatat Semua Informasi Tergantung Kebutuhan

 Ini juga harus mencakup semua informasi tentang daftar inventaris yang dibuat. Misalnya, Anda dapat menambahkan informasi seperti nama produk, harga produk, jumlah produk, kategori produk, dll, tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, jika bisnis Anda saat ini adalah toko kelontong, Anda juga harus memberikan informasi tentang jenis produk, kode produk, harga produk, waktu penerimaan, dll. yang sesuai. Setiap perusahaan memiliki informasi tentang daftar inventaris yang berbeda, jadi mengetahui cara membuat daftar inventaris sendiri sangat penting.

3. Sediakan Waktu Untuk Mendaftar Inventaris
 
Membuat daftar inventaris ini membutuhkan waktu, jadi Anda perlu merencanakan waktu ekstra. Anda dapat meminta staf atau melakukannya sendiri. Mintalah karyawan yang memenuhi syarat untuk tugas pengumpulan ini, terutama mereka yang teliti, jujur, dan cepat. Karena mempercayakan karyawan yang tidak jujur ??dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan yang membahayakan kelangsungan hidup perusahaan di masa depan.

Tahapan Proses Inventarisasi Secara Garis Besar

Untuk lebih memahami cara melakukan inventarisasi kantor, ada beberapa tahapan proses inventarisasi yang harus Anda ketahui.

 

1. Pengumpulan Data Aset

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengumpulkan terlebih dahulu semua aset atau data aset Anda untuk digunakan sebagai patokan saat menyusun inventaris perusahaan Anda. Kemudian Anda dapat mengelompokkan data berdasarkan kategori.

2. Menyusun Data Aset
 
Anda dapat mengedit daftar inventaris Anda hanya setelah semua data aset perusahaan telah dicatat. Prosesnya sendiri biasanya tergantung pada tingkat aset perusahaan.

3. Melakukan Rekonsiliasi Data
 
Tujuan rekonsiliasi data adalah untuk menegaskan kembali kesesuaian aset dan daftar inventaris. Selain itu juga meminimalisir terjadinya salah masuk harga produk yang dapat mempengaruhi total aset perusahaan.

Tips Dalam Membuat Daftar Inventaris Lengkap

Selain cara-cara di atas, Anda juga harus mengetahui tips lengkap membuat daftar inventaris kantor, seperti:

1. Harus Membuat Daftar 2 Rangkap
 
Pastikan untuk membuat dua salinan daftar inventaris perusahaan Anda. Hal ini untuk mencegah hilangnya file rekaman. Tidak hanya itu, Anda dapat menyimpan soft copy daftar inventaris ini ke USB Anda sebagai cadangan atau backup.

2. Selalu Memperbarui Daftar Barang Inventaris
 
Semua barang inventaris kantor biasanya berubah dalam jumlah atau kondisi berulang kali. Oleh karena itu, Anda dapat memperbarui daftar listing produk ini secara berkala untuk mendapatkan informasi terbaru.

3. Membuat Kategorisasi Data
 
Klasifikasi ini digunakan untuk mengelompokkan data persediaan untuk memudahkan bisnis. Dalam hal ini, perangkat dapat dikategorikan ke dalam, misalnya, peralatan dan perlengkapan kantor, elektronik, dokumen, perlengkapan ritel, dan sebagainya.

4. Bantuan Aplikasi Inventaris
 
Jika Anda kesulitan mengumpulkan data inventaris untuk kantor Anda, jangan khawatir. Aplikasi inventaris ini menawarkan penyimpanan berbasis cloud, sehingga ideal untuk mendukung kebutuhan usaha kecil. Ini menawarkan serangkaian fitur yang sangat lengkap yang menawarkan kenyamanan dan Anda bahkan tidak perlu membayar untuk aplikasi. Hasil pembuatan laporan inventaris kantor pun semakin akurat. Ini menawarkan beberapa fitur untuk mendukung inventaris perusahaan Anda, termasuk pendapatan, pelacakan pengeluaran, dan manajemen aset yang mudah.

Pentingnya Menggunakan Aplikasi Inventaris Untuk Perusahaan

Perangkat lunak aplikasi inventaris yang dapat diandalkan bisnis untuk mencatat, memantau, dan memelihara aset perusahaan, melindungi nilai aset tersebut, dan menghemat anggaran penyimpanan. Untuk mempelajari lebih lanjut, berikut adalah manfaat aplikasi inventaris untuk bisnis.

1.Sistem terintegrasi

Karena seluruh proses berbasis perangkat lunak, semua sistem yang relevan terintegrasi satu sama lain. Ini lebih menguntungkan jika data inventaris dikumpulkan secara manual di atas kertas. Kami membutuhkan lebih banyak staf untuk mengumpulkan semua data. Padahal, data biasanya hanya disimpan di satu tempat. Tidak seperti penyimpanan berbasis cloud, Anda dapat menyimpan semua data inventaris Anda dengan bebas dan lebih nyaman. Bahkan jika terjadi kesalahan inventaris, Anda dapat segera memperbaikinya dari smartphone atau terminal PC Anda.

2. Manajemen inventaris yang mudah

Mengandalkan aplikasi Inventarisasi Jurnal Mekari membuat pengelolaan tingkat inventaris menjadi mudah. Proses inventory juga sangat berguna untuk ketersediaan produk. Anda tidak perlu lagi khawatir menumpuk barang yang dapat merugikan perusahaan Anda.

3. Lebih efisien

Memilih aplikasi inventaris terbaik dapat menghemat waktu dan materi Anda. Ini menghilangkan kebutuhan personel untuk pengumpulan dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses data inventaris. Hanya karyawan yang memenuhi syarat yang dapat menjalankan aplikasi inventaris yang diperlukan. Caranya adalah dengan memasukkan semua data inventaris Anda dengan benar agar pengumpulan tidak memakan waktu lama.