Perusahaan sekarang dapat melakukan audit untuk mengevaluasi proses dan prosedur mereka. Jenis audit ini dapat mengidentifikasi area di mana perusahaan dapat meningkatkan operasinya dan membuat perubahan yang membuat proses lebih efisien atau produktif. Memahami cara melakukan audit ini dengan benar dapat membantu organisasi Anda meningkatkan operasinya dan mencapai tujuan bisnisnya. Artikel ini memberikan gambaran umum dan definisi audit operasional untuk proses bisnis yang lebih transparan dan optimal.
Audit operasional mengacu pada metode untuk memeriksa bagaimana sebuah organisasi menjalankan bisnis. Untuk itu diperlukan analisis terhadap proses, prosedur dan sistem yang digunakan oleh perusahaan. Jenis audit ini melampaui situasi keuangan organisasi untuk memeriksa praktik manajemennya. Audit operasi bertujuan untuk menemukan area yang memerlukan perbaikan untuk membuat operasi organisasi lebih efisien, produktif, dan efektif.
Proses audit operasional melibatkan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Meneentukan auditornya Perusahaan biasanya melakukan audit operasional secara internal. Anda mungkin memiliki auditor internal atau tim audit yang bertanggung jawab untuk mengelola audit internal atau operasional. Namun, beberapa perusahaan mungkin tidak memiliki tim audit internal atau auditor internal dengan pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan, sehingga mereka dapat mempekerjakan ahli dari luar untuk melaksanakan audit. 2. Rencanakan proses audit Auditor akan bertemu dengan manajemen yang relevan untuk membahas dan merencanakan metodologi audit. Selama diskusi ini, auditor dapat memperoleh wawasan tentang bisnis dan kemungkinan masalah. Anda kemudian dapat mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan proses dan mendorong mereka untuk fokus pada area tersebut selama audit. Melalui diskusi ini, penguji juga menentukan ruang lingkup dan jadwal ujian. Anda kemudian dapat mulai menetapkan tujuan dan strategi audit. Tujuan ini dapat bervariasi, tetapi harus ditujukan untuk mendukung kebutuhan organisasi dan tujuan keseluruhan. Memungkinkan Anda untuk fokus pada area spesifik perusahaan Anda dan proses terkait. Misalnya, perusahaan dapat melakukan tinjauan operasional terhadap praktik perekrutannya. Auditor dan manajer harus menetapkan tujuan berikut untuk mencapai proses. Peningkatan lapangan kerja selama periode waktu tertentu. Auditor kemudian menggunakan tujuan ini untuk menilai proses perusahaan saat ini dan menemukan area untuk perbaikan. 3. Lakukan audit Auditor saat ini memeriksa area bisnis sebagai bagian dari program audit mereka. Auditor harus mengevaluasi proses dan prosedur yang ada untuk menentukan apakah proses dan prosedur tersebut memenuhi tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dalam proses audit. Akan ada wawancara dengan manajer dan karyawan untuk membahas apakah proses tersebut memenuhi harapan. Auditor juga dapat mengamati karyawan saat mereka melakukan proses dan meninjau setiap langkah. Auditor harus memahami dan meninjau proses atau prosedur. Untuk itu mereka dapat mengembangkan tes untuk mengevaluasinya. Melalui pengujian ini, auditor dapat mengidentifikasi faktor-faktor spesifik yang memerlukan perbaikan dan menemukan serta bereksperimen dengan solusi yang dapat membantu mereka mencapai tujuan mereka. Proses yang ideal bekerja dengan lancar, memungkinkan perusahaan untuk menyelesaikan tugas dengan cara yang hemat biaya dan efisien waktu. 4. Laporkan temuan audit Auditor akan membuat laporan atas temuan dan menambahkan rekomendasi untuk perbaikan. Tergantung pada rekomendasi, auditor juga dapat mengembangkan rencana implementasi untuk membantu organisasi membuat perubahan yang diperlukan. Diskusikan rekomendasi ini dengan manajer terkait untuk memastikan bahwa tim manajemen memahami temuan dan solusi. Manajemen dapat mengikuti saran atau setuju untuk mendiskusikan mengapa beberapa perubahan tidak mungkin dilakukan. 5. Lakukan tindak lanjut Setelah audit selesai, auditor akan mengadakan pertemuan lanjutan dengan tim manajemen dan staf terkait. Tindak lanjut biasanya terjadi sekitar enam bulan setelah audit. Selama tindak lanjut, mereka akan membahas perubahan proses dan mengevaluasi hasilnya. Ukur hasil ini terhadap tujuan yang ditetapkan dalam ujian untuk menentukan apakah Anda memenuhi atau membuat kemajuan menuju tujuan tersebut.
Audit operasional memeriksa proses dan prosedur bisnis perusahaan. Jenis audit ini dapat tumpang tindih dengan jenis audit lainnya seperti: Contoh: 1. Audit departemen Departemen yang berbeda dalam suatu organisasi menggunakan proses dan prosedur yang berbeda mengenai tujuan atau tanggung jawab mereka. Audit dapat mengevaluasi proses dan menemukan cara untuk memperbaikinya. Anda juga dapat melihat sumber daya departemen yang tersedia dan seberapa efisien mereka digunakan dalam menjalankan proses. Misalnya, audit operasional dapat melihat departemen tertentu seperti Sumber Daya Manusia, Pemasaran, atau TI. 2. Audit investigasi Ketika sebuah perusahaan menemukan atau mencurigai adanya bug atau pelanggaran keamanan, audit investigasi dapat dilakukan untuk mengidentifikasi akar masalahnya. Sebagai bagian dari audit ini, proses yang dilakukan oleh karyawan atau departemen dapat dievaluasi. Auditor dapat memberikan saran untuk memperbaiki proses atau prosedur terkait untuk mencegah terulangnya masalah tersebut di masa mendatang. 3. Audit kepatuhan Jenis audit ini mengevaluasi perusahaan terhadap undang-undang eksternal dan kebijakan internal yang relevan. Auditor mengevaluasi proses dan prosedur saat ini untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar atau peraturan yang disyaratkan yang relevan dengan industri organisasi. Perusahaan mungkin juga memiliki kode etik yang dipatuhi semua karyawan, sehingga audit dapat memeriksa kepatuhan terhadap proses perekrutan dan pemecatan, misalnya. 4. Tindak lanjut audit Setelah audit operasional, perusahaan akan membuat perubahan yang diperlukan. Anda kemudian dapat mengatur waktu yang ditentukan untuk melakukan audit tindak lanjut untuk menilai efektivitas perubahan Anda.
Melakukan audit operasional dalam suatu organisasi dapat membawa banyak kelebihan, seperti berikut: 1. Audit mengidentifikasi peluang dan risiko Operasi bisnis dapat berjalan dengan lancar, tetapi audit dapat mengidentifikasi area untuk perbaikan. Perubahan ini dapat membuat proses lebih cepat, lebih murah, atau meningkatkan dengan cara lain yang mendukung profitabilitas dan tujuan bisnis. Audit juga dapat mengungkap risiko proses dan masalah yang sebelumnya tidak disadari oleh administrator. Auditor dapat membantu mengidentifikasi risiko ini dan memberikan cara untuk mengatasinya. Sekarang setelah karyawan memahami risiko yang terkait dengan bisnis mereka, mereka dapat mengidentifikasi dan menilai risiko masa depan dengan lebih baik. 2. Audit dapat meningkatkan efektivitas bisnis Audit operasional memerlukan tinjauan rinci dari proses dan prosedur yang terkait dengan operasi bisnis. Tujuan audit adalah untuk memastikan bahwa perusahaan telah menyelesaikan proses secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, perubahan yang dibuat melayani tujuan ini dan mengarah pada peningkatan operasi dan profitabilitas perusahaan. Auditor mungkin dapat mengidentifikasi area organisasi yang berkinerja efisien dan menggunakannya sebagai contoh untuk meningkatkan efisiensi tim lain. 3. Audit dapat menawarkan pandangan yang objektif atau baru Seorang auditor membantu manajer mendapatkan perspektif baru tentang bisnis mereka. Jika auditor tidak secara teratur terlibat dalam proses atau prosedur yang diidentifikasi, mereka dapat memberikan wawasan yang mungkin tidak terlihat oleh mereka yang terlibat secara teratur. Evaluasi proses didasarkan pada tujuan perusahaan dan oleh karena itu berfungsi sebagai metode evaluasi yang objektif. Bukan apakah auditor menyukai prosesnya, tetapi apakah itu memenuhi tujuan yang disyaratkan. 4. Audit dapat memberikan motivasi Selama audit, auditor dan manajemen menetapkan tujuan yang ingin mereka capai. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan memperbaiki proses dan prosedur tertentu. Para pemimpin dapat menggunakan tujuan ini untuk memotivasi karyawan mereka dengan menyediakan tolok ukur untuk pekerjaan mereka. Sasaran juga memberikan pedoman yang jelas kepada karyawan, membantu mereka memahami harapan pemberi kerja dan kondisi kerja yang baik.
Audit operasional dimaksudkan untuk meningkatkan proses dan prosedur internal, tetapi juga memiliki beberapa kelemahan. Namun, karena manfaat dari perbaikan yang dilakukan, kerugian ini mungkin tidak menjadi masalah dalam jangka panjang. Beberapa kekurangan tersebut adalah: 1. Audit mungkin memberikan perubahan Memperbaiki proses dan prosedur dalam perusahaan seringkali membutuhkan perubahan elemen di dalam perusahaan. Karyawan mungkin membutuhkan waktu untuk beradaptasi dan terbiasa dengan perubahan ini. Beberapa perubahan mungkin memerlukan pelatihan staf untuk menerapkan proses baru atau yang lebih baik. Oleh karena itu, organisasi yang membuat perubahan untuk tujuan audit harus mempertimbangkan untuk mengembangkan rencana manajemen perubahan untuk memfasilitasi transisi karyawan. 2. Audit datang dengan biaya moneter Seperti halnya audit lainnya, audit operasional menimbulkan biaya bagi organisasi. Ini biasanya dilakukan oleh auditor internal, tetapi perusahaan terkadang mempekerjakan auditor eksternal yang mengenakan biaya untuk layanan mereka. Audit juga dapat mengungkap perubahan spesifik yang diperlukan untuk meningkatkan proses atau prosedur tertentu dalam suatu organisasi. Melakukan perbaikan dan pelatihan karyawan dapat meningkatkan biaya bagi perusahaan Anda. 3. Audit dapat memengaruhi produktivitas Audit dapat berdampak pada produktivitas karyawan yang berpartisipasi. Jika auditor internal biasanya melakukan tugas lain dalam organisasi, melakukan audit membebaskan mereka dari tugas tersebut untuk jangka waktu tersebut. Demikian pula, karyawan departemen atau unit bisnis yang diaudit harus meluangkan waktu untuk bekerja dengan auditor dan mendiskusikan proses dan prosedur mereka. Tugas ini dapat memperlambat kemajuan proyek Anda dan menambah waktu untuk tugas harian Anda. Proses perbaikan yang disorot mungkin tertunda ketika organisasi menerapkan perubahan yang diperlukan. 4. Audit bisa memakan waktu Auditor membutuhkan waktu lama untuk memeriksa operasi perusahaan. Setiap langkah proses yang akan diperiksa harus diperiksa, dan semakin kompleks prosesnya, semakin lama waktu yang dibutuhkan. Menerapkan solusi dan peningkatan juga dapat memakan waktu. Perusahaan mungkin perlu melakukan pengujian untuk memastikan bahwa modifikasi atau perbaikan apa pun akan membuat proses lebih efektif. Mewajibkan pelatihan staf untuk mempelajari cara menerapkan proses yang diubah juga dapat menyita waktu dari tanggung jawab normal mereka.
Audit operasional bekerja sama dengan audit internal di mana auditor internal melakukan proses. Keduanya melihat proses internal, tetapi masih ada beberapa perbedaan di antara keduanya. Perusahaan biasanya dapat melakukan audit internal ketika masalah dengan proses atau prosedur muncul. Audit internal memeriksa kesalahan dan penyebabnya. Perusahaan kemudian dapat fokus pada perbaikan proses sehingga kesalahan tidak pernah terjadi lagi. Audit Internal mengukur keberhasilan dengan memeriksa apakah proses selesai tanpa kesalahan. Audit berbeda karena mereka mencari potensi perbaikan dalam operasi perusahaan. Mereka juga cenderung fokus pada faktor-faktor yang berhubungan dengan proses seperti: Efektivitas dan Efisiensinya. Audit operasional tidak mengaudit masalah, tetapi melihat area organisasi yang dapat mengambil manfaat dari perbaikan proses. Audit operasional mengevaluasi proses dengan menilai apakah mereka menyelesaikan tugas tanpa kesalahan dan memenuhi standar perusahaan untuk efisiensi biaya, waktu, dan sumber daya.
Audit adalah proses yang memakan waktu yang bisa sangat melelahkan, tetapi akan sangat berharga jika Anda berencana untuk meningkatkan organisasi atau operasi bisnis Anda. Selain pemeriksaan pajak, pemeriksaan yang tidak kalah pentingnya adalah pemeriksaan keuangan perusahaan. Dengan melakukan audit keuangan, seorang wirausahawan dapat melihat proses bisnis mana yang berisiko pemborosan dan apakah perusahaan tersebut melakukan penipuan. Namun, seperti proses audit lainnya, proses audit keuangan bisa jadi sulit. Hal ini terutama berlaku bagi pemilik bisnis yang melakukan pembukuan manual. Mengapa kamu takut? Hal ini dikarenakan data keuangan dari proses akuntansi manual memiliki resiko human error yang sangat tinggi dan dapat memberikan informasi keuangan yang tidak valid.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..