Nota Debit Adalah: Pengertian, Fungsi, Komponen dan Contohnya

Dalam dunia bisnis, nota kesepahaman merupakan salah satu dokumen yang sangat penting, terutama bagi pemilik bisnis. Selain itu, Nota Kesepahaman juga berfungsi sebagai bukti transaksi yang berkaitan dengan penjualan atau pembelian tunai oleh Perseroan. Semua dokumen ini membantu memberikan bukti transaksi yang sah. Ada banyak jenis tagihan, tetapi salah satu bisnis tagihan terpenting yang perlu diperhatikan adalah saran transfer kredit.

Seperti yang Anda ketahui, fungsi utama memo dalam bisnis adalah untuk mencatat kegiatan jual beli. Demikian pula, nota debet berfungsi sebagai tanda terima transaksi jika terjadi kesalahan dalam penjualan. Antara lain masalah perbedaan jumlah barang atau pengembalian barang oleh pembeli. Menyimpan data secara terintegrasi itu penting, karena notifikasi ini berguna dalam transaksi jual beli perusahaan. Kelola penyimpanan dokumen perusahaan Anda dengan mudah dengan perangkat lunak manajemen dokumen.

Apa itu Nota Debit?

Pada dasarnya pengertian debet langsung adalah semacam dokumen atau memo yang berfungsi sebagai bukti deleveraging trade dalam proses jual beli. Debit langsung biasanya digunakan oleh pelanggan untuk ketidaksesuaian atau kerusakan barang. Dengan kata lain, pengertian nota debet adalah surat yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual sebagai keringanan hutang atau pernyataan hutang.

Sebagai aturan, ini terjadi segera setelah barang dikembalikan oleh pembeli yang bersangkutan. Lembar atau kertas nota debit adalah dua rangkap dan nota asli akan segera diberikan kepada penjual dengan pengembalian barang yang telah jatuh tempo pembayarannya. Sementara itu, salinan lain akan disimpan oleh pembeli sebagai bukti.

Perbedaan Nota Debit dan Nota Kredit

Jika nota debet merupakan bukti dokumenter suatu transaksi penjualan, apa bedanya dengan nota kredit?Kedua jenis wesel ini tentu tidak sama, memiliki fungsi masing-masing. Perbedaan nota debet dan kredit terletak pada sistem penggunaannya. Sebagaimana dijelaskan di atas, pengertian nota debet adalah bukti dokumenter yang dikirimkan oleh pembeli sebagai pernyataan pengampunan utang pemilik usaha.

Pemberitahuan ini akan diberikan dengan item yang dikembalikan untuk perbedaan. Kebalikannya adalah memo kredit. Ini adalah tanda terima yang dikirim oleh pemilik bisnis untuk mengkonfirmasi penerimaan barang dari pembeli. Catatan menunjukkan pengurangan nilai klaim karena kerusakan barang terkait.
 

Fungsi Nota Debit

Memo harus berisi catatan transaksi tertentu. Notebook banyak digunakan saat ini baik di toko grosir maupun eceran. Nota debet sendiri sudah menjadi bukti transaksi yang umum digunakan. Jika barang tidak sesuai nantinya, Anda dapat mengirimkan kembali barang tersebut ke operator toko dengan membawa catatan. Selama proses pengembalian, operator toko nantinya akan memberikan Anda voucher lain dengan jenis voucher lain.

Pemberitahuan ini membantu pemilik toko meninjau transaksi yang tercatat. Dalam dunia administrasi, nota debit dan kredit melakukan fungsi yang kurang lebih sama. Namun, ada dua perbedaan kecil yang perlu dipahami. Nota debet (penarikan langsung) biasanya dikeluarkan oleh pembeli yang sebelumnya telah bekerja sama dengan pemilik bisnis untuk membeli barang. Di bawah ini adalah beberapa fitur dari nota debit:

1. Pengurangan piutang penjual

Meminta keringanan utang dari penjual untuk barang yang dikirim. Karena pengurangan ini, tagihan Anda akan lebih kecil dari jumlah yang telah disepakati sebelumnya. Pengurangan biasanya terjadi ketika barang yang dibeli pembeli dalam bentuk piutang kemudian dikembalikan oleh penjual. Oleh karena itu, penagihan langsung ke penjual berkurang.

2. Melakukan koreksi harga produk

Kemampuan untuk meminta koreksi harga untuk produk tertentu. Koreksi harga ini dapat dilakukan jika barang tersebut tidak lagi dijual atau jika ada masalah lain yang disepakati bersama. Oleh karena itu, kita perlu merevisi harga barang yang kita jual agar lebih transparan. Dengan cara ini baik penjual maupun pembeli diuntungkan. Karena mereka bisa mendapatkan harga yang sesuai dengan produk yang seharusnya (dengan kesepakatan bersama).

3. Melakukan koreksi jumlah barang

Ini adalah fungsi untuk meminta koreksi jumlah kontrak. Misalnya, barang yang Anda terima rusak. Notifikasi ini digunakan untuk ditampilkan selama penagihan untuk menghindari masalah baru. Setidaknya jika produk hilang, pembeli bisa meminta bukti cacat berupa debit langsung. Sehingga semua transaksi menjadi transparan. Karena menurut nota debet ada indikasi kuat berapa barang yang akan sampai di pembeli.

4.Untuk bukti stock opname

Ini juga berfungsi sebagai bukti inventaris. Izinkan penjual mengetahui produk mana yang bermasalah.

Komponen dalam Nota Debit

Sebelum kita mempelajari cara membuat debit langsung dan cara membuat pola, Anda harus mengetahui komponen dokumen ini. Sebagai aturan, pembuatan debet langsung disesuaikan secara khusus perusahaan. Namun, komponen nota debet secara umum dikategorikan sebagai berikut:

- Nama PKP pelanggan/pembeli.

- Nama PKP pemilik usaha/penjual.

- Nomor nota kredit.

- Keterangan terkait jumlah produk yang didebit.

- Keterangan jenis produk yang didebit.

- Keterangan harga produk per item.

- Keterangan total harga produk yang didebit.

- Tanggal pembuatan nota debit.

- Nama serta tanda tangan pelanggan/pembeli.

Cara Membuat Nota Debit

Melakukannya sendiri sangat mudah. Jika membuat secara manual, cukup isi bagian catatan yang tersedia seperti yang dijelaskan dalam artikel ini juga. Secara opsional, Anda dapat menambahkan tanda tangan sebagai bukti tambahan bahwa catatan tersebut valid untuk kedua belah pihak dalam transaksi.

Namun jika Anda ingin lebih jelas dan terstruktur, Anda dapat menggunakan Microsoft Excel. Ini juga sangat berguna untuk membuat catatan di Microsoft Excel. Terapkan teknik pencatatan dengan mudah dan cepat menggunakan Microsoft Excel. Bagi Anda yang belum tahu seperti apa contoh nota debet, saya lampirkan contohnya di sini. Jika Anda ingin lebih jelas dan terstruktur, Anda dapat menggunakan bantuan Microsoft Excel atau bantuan perangkat lunak ERP keuangan.
 

Contoh Nota Debet

1. Contoh nota debet untuk perusahaan:

PT ABC membeli produk dari PT XYZ seharga $2 juta. Setibanya di PT ABC, ternyata barang tersebut rusak. PT ABC ingin mengembalikan barang ke PT XYZ. Dalam hal ini, PT ABC harus menerbitkan semua nota debet yang berisi jumlah pembelian asli dan semua informasi yang relevan termasuk PPN. Setelah PT XYZ menerima nota debet, pertama-tama PT XYZ dapat meninjau dan menyetujui aplikasi dan kemudian menerbitkan nota kredit sebagai bukti pelunasan dengan PT ABC. Dalam hal ini, Pembeli harus menerbitkan nota debet kepada Pemasok sebagai kredit atau permintaan pertukaran uang atau barang.

2. Contoh Nota Debet Yang Diterbitkan Supplier

Dalam beberapa kasus tertentu, ada kalanya nota debit dikeluarkan dari pemasok ke pembeli, berikut ini adalah contohnya.

- Pemasok PT DEF menjual dan mengirimkan produk barangnya seharga 500 ribu rupiah ke PT GHI

- Perusahaan PT DEF menagih ke perusahaan PT GHI seharga 400 ribu rupiah karena adanya kesalahan ketik

- Dalam hal ini, PT DEF pun menyadari kesalahannya dan mengeluarkan nota debit pada PT GHI senilai 100 ribu rupiah untuk bisa melengkapi sisa kekurangannya dan membuat penyesuaian yang dibutuhkan di dalam piutang mereka.

Kesimpulan

Dari keterangan tersebut dapat kita simpulkan bahwa nota debet merupakan bukti suatu transaksi atau pembukuan keuangan yang material dan sah baik bagi penjual maupun pembeli. Tanpa catatan ini, sangat sulit untuk mendapatkan rincian harga dan bukti pembayaran yang valid. Selain itu, catatan memiliki banyak fitur lain yang sangat penting dalam proses penjualan.