Procurement adalah kegiatan yang sangat umum di setiap perusahaan atau bisnis. Bisnis yang membutuhkan produk atau jasa dalam jumlah yang sangat besar biasanya melakukan atau mengatur proses pengadaan. Saat ini, sebagai bagian dari pengembangan teknologi kami, kami mempromosikan pengenalan sistem pengadaan elektronik yang bertujuan untuk merampingkan proses pengadaan. Nah, kali ini saya akan membahas tentang pengertian pengadaan yang sebenarnya dan hubungannya dengan e-procurement. Seperti yang Anda ketahui, selalu ada dua orang utama dalam setiap operasi bisnis: pembeli dan penjual. Faktanya, meskipun proses ini terlihat sangat sederhana, dalam praktiknya sangat rumit. Oleh karena itu, lahirlah sistem pengadaan secara elektronik yang dapat mempermudah proses pengadaan.
Pada dasarnya, procurement adalah suatu bentuk kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk membeli bahan baku, berbagai alat usaha, mesin produksi atau berbagai bahan bangunan, peralatan perbaikan dan jasa yang dibutuhkan perusahaan saat ini. Jadi mengapa perusahaan harus memiliki proses pengadaan? Pengadaan membantu perusahaan untuk pengadaan barang yang memenuhi kebutuhan dan kebutuhan mereka dalam jumlah, lokasi, kualitas, waktu dan biaya serendah mungkin. Ini adalah proses yang bertujuan untuk Selain itu, tujuan lainnya adalah membantu perusahaan menekan biaya semaksimal mungkin sehingga perusahaan dapat memperoleh keuntungan yang besar. Oleh karena itu, proses pengadaan merupakan salah satu cara yang tepat untuk mewujudkan manfaat tersebut.
Biasanya, proses Procurement mencakup berbagai proses yang perlu dilakukan. Prosesnya tentu terlihat lebih mudah daripada yang sebenarnya. Berikut adalah beberapa proses Procurement. 1. Melakukan Identifikasi Keperluan Perusahaan Memasukkan kebutuhan perusahaan Anda dalam proses Procurement adalah langkah pertama yang perlu Anda ambil. Dalam hal ini, administrator harus tahu persis apa yang diperlukan. Karena ini sangat penting dan penting. Membeli nanti ketika Anda tidak benar-benar membutuhkannya atau melakukan pembelian yang salah hanya akan membuang-buang semua sumber daya perusahaan Anda dan menimbulkan kerugian yang tak terhindarkan. 2. Otorisasi Pembelian Dalam hal ini, manajemen perusahaan harus dapat mengeluarkan rilis penjualan selama proses procurement. Hal ini sangat penting untuk dapat menghindari berbagai konflik internal yang sangat mungkin terjadi. Oleh karena itu, perusahaan hanya akan melakukan pembelian jika disetujui oleh pihak tertentu yang ditunjuk langsung oleh manajemen. Karena dia dapat menyetujui pembelian barang, tentu juga disetujui oleh manajemen perusahaan. 3. Bentuk Persetujuan Harus Berupa Dokumen Tertulis Dalam hal ini biasanya terdapat approval control yang merupakan tanda persetujuan bahwa proses pengadaan dapat dilakukan di dalam perusahaan. Hal ini tentu penting, namun kembali lagi pada SOP masing-masing perusahaan. 4. Pembukaan Tender Kepada Supplier dan Vendor Tender adalah sistem lelang di mana vendor dan pemasok mengajukan harga, kualitas, dan fitur terbaik untuk bersaing satu sama lain untuk mengatur proyek perusahaan. Perusahaan penawaran memilih penyedia yang menawarkan kualitas terbaik dengan harga terendah. Pembukaan tender ini akan dibuka dan didistribusikan untuk menarik perhatian para pemasok dan vendor terbaik. 5. Identifikasi dan Analisa Supplier dan Vendor Setelah Anda memiliki daftar supplier dan vendor, langkah selanjutnya adalah menganalisis setiap pemasok sehingga Anda dapat melihat sejarah dan pengalaman mereka dalam hal profesionalisme, ketepatan waktu, dan lain lain. 6. Penerimaan Quotation atau Penawaran Barang dan Jasa Tentu saja, setelah menganalisis daftar vendor dan supplier, beberapa vendor dan supplier dikeluarkan karena tidak mematuhi standar yang disyaratkan oleh perusahaan. Proses selanjutnya adalah mengirim RFQ ke vendor dan supplier yang ada. Ini dapat digunakan sebagai indikator penting bagi perusahaan pembeli karena nantinya dapat digunakan untuk menentukan apakah penawaran yang diterima dari perusahaan menguntungkan. 7. Proses Negosiasi Term of Payment, Harga, Kualitas, Waktu, dll. Ketika sebuah perusahaan menerima tawaran, ia tahu vendor atau pemasok mana yang mungkin memenangkan proyek. Nantinya, masing-masing calon penjual dan perusahaan melakukan negosiasi untuk keuntungan maksimal bagi perusahaan. 8. Pemilihan Supplier atau Vendor Berdasarkan kebutuhan dan kebutuhan perusahaan, supplier dan vendor yang dapat memberikan penawaran terbaik dipilih sebagai pemenang tender pengadaan yang disponsori perusahaan. 9. Pembuatan Purchase Order (PO) Setelah suatu perusahaan memilih supplier, maka perusahaan tersebut melalui proses pengadaan dan mengirimkan pesanan pembelian atau purchase order kepada supplier sebagai tanda pembelian. Sebagai aturan, dokumen ini ditandatangani oleh administrator. 10. Penerimaan Delivery Order (DO) atau Work Order (WO) Setelah supplier menerima pesanan, pemasok akan mengirimkan pesanan pengiriman atau perintah kerja tergantung pada jenis pembelian. Dokumen ini kemudian dikirim ke perusahaan pembelian untuk ditinjau dan ditandatangani oleh pihak berwenang tertentu. 11. Penerimaan dan Pengecekan Kualitas Barang & Jasa Setelah perusahaan dan supplier menyepakati dokumen PO dan DO serta harga nominal, barang dikirim dan perusahaan pembeli menerima barang dari pemasok. Nantinya, pembeli perlu memastikan kualitas barang atau jasa dari segi kualitas dan kuantitas. 12. Dokumentasi Invoice Perusahaan pembelian kemudian menerima faktur. Faktur tersebut digunakan sebagai bukti pembelian bagi perusahaan. Perusahaan harus mematuhi pajak penjualan dan berbagai pajak lainnya yang dibayarkan berdasarkan kontrak atau kontrak awal. 13. Pengecekan Invoice, Delivery atau Work Order, dan Purchase Order Perusahaan harus dapat dengan cermat memeriksa nota pengiriman, pesanan pembelian dan faktur untuk menghindari kesalahan pembayaran nominal. 14. Pembayaran ke Supplier atau Vendor Setelah melakukan pemeriksaan, perusahaan harus membayar nilai nominal yang disepakati sesuai dengan penawaran yang diajukan oleh penjual atau supplier. Secara umum, ada empat prioritas utama yang harus diperhatikan oleh penyedia atau supplier barang saat melaksanakan proyek pengadaan: keuntungan, waktu, risiko, dan biaya. Namun, perusahaan pengadaan berusaha untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga terendah, tercepat, risiko paling kecil, dan dengan jumlah manfaat atau fitur efektif terbesar. Di sisi lain, supplier yang berpartisipasi dalam proses pengadaan memiliki kesempatan untuk menjual barang atau jasa mereka dengan harga lebih tinggi dalam jumlah yang lebih kecil dan lebih kecil, meminimalkan modal proyek dan dengan demikian memaksimalkan keuntungan. Negosiasi dalam proses pengadaan ini dengan demikian akan menjadi proses yang pasti akan terjadi. Oleh karena itu, proses pengadaan merupakan proses yang kompleks, melibatkan banyak pihak dan tidak mudah untuk dilaksanakan. Anda membutuhkan analisis pasar yang baik dan proses penawaran yang transparan dan terpercaya. Kompleksitas pengadaan membuat proses pengadaan manual secara bertahap ditinggalkan dan banyak perusahaan beralih menggunakan sistem pengadaan elektronik.
1. Manajemen PO, RFQ dan PR Kelola ratusan hingga puluhan ribu pesanan pembelian (PO) dengan lebih mudah dan lancarkan proses pembelian untuk bisnis Anda. 2. Kalkulasi otomatis biaya pembelian Dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi dan sistem pembelian, Anda dapat menghitung harga produk, pajak, pengiriman, asuransi, dan konversi mata uang dalam satu sistem. 3. Manajemen Blanket Order Anda dapat dengan mudah memesan produk untuk periode tertentu dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier Anda. 4. Portal online untuk supplier Pemasok dapat membagikan katalog produk dan penawaran harga. Ini memudahkan Anda untuk memilih penyedia terbaik untuk Anda. 5. Rating vendor/supplier Nilai kinerja dari pemasok Anda berdasarkan kualitas pada produk, layanan, waktu pengiriman, hingga harga. 6. Manajemen persetujuan pembelian Menyetujui atau menolak permintaan pembelian dari beberapa lokasi perusahaan, departemen, atau karyawan dengan satu klik. Sederhanakan proses persetujuan untuk karyawan di berbagai departemen di perusahaan Anda 7. Tender pembelian Cukup pilih penawaran terbaik dan kirimkan pesanan Anda. Bandingkan dan analisa kualitas barang dari masing-masing supplier. Menemukan pemasok yang menawarkan kualitas terbaik dan harga terendah seperti mencari jarum di tumpukan jerami. Untungnya, sistem procurement dari IDMETAFORA memudahkan perusahaan untuk membandingkan puluhan vendor sekaligus untuk mendapatkan penawaran terbaik. 8. Otomatisasi pesanan Lakukan pemesanan barang secara otomatis berdasarkan tingkat stok, jumlah minimum per lokasi, penjualan, atau parameter yang lainnya.
1. Meminimalisir tindak kecurangan Proses pengadaan sering kali terganggu oleh perbuatan tercela oleh oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab, seperti: Biaya Tambahan Berwarna. Kurangi pemborosan dengan kontrol penuh atas semua pembelian. Proses pengadaan secara manual mengundang berbagai praktik kecurangan yang melanggar prinsip dan peraturan, seperti: Korupsi. Penggunaan perangkat lunak pengadaan dimaksudkan untuk meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam proses pengadaan, meningkatkan tingkat efisiensi, serta mendukung proses pemantauan dan audit terkait akurasi dan ketersediaan data. Sistem ini tidak hanya menggantikan pengadaan tradisional, tetapi juga memastikan hasil yang andal bahkan di lingkungan yang kompleks. Pengawasan dan pengendalian internal diperlukan saat membeli barang. 2. Integrasi dengan sistem lain Sebagian besar sistem pengadaan memiliki KPI untuk mengukur kinerja pengadaan, seperti: Pemrosesan Pesanan, Akurasi Faktur, dan Waktu Pengiriman Pesanan. Karena merampingkan seluruh sistem pengadaan Anda memerlukan integrasi dengan sistem lain. Contoh integrasi adalah manajemen persediaan untuk mengambil kendali penuh atas proses pembelian dan menghindari pengadaan barang yang boros. Sistem akuntansi kemudian membantu secara otomatis memperkirakan berbagai biaya dan keuntungan dari penjualan dan menampilkan anggaran pengadaan bagi pengguna untuk menganalisis data lebih lanjut. Ini juga menggunakan perangkat lunak CRM untuk membantu departemen penjualan menyesuaikan pembelian inventaris untuk memenuhi permintaan pelanggan untuk mencegah inventaris produk. 3. Membantu untuk mengelola anggaran dan menghemat pengeluaran Sistem procurement secara proaktif menjalankan operasi yang lebih baik dengan memahami biaya dan menyetujuinya sebelum terjadi. Untuk mengurangi biaya pengadaan, penting untuk mengumpulkan, menganalisis, dan memanfaatkan data. Tanpa data yang akurat, potensi penghematan biaya perusahaan sangat berkurang. Anda memerlukan data untuk mengelola pemasok Anda, melacak tingkat inventaris, lebih memahami bahan baku, produk, dan layanan Anda, serta membuat keputusan yang efektif dan terinformasi.
Demikianlah penjelasan tentang procurement. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan adalah suatu bentuk kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk membeli bahan baku, berbagai alat usaha, mesin produksi atau berbagai bahan bangunan, peralatan perbaikan dan jasa yang saat ini dibutuhkan oleh perusahaan dapat dilampirkan. Dalam proses ini, perusahaan memilih pemasok yang dapat menawarkan barang dan jasa dengan harga terendah, tetapi dengan kualitas dan peralatan tertinggi. Dengan cara ini, perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan. Namun, proses procurement manual sangat rumit dan memakan waktu sehingga ditinggalkan. Oleh karena itu, telah berkembang menjadi proses e-procurement yang dinilai lebih efisien dan dapat memberikan manfaat lebih bagi kedua belah pihak. Namun dalam hal ini, masing-masing pihak, baik sponsor pengadaan maupun pemasok, harus melakukan pengelolaan keuangan yang tepat agar kedua belah pihak dapat memiliki sistem arus kas yang baik dan memadai jika terjadi pengadaan yang berhasil.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..