Cost management plan atau manajemen perencanaan biaya merupakan menjadi bagian terpenting dalam kelangsungan bisnis. Tanpa adanya perencanaan biaya bisnis, proses bisnis tidak bisa berjalan dengan lancar. Dengan adanya perencanaan business cost pula, sebuah perusahaan bisa mengerjakan project management sesuai dengan deadline maupun tenggat waktu yang telah ditentukan. Selain itu, suatu perencanaan biaya yang tepat juga akan membantu perusahaan untuk memprediksi kondisi financial kedepannya, menganalisis keuntungan (CBA), tingkat pengembalian (rate of return) dan ROI, serta memperkirakan tantangan yang akan bisnis hadapi.
Sebelum membahas mengenai Project Cost Management, kita harus mengerti terlebih dahulu pengertian dari cost itu sendiri. Cost atau Biaya merupakan seluruh sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan yang spesifik maupun untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dan lain sebagainya. Sedangkan untuk Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah sebuah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek bisa diselesaikan sesuai dengan budget yang sudah disepakati. Mengutip dari Planview Blog, cost management plan atau project cost management adalah sebuah proses mengestimasi, budgeting, alokasi, serta mengontrol seluruh biaya selama sebuah proyek berlangsung. Adapun tujuan dari proses tersebut adalah untuk memastikan sebuah proyek selesai serta pengeluaran tetap berada dalam budget yang sudah ditentukan. Proses ini sendiri merupakan salah satu bagian yang penting dan tidak boleh dilewatkan pada fase planning dari suatu proyek. Hal ini dikarenakan cost management plan bisa menjadi safety net yang memastikan bahwa biaya suatu proyek tetap akan terjaga dalam batasan sebuah budget. Melansir dari EcoSys, supaya sebuah proyek bisa dikategorikan sukses, terdapat beberapa hal penting yang perlu untuk dipenuhi, antara lain yaitu. -bisa memenuhi kebutuhan serta ruang lingkup dari sebuah proyek -kualitas eksekusi proyek yang mempunyai standar tinggi -bisa diselesaikan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan -bisa diselesaikan sesuai dengan budget yang sudah ditentukan Maka dari itulah, cost management plan merupakan menjadi salah satu pilar penting dalam project management dan relevan dalam berbagai bidang, baik itu retail, IT, sampai dengan manufaktur dan konstruksi. Cost management plan membantu dalam membuat dasar keuangan yang bisa digunakan project manager sebagai benchmark biaya proyek dan menyesuaikannya apabila dibutuhkan.
Seperti penjelasan di atas, manajemen perencanaan biaya ini merupakan salah satu hal yang paling penting di dalam sebuah bisnis, bahkan sebelum proyek mulai dijalankan. Contoh sederhananya yaitu pada saat Anda ingin membangun sebuah bisnis toko kue. Tentu saja hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memikirkan budgeting serta membuat sebuah perencanaan pembiayaan. Pada saat mengetahui jumlah yang harus Anda keluarkan, maka langkah berikutnya yaitu membagi budget tersebut untuk setiap keperluan. Contoh misalnya, biaya sewa bangunan, modal untuk membuat kue dan membeli peralatan, desain toko kue, anggaran untuk melakukan kampanye pemasaran maupun marketing campaign serta strategi promosi, biaya untuk merekrut karyawan, dan lain sebagainya. Tanpa adanya sebuah perencanaan budget yang jelas, maka Anda pun juga akan merasa kesulitan untuk menentukan semua keperluan tersebut. Bukan hanya itu saja. Anda pun juga akan merasa kesulitan untuk mengetahui apakah strategi bisnis berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. Hal tersebut sama halnya pada saat Anda menjalankan sebuah perusahaan. Justru terdapat berbagai masalah yang lebih kompleks pada saat sebuah proyek sedang berlangsung. Hal-hal seperti perubahan lingkungan bisnis, ancaman pendatang baru, peningkatan biaya sewa serta pajak, tingkat customer turnover, kenaikan harga bahan baku, dan lain sebagainya bisa menyebabkan terjadinya perubahan anggaran secara tak terduga. Di sinilah cost management plan akan sangat membantu sebuah perusahaan. Karena pada dasarnya, fungsi dari sebuah perencanaan pembiayaan sendiri antara lain : -Mengontrol terjadinya sebuah perubahan yang tidak terkendali dalam proyek -Melacak permasalahan dalam tiap business process dengan menggunakan analisis bisnis, setelah itu merespons secara cepat untuk mengatasinya -Menjaga ekspektasi revenue bisnis serta rasio profitabilitas, meningkatkan ROI, dan memanajemen risiko kerugian -Memprediksi jalannya proyek di masa depan dengan berdasarkan data business analytics sebelumnya, sehingga bisa melakukan prediksi yang cenderung lebih akurat.
Agar manajemen biaya dalam project management berjalan secara efektif, seorang project manager harus bisa memastikan bahwa ia mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhkan. Hal tersebut agar ia dapat membuat sebuah perencanaan maupun cost management plan yang matang untuk proyek yang akan dikerjakannya. Lalu, informasi apa saja yang dibutuhkan? Mengutip dari Wrike, di bawah ini merupakan beberapa elemen dari cost management plan yang biasa digunakan. 1. Alat ukur Menjelaskan alat ukur yang digunakan untuk menghitung dimensi, kuantitas, kapasitas, jumlah, dan lain sebagainya. Adanya variasi dalam ukuran bisa mengakibatkan suatu kenaikan yang signifikan dalam biaya produksi serta bahan baku, terutama apabila proyek dilakukan di negara yang berbeda. Sebagai contohnya yaitu, jika sebuah proyek dilakukan di Amerika Serikat, alat ukur yang digunakan adalah inci, sedangkan di Indonesia anda akan menggunakan meter. Sehingga, dengan adanya kejelasan seputar alat ukur yang digunakan bisa mencegah terjadinya kesalahpahaman pada saat proyek sedang berlangsung. 2. Tingkat presisi Menjelaskan kedekatan antar nilai yang diukur, seperti jumlah desimal yang digunakan dalam jumlah biaya. Apabila nilai-nilai tidak diketahui, maka bisa menyebabkan suatu penyimpangan yang signifikan dalam estimasi biaya. Dengan adanya tingkat presisi yang telah ditentukan dari awal supaya setiap pihak yang terlibat mengentahui tingkat presisi apa yang akan digunakan dalam proyek. 3. Ambang kontrol Menentukan ambang minimal serta maksimal dari variasi biaya yang standar. Tergantung dari besar atau kecilnya sebuah proyek dan budget yang di-approve, ambang kontrol sangat penting untuk melakukan forecasting untuk beberapa hal di dalam budget. Sebagai contoh, apabila harga bahan baku ternyata lebih mahal Rp 5 juta dari estimasi, anda dapat mempertimbangkan mencari supplier baru untuk proyek anda. 4. Aturan ukuran performa Aturan ukuran performa adalah sebuah metode untuk mengukur tingkat penyelesaian proyek yang sedang dikerjakan. Sehingga, ada baiknya untuk menentukan teknik yang akan digunakan di awal proyek. Sebagai contohnya, anda dapat menggunakan teknik earned value management atau persentase untuk menentukan progres dari sebuah proyek. 5. Format pelaporan Menentukan protokol pelaporan progres, format, serta seberapa sering pelaporan dilakukan dalam seluruh tahap proyek yang dikerjakan. Pelaporan sendiri akan sangat berguna untuk melacak adanya penyimpangan dari rencana asli sebuah proyek.
Ada 4 proses dari Project Cost Management, yaitu sebagai berikut: 1. Plan Cost Management Merupakan sebuah proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, serta dokumentasi perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek. Manfaat utama dari proses tersebut yaitu untuk membuat adanya penjagaan atau pemantauan dan pengarahan mengenai bagaimana biaya proyek akan dikelola sepanjang proyek dilaksanakan. 2. Estimate Cost Merupakan sebuah perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi kegiatan proyek. Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat selama proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek. Tujuan utama dari estimate cost adalah untuk menghasilkan sebuah cost baseline untuk memastikan performa proyek serta kebutuhan proyek. 3. Determine Budget Merupakan sebuah proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu maupun paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline. Anggaran tersebut akan memberikan sebuah gambaran umum mengenai biaya secara periodik maupun biaya total proyek. Perkiraan biaya menentukan biaya untuk setiap aktivitas kerja. 4. Control Cost Merupakan sebuah Proses pengendalian biaya termasuk dalam monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan sebuah informasi pada stakeholders bahwa perubahan bisa mengakibatkan perubahan biaya pula.
Untuk membuat sebuah rencana manajemen biaya proyek, Anda perlu mengikuti empat langkah sederhana seperti di bawah ini: 1. Bagi pekerjaan menjadi tugas : Bangun struktur rincian pekerjaan dengan folder serta subfolder, yang bisa Anda uraikan lebih lanjut menjadi tugas dan sub tugas. Alat yang berguna seperti Wrike Resource akan membantu Anda dalam memilih orang yang tepat untuk setiap tugas. 2. Perkirakan biaya Anda : Membuat perkiraan biaya untuk proyek Anda. Sertakan juga biaya langsung dan tidak langsung Anda, potong pengeluaran yang tidak perlu, serta anggaran untuk acara yang tidak terduga. Pastikan juga bahwa Anda menggunakan perangkat lunak yang fleksibel karena perkiraan Anda bisa berubah. 3. Buat anggaran Anda : Setelah estimasi biaya selesai, Anda bisa lebih detail dengan anggaran Anda yang sebenarnya. Gunakan tonggak dalam bagan grant yang berfungsi untuk memisahkan anggaran Anda ke dalam tahapan untuk pengelolaan biaya yang lebih mudah. Memantau kinerja : Rencana pengendalian biaya sangat penting dalam melacak suatu kinerja. Sesuaikan kemajuan tim dengan pengeluaran Anda hingga saat ini serta pastikan juga Anda sesuai dengan jadwal.
Setelah dijelaskan mengenai apa itu Cost Management Plan maka dapat disimpulkan bahwa Cost Management Plan adalah sebuah proses mengestimasi, budgeting, alokasi, serta mengontrol seluruh biaya selama sebuah proyek berlangsung. Adapun tujuan dari proses tersebut adalah untuk memastikan sebuah proyek selesai serta pengeluaran tetap berada dalam budget yang sudah ditentukan. Proses ini sendiri merupakan salah satu bagian yang penting dan tidak boleh dilewatkan pada fase planning dari suatu proyek. Hal ini dikarenakan cost management plan bisa menjadi safety net yang memastikan bahwa biaya suatu proyek tetap akan terjaga dalam batasan sebuah budget.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..