Mengenal Apa Itu Procurement! Aktivitas Penting Di Dunia Bisnis!

Procurement merupakan sebuah kegiatan yang sangat umum terjadi didalam suatu bisnis maupun perusahaan. Pihak perusahaan yang sedang memerlukan produk barang maupun jasa dalam jumlah yang sangat banyak umumnya akan membuat atau menyelenggarakan proses pengadaan. Seiring dengan berkembangnya teknologi, sehingga saat ini diterapkan juga sistem e-procurement, yang mana dibuat untuk lebih mengefisiensi proses procurement. Nah, pada kesempatan kali ini, kita akan membahas mengenai pengertian yang sebenarnya dari procurement serta hubungannya dengan e-procurement.

Seperti yang sudah kita ketahui bersama, bahwa di dalam kegiatan bisnis akan selalu melibatkan dua tokoh utama, yaitu pembeli dan penjual. sebenarnya, proses tersebut terlihat cukup sederhana, akan tetapi pada kenyataannya praktek di dalamnya sangatlah kompleks. Sehingga, lahirlah sistem e-procurement yang dapat membantu memudahkan proses procurement.
 

Apa itu Procurement?

Procurement adalah sebuah pengadaan maupun tindak dalam memperoleh barang atau jasa yang pada umumnya untuk tujuan bisnis. Procurement umum sekali dikaitkan dengan bisnis karena sebuah perusahaan memerlukan layanan maupun barang dalam skala yang besar untuk mendukung operasional bisnisnya. Procurement juga mengacu pada tindakan akhir pembelian serta seluruh proses pengadaan mulai dari tahap perencanaan sampai dengan pengambilan keputusan.

Procurement juga bisa diartikan sebagai proses pengadaan serta pembelian barang atau jasa dari sumber eksternal, seperti vendor atau pemasok pihak ketiga. Proses procurement dilakukan oleh seorang manajer bidang pengadaan yang akan menganalisis perlunya pengadaan barang dan jasa akibat karena kurangnya sumber daya serta kemampuan internal sebuah perusahaan.
 
Dikutip dari Beroe Inc, procurement merupakan suatu bagian dari input maupun masukan ke sebuah perusahaan dengan penggunaan barang atau jasa yang diperoleh dalam pembuatan produk akhir mereka. Sebagai sebuah proses, procurement mengacu kepada identifikasi serta penerapan langkah-langkah tertentu oleh bisnis untuk memastikan bahwa suatu perusahaan bisa memperoleh barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan serta mencapai tujuan mereka.
 
Secara umum, proses procurement penting karena mempunyai dampak secara langsung pada seberapa banyak suatu perusahaan bisa melakukan penghematan biaya. Tidak hanya itu, sebuah perusahaan yang melakukan procurement secara teratur akan bisa menilai serta memastikan tujuan mereka dalam bisnis secara terarah. Tujuan utama dari procurement yaitu efisiensi bisnis demi meraih tujuan serta keuntungan yang maksimal.
 

Proses Procurement

Pada umumnya, proses procurement akan mencakup pada berbagai proses yang memang harus dilakukan. Prosesnya tentu saja akan terlihat lebih sederhana jika dibandingkan dengan  prakteknya. Di bawah ini merupakan beberapa proses procurement

1. Melakukan Identifikasi Keperluan Perusahaan

Melakukan indentasi pada keperluan maupun kebutuhan sebuah perusahaan pada proses procurement merupakan tahapan awal yang harus dilakukan. Dalam hal ini, manajemen sebuah perusahaan harus sudah mengetahui dengan pasti apa saja yang mereka perlukan, karena hal tersebut sangatlah krusial dan penting.

Karena, apabila nantinya ada pembelian yang tidak terlalu dibutuhkan atau bahkan ada kesalahan pembelian, maka hanya akan membuang-buang seluruh sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga akan menyebabkan suatu kerugian yang tidak terelakkan.

2. Otorisasi Pembelian

Dalam hal ini, pihak manajemen sebuah perusahaan harus bisa memberikan otorisasi penjualan dalam proses penyelenggaraan procurement. Hal tersebut sangat penting untuk dapat menghindari berbagai konflik internal yang sangat rawan terjadi.

Sehingga, pihak perusahaan hanya akan melakukan pembelian apabila sudah disetujui oleh pihak tertentu yang telah ditunjuk secara langsung oleh manajemen. Karena pihak tersebutlah yang dapat memberikan persetujuan untuk membeli barang yang tentu saja sudah dipersetujui juga oleh pihak manajemen perusahaan.

3. Bentuk Persetujuan Harus Berupa Dokumen Tertulis

Dalam hal ini, umumnya dibuatlah Approval Management, yang isinya berupa suatu tanda persetujuan bahwa proses procurement pada perusahaan sudah dapat dilakukan. Akan tetapi, meskipun hal tersebut memang penting, akan dikembalikan lagi pada SOP terhadap masing-masing perusahaan.

4. Pembukaan Tender Kepada Supplier dan Vendor

Tender merupakan suatu sistem lelang untuk para vendor serta supplier dalam mengajukan harga, kualitas, dan juga fitur yang terbaik, yang mana mereka akan saling berlomba untuk dapat memperoleh proyek yang diselenggarakan oleh pihak perusahaan. Untuk pihak perusahaan tender, mereka akan lebih memilih vendor yang mengajukan harga paling murah dengan kualitas paling baik. Pembukaan tender tersebut akan dibuka dan juga akan disebarluaskan supaya dapat menarik perhatian para supplier dan juga vendor terbaik.

5. Identifikasi dan Analisa Supplier dan Vendor

Setelah Anda mendapatkan suatu daftar supplier dan vendor, maka selanjutnya Anda harus bisa menganalisa setiap supplier untuk dapat memastikan histori maupun pengalaman mereka, baik itu dari segi profesionalitas, ketepatan waktu, dan lain sebagainya.

6. Penerimaan Quotation atau Penawaran Barang dan Jasa

Setelah Anda menganalisa daftar vendor serta supplier, maka tentu saja akan ada beberapa vendor serta supplier yang akan tereliminasi karena ketidaksesuaian kriteria yang diperlukan oleh sebuah perusahaan. Kemudian, proses selanjutnya yakni melakukan sebuah permintaan penawaran kepada para vendor dan juga supplier yang lolos. Hal tersebut dapat dijadikan indikator yang penting untuk pihak perusahaan pembeli, karena dari hal tersebut dapat dilihat apakah sebuah penawaran yang akan diperoleh perusahaan nantinya akan memberikan keuntungan atau tidak.

7. Proses Negosiasi Term of Payment, Harga, Kualitas, Waktu, dll.

Pada saat sebuah perusahaan menerima penawaran, maka perusahaan akan mendapatkan gambaran mengenai vendor maupun supplier mana yang berpotensi memenangkan proyek. Yang nantinya, untuk setiap calon vendor serta perusahaan akan melakukan negosiasi supaya pihak perusahaan bisa mendapatkan suatu keuntungan yang maksimal.

8. Pemilihan Supplier atau Vendor

Berdasarkan keperluan dan juga kebutuhan sebuah perusahaan, maka pihak supplier dan vendor yang mampu memberikan penawaran terbaik akan terpilih sebagai pemenang dari tender procurement yang diselenggarakan oleh perusahaan.

9. Pembuatan Purchase Order (PO)

Jika sebuah perusahaan sudah memilih supplier, maka perusahaan akan melakukan proses procurement akan membuat PO atau purchase order kepada pihak supplier sebagai sebuah tanda jadi pembelian. Umumnya dokumen tersebut ditandatangani oleh individu dari pihak manajemen.

10. Penerimaan Delivery Order (DO) atau Work Order (WO)

Pada saat supplier telah menerima PO, maka supplier akan mengirimkan delivery order atau working order, tergantung dengan jenis pembeliannya. Setelah itu, dokumen tersebut akan dikirimkan kepada pihak perusahaan pembeli supaya dapat dikonfirmasi ulang serta ditandatangani oleh pihak yang mempunyai wewenang tertentu.

11. Penerimaan dan Pengecekan Kualitas Barang & Jasa

Setelah pihak perusahaan serta supplier menyetujui dokumen PO dan DO beserta dengan nominal harganya, maka selanjutnya barang akan dikirim dan perusahaan pembeli akan menerima barang dari supplier. Yang nantinya, pihak pembeli harus melakukan pengecekan kualitas barang maupun jasa sesuai dengan kualitas dan juga kuantitasnya.

12. Dokumentasi Invoice

Setelah itu, pihak perusahaan pembeli akan menerima invoice. Dokumen invoice tersebut nantinya juga akan dijadikan sebagai bukti pembelian perusahaan. Pihak perusahaan harus memperhatikan pajak pembelian serta juga berbagai pajak lain yang harus dibayarkan sesuai dengan perjanjian maupun kesepakatan awal.

13. Pengecekan Invoice, Delivery atau Work Order, dan Purchase Order

Pihak perusahaan harus bisa melakukan pengecekan secara teliti terkait dengan delivery order, purchase order, dan juga invoice untuk menghindari suatu kesalahan nominal pembayaran.

14. Pembayaran ke Supplier atau Vendor

Setelah pengecekan sudah dilakukan, maka perusahaan harus membayar sesuai nominal yang sudah disetujui di dalam quotation yang dikirimkan oleh pihak vendor maupun supplier. Umumnya, fokus pertimbangan dalam melakukan proyek procurement ada empat hal, yaitu manfaat, waktu, risiko serta biaya.Ke empat hal tersebut harus diperhatikan oleh pihak penyedia barang maupun supplier.
 

Komponen Procurement

 
Mengutip dari Baroe, terdapat tiga komponen penting di dalam procurement, yakni people, process, dan paperwork/records. Di bawah ini merupakan penjelasan lebih lanjut mengenai ketiga komponen procurement tersebut.

1. People

People merupakan jumlah orang yang terlibat di dalam proses procurement perusahaan. Jumlahnya dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya, tergantung skala manufaktur serta pemesanan. Apabila semakin besar skalanya, tentu saja akan semakin banyak orang yang dibutuhkan.

2. Process

Proses procurement merupakan salah satu komponen penting. Tanpa proses yang direncanakan dengan baik dari awal sampai dengan akhir, procurement tidak dapat dilaksanakan secara efisien. Sebuah perusahaan yang proses procurement-nya tidak efisien atau konsisten maka akan mengalami banyak masalah. Dan pada akhirnya, kebutuhan perusahaan tidak akan bisa dipenuhi dengan maksimal dan kerugian bisa saja terjadi.

3. Paperwork/records

Komponen procurement tersebut berarti dokumentasi. Tentu saja, ini tidak kalah penting dari dua komponen lainnya. Anda dapat melakukan pencatatan secara digital maupun tradisional. Yang penting, seluruh data tersimpan dengan baik dan dapat diakses oleh pembeli serta juga penjual.
 

Skill untuk Bekerja di Bidang Procurement

1. Manajemen risiko

Meskipun procurement merupakan sebuah proses yang melibatkan analisis serta  forecasting yang mendalam, risiko akan tetap ada. Oleh karena itu, profesional pada bidang procurement harus bisa mengatasi risiko yang mungkin saja terjadi dengan baik. Anda harus mempelajari mengenai manajemen risiko dan segala aspek yang terkait untuk menghadapi segala kemungkinan.

2. Menjaga hubungan baik dengan supplier

Procurement merupakan sebuah proses yang sangat erat kaitannya dengan supplier. Sehingga, jika tertarik untuk bekerja di bidang tersebut, anda harus menjadi orang yang supel. Berhubungan dengan pihak eksternal merupakan akan  menjadi keseharian anda dan merupakan kunci utama kesuksesan yang harus dikuasai.

3. Cepat beradaptasi dengan teknologi

Tool-tool digital akan semakin banyak digunakan untuk menciptakan sebuah proses procurement yang lebih efektif dan juga efisien. Sehingga, anda pun harus lebih cepat beradaptasi dengan teknologi-teknologi yang baru tersebut. Beberapa teknologi yang perlu dikuasai yaitu risk management software, contract lifecycle management platform, spend analytics, report generator, serta masih banyak lagi.

4. Pemahaman finansial yang mumpuni

Proses procurement juga meliputi sebuah perencanaan pembelian yang seefisien mungkin. Sehingga, anda juga perlu mengasah sebuah pengetahuan finansial yang baik supaya hal tersebut dapat tercapai. Karena itu, tidak jarang pekerja di bidang procurement mempunyai gelar di bidang akuntansi dan sejenisnya.