Mengenal Project Management Office (PMO): Apa Itu, Tugas, Tanggung Jawab, dan Skills

Pengertian Project Management Office 

Project Management Office atau PMO diperlukan agar proyek dapat berjalan dengan sukses di perusahaan atau perusahaan, PMO membantu perusahaan mengatur dan mengoptimalkan sumber daya untuk menyelesaikan proyek yang sedang berjalan. istilah PMO ini sering terdengar ketika berbicara tentang manajemen proyek. PMO sendiri merupakan singkatan dari Project Management Office, PMO adalah tim atau departemen dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk kontrol terpusat dari semua proyek yang dikembangkan.

Jika menyangkut tugas dan tanggung jawab tertentu, jawabannya tergantung pada kebijakan organisasi itu sendiri. jadi tidak dapat disangkal bahwa PMO adalah masalah besar di bidang manajemen proyek, dalam artikel ini memberikan gambaran umum tentang PMO. Apa itu Project Management Office Menurut Wrike, Project management office adalah tim atau departemen internal atau eksternal yang menciptakan dan memelihara standar manajemen proyek dalam suatu organisasi.

1. Directive
Departemen PMO melacak kemajuan setiap proyek yang dijalankan dan memastikan bahwa proyek tersebut dilaksanakan sebaik mungkin. PMO juga memastikan bahwa perusahaan menyelesaikan setiap proyek tepat waktu dan sesuai anggaran yang ditetapkan. Ada tiga jenis PMO, yang mengelola proyek perusahaan pada tingkat yang berbeda.

2. Supportive
Jenis PMO ini memiliki kendali penuh atas proyek-proyek perusahaan karena secara langsung mengelola keberlanjutan. Tingkat manajemen PMO proyek perusahaan sangat tinggi. Kooperatif, PMO jenis ini bertindak sebagai "konsultan" untuk proyek-proyek yang dilakukan oleh perusahaan dengan memberikan pelatihan tentang cara mengakses informasi, PMO jenis ini memiliki tingkat pengendalian yang rendah.

3. Controlling
Jenis PMO ini memberikan dukungan sambil memastikan bahwa setiap karyawan menggunakan alat, standar, dan proses kerja proyek yang disediakan. Jenis PMO ini memiliki tingkat manajemen proyek perusahaan yang tergolong sedang, biasanya pada suatu departemen project management office masih ada beberapa jabatan yaitu sebagai berikut:

- Direktur
- Project manager
- Acara manager
- Project scheduler
- Project planner
- Project controller
- Staf administrasi

Tugas tanggung Jawab Project Management Office

PMO akan menjaga keberlangsungan menurut semua proyek yang dijalankan perusahaan dan memastikan proyek-proyek itu mengikuti taktik perusahaan. Perusahaan pula memakai PMO buat memastikan mereka bisa merampungkan proyek dan pekerjaannya sempurna waktu. Sehingga, hal tadi bisa meningkatkan kecepatan proses bisnisnya. Menurut Indeed, terdapat tugas lain yg diemban menjadi bagian menurut PMO, antara lain:

- Menciptakan baku dan proses pengerjaan setiap proyek
- Menjaga transparansi menurut setiap proyek buat membantu perusahaan menciptakan keputusan yg efektif
- Mendesain proposal proyek
- Membantu project manager & anggota timnya menggunakan donasi administratif dan operasional
- Membantu melancarkan genre kabar & komunikasi pada pengerjaan proyek
- Melacak progres setiap proyek buat memastikan perusahaan menyelesaikannya sinkron menggunakan
  budget, asal daya, dan jadwal yg sudah dipengaruhi
- Menentukan dan memprioritaskan proyek yg akan dikerjakan dari corporate strategy dan tujuan perusahaan
- Menaruh cara dan template buat pengerjaan proyek dari proyek-proyek sebelumnya yg sukses
- Memfasilitasi tim proyek buat mengefektifkan proses kerjanya dan menaruh mentoring dan coaching seputar
  pengerjaan proyek
- Mengatur dokumentasi menurut pengerjaan proyek

Keterampilan yang dibutuhkan Project Management Office PMO

Jika Anda tertarik untuk bekerja di tim Project Management Office, Anda memerlukan keterampilan tertentu untuk menjadi sukses, berdasarkan beberapa keterampilan yang diperlukan tercantum di bawah ini yaitu sebagai berikut:

1.  Perhatian terhadap detail
Saat mengevaluasi proyek, staf PMO harus memperhatikan detail untuk memastikan bahwa proyek saat ini dan yang sudah selesai selaras dengan misi perusahaan.

2. Komunikasi
PMO berkomunikasi dengan banyak departemen saat mengerjakan sebuah proyek. PMO harus mampu berkomunikasi baik secara tertulis maupun lisan. Tidak hanya itu, kita juga harus menggunakan

3. Pendengaran aktif
Untuk memahami kebutuhan orang lain, manajemen proyek, untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya, orang-orang di departemen PMO harus dapat memprioritaskan dan mengelola berbagai proyek yang sedang dikerjakan perusahaan.

4. Pandangan yang bagus
Saat mengerjakan sebuah proyek, PMO dapat mengidentifikasi tujuan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan untuk menyelaraskan proyek dengan misi perusahaan.

5. Organisasi
Keterampilan organisasi diperlukan karena PMO harus melacak kemajuan setiap proyek, dengan fitur ini Anda dapat mengatur data dan informasi penting Anda agar tidak berantakan saat Anda membutuhkannya.

6. Penyelesaian masalah
Ketika jadwal kerja berada di belakang jadwal atau anggaran terlalu tinggi, PMO dapat menggunakan keterampilan pemecahan masalah mereka untuk menemukan cara kreatif untuk menjaga organisasi tetap pada

7. Jalurnya dengan proyek. 
PMO mungkin perlu mengambil risiko dan mencoba ide-ide baru untuk membuat proyek berhasil, tetapi Anda juga memerlukan rencana cadangan jika ide baru Anda tidak berhasil.

8. Tetap tenang di bawah tekanan
PMO mengelola banyak tugas sekaligus dan dapat menghadapi tantangan saat mengerjakan proyek. Oleh karena itu, PMO harus mampu merespon dengan tenang dan tepat untuk mengatasi tantangan tersebut.
 

Jenis Project Management Office 

Organisasi memiliki berbagai jenis Project Management Office, setiap jenis juga memiliki tingkat kontrol dan pengaruh yang berbeda atas proyek dalam suatu organisasi, yaitu sebagai berikut:

1. Dukungan (bantuan)
Mendukung PMO memainkan peran penasihat dalam proyek saat ini, menyediakan akses ke template, praktik, pelatihan, informasi, dan pelajaran terbaik yang didapat dari proyek lain. Jenis PMO ini juga berfungsi sebagai toko proyek. Secara umum, PMO jenis ini memberikan tingkat kontrol yang cukup rendah.

2. Kontrol
Jenis PMO ini mendukung tim tetapi membutuhkan kepatuhan tim dalam banyak hal, jenis PMO ini cenderung memberikan tingkat kontrol yang moderat. Kesesuaian sebagaimana dimaksud di sini dapat berupa:

- Implementasi kerangka kerja atau metodologi manajemen proyek
- Penggunaan templat, formulir, dan alat tertentu
- Kepatuhan dengan kerangka kerja tata kelola proyek

3. Kebijakan
Arahan PMO mengontrol proyek dengan mengelolanya secara langsung, manajer proyek kemudian ditugaskan untuk melapor langsung ke PMO, tingkat kontrol yang diberikan oleh PMO jenis ini sangat tinggi. PMO adalah hubungan alami antara portofolio, program, proyek, dan sistem pengukuran organisasi (Balanced Scorecard). Maka tidak heran jika 8 dari 10 perusahaan di seluruh dunia telah mengadopsi peran yang satu ini agar bisnis mereka tetap berjalan lancar.

Solusi manajemen proyek dan informasi manajemen proyek menarik lainnya, Jika secara khusus menyatakan tugas dan tanggung jawab, jawabannya tergantung pada kebijakan organisasi itu sendiri. Menurut studi PMI yang dirujuk di atas, 8 dari 10 perusahaan di seluruh dunia mengisi peran ini. Meskipun demikian, peran ini merupakan bagian integral dari keberhasilan dan kesehatan organisasi dan proyek-proyeknya. Untuk pembahasan lebih lanjut, berikut ulasan yang telah dirangkum.

Manfaat Project Management Office 

Sejalan dengan peran tersebut, penerapan PMO diharapkan dapat membawa banyak manfaat, yaitu sebagai berikut:

- Meningkatkan jumlah proyek yang dapat memenuhi tujuannya dalam hal waktu, biaya, dan ruang lingkup
  pekerjaan.
- Investasi dalam proyek semakin selaras dengan strategi perusahaan.
- Mengelola sumber daya perusahaan seperti sumber daya manusia, teknik, dan keuangan secara lebih efisien.
- Tingkat risiko yang lebih rendah dan insiden yang lebih kecil.
- Mengurangi upaya proyek dan birokrasi. Tingkatkan kemampuan organisasi Anda untuk merencanakan hasil
  proyek di masa depan.
- Manfaat penerapan PMO di berbagai organisasi bisnis telah dipelajari oleh beberapa lembaga penelitian.
- Temuan kami menunjukkan bahwa aplikasi PMO umumnya memiliki dampak positif pada kinerja proyek, salah
  satu studi implementasi PMO 2010 yang dilaporkan oleh Project Management Institute (PMI) menemukan     
  bahwa yaitu tingkat kegagalan proyek menurun sebesar 31%, hingga 30% proyek berada di bawah anggaran.
  Sebanyak 21% proyek mengalami peningkatan produktivitas hasilnya, 19% proyek selesai lebih cepat dari
  target, rata-rata efisiensi per proyek adalah US$567.000 atau sekitar Rp7,65 miliar (US$1 = Rp13.500).
  Untuk perusahaan konstruksi, manajemen operasi terutama bertanggung jawab atas manajemen PMO yang
  melibatkan tim manajemen operasi. Portofolio proyek dikelompokkan berdasarkan disiplin, geografi, atau nilai
  kontrak. Namun, manajemen operasional ini bukan PMO. Perbedaan yang paling jelas adalah bahwa PMO
  mengelola berbagai program dan proyek strategis organisasi, sedangkan manajemen operasional mengelola
  berbagai proyek operasional perusahaan konstruksi.

Kegagalan Proyek Tinggi dan Faktornya

Dalam praktiknya, proyek seringkali gagal mencapai tujuan perusahaan atau organisasi (kegagalan proyek). Banyak penelitian telah dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat kegagalan dan penyebabnya. Satu studi terhadap 2500 peserta pelatihan manajemen proyek yang dilakukan oleh Standish Group International pada tahun 2009 menemukan bahwa lebih dari 50% proyek gagal, dengan sebagian besar kegagalan adalah telah terbukti disebabkan faktor utama yaitu:

- Organisasi dan praktik manajemen proyek yang buruk.
- Tujuan proyek tidak didefinisikan dengan jelas.
- Rencana proyek yang tidak efektif. Kekurangan staf proyek.

Jenis Struktur Project Management Office

Ada berbagai jenis struktur PMO dalam suatu organisasi, masing-masing dengan tingkat pengawasan dan tanggung jawab yang berbeda untuk proyek yaitu sebagai berikut:

1. Mendukung
Support PMO bertindak sebagai penyedia kemampuan konsultasi untuk proyek tersebut, seperti menyediakan template, praktik terbaik, pelatihan, akses ke informasi, dan pengalaman dari proyek lain. Jenis Project management office ini bertindak sebagai penyimpan informasi dengan pengawasan proyek yang lemah.

2. Kontrol
PMO yang dikelola memberikan dukungan dan kepatuhan dalam beberapa cara, kepatuhan termasuk mengadopsi metodologi dan kerangka kerja manajemen proyek, menggunakan templat, format, dan alat khusus, atau mengikuti tata kelola, tipe ini memiliki tingkat pengendalian sedang.

3. Kebijakan
PMO manajemen adalah jenis PMO tertinggi dalam hal tata kelola proyek, tipe ini memungkinkan pengelolaan proyek secara langsung. Kebijakan PMO juga memungkinkan penunjukan manajer proyek yang mampu melaksanakan proyek. Perdana menteri yang akan datang juga harus melaporkan kebijakan PMO pada proyek tersebut. Ini memungkinkan praktik yang konsisten di seluruh proyek.

Ketiga jenis PMO tersebut di atas sebenarnya dirancang untuk mendukung kinerja manajer proyek pada proyek-proyek yang dilakukan dalam suatu organisasi. Perusahaan tidak harus mengoperasikan ketiga jenis secara bersamaan dalam PMO mereka, perusahaan biasanya memulai dengan menerapkan PMO yang mendukung terlebih dahulu.

Kemudian jika proyek tersebut berhasil, perusahaan dapat mengubah kendali PMO tersebut menjadi sesuatu yang mengendalikan dan mengarahkan. Perhatikan bahwa pemilihan jenis PMO berasal dari budaya SDM itu sendiri, bukan dipengaruhi oleh PMO internal itu sendiri.