Penjelasan tentang apa yang dimaksud dengan pesanan atau purchase order adalah beberapa contoh terkait fungsi dan tujuan penggunaan dokumen ini serta purchase order (PO). Proses bisnis menjadi lebih kompleks karena permintaan akan produk meningkat. Dulu mudah memesan bahan dari pemasok melalui email atau telepon, tetapi sekarang pengiriman menjadi sulit. Pesanan pembelian (PO), juga dikenal sebagai pesanan pembelian, adalah dokumen yang dibuat untuk menentukan barang yang ingin Anda beli. Selain itu, dokumen ini membantu memastikan bahwa semua pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan berada dalam anggaran operasional.
Seperti disebutkan sebelumnya, pesanan pembelian (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menentukan barang yang ingin dibeli dari penjual. Dengan kata lain, PO juga digunakan sebagai kontrak untuk membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli pembeli. Dokumen ini berisi informasi tentang rincian pesanan mengenai kebutuhan pembeli, seperti jenis produk, jumlah, harga, jumlah dan tanggal. Semakin spesifik pesanan, semakin banyak detail yang dikandungnya, yang membuat aktivitas pemesanan lebih efektif. Apa perbedaan antara pesanan dan faktur? Ini sering disalahpahami karena melibatkan aktivitas pelanggan (pembeli) dan pemasok (penjual) yang memulai pembayaran untuk suatu produk atau layanan. Perbedaan utama adalah waktu. Secara sederhana, arti PO diberikan pada awal proses dimana pembeli memulai pemesanan barang yang dibutuhkan dari penjual. Sedangkan pada akhir proses, faktur atau invoice dikeluarkan oleh penjual dengan menggunakan informasi dari pesanan untuk menagih pembayaran yang disepakati oleh pembeli.
1. Dokumen pesanan berfungsi sebagai bukti. Baik bukti pemesanan barang oleh Pembeli maupun penerima pesanan oleh Penjual. Bukti ini dapat berfungsi sebagai dokumen hukum jika terjadi perselisihan. 2. Bagi pembeli, dokumen pesanan yang berisi informasi lengkap, baik mengenai merek yang dipesan, nama barang, jumlah yang dipesan, dan informasi lain yang terkait dengan pesanan produk, membantu menghindari kesalahan dan kesalahan. item, sehingga menghindari kesalahan penetapan harga saat pemasok menagih. Untuk bisnis, memudahkan departemen keuangan untuk membuat anggaran dan menghindari tunggakan. 3. Keuntungan lain bagi perusahaan adalah mereka dapat membuktikan kepada auditor, bank, dan pemerintah bahwa transaksi mereka benar dan sesuai. 4. Dokumen pesanan membantu penjual untuk menginformasikan pemasok atau produsen untuk mengirimkan barang sesuai dengan rincian pesanan, harga pesanan dan waktu yang ditentukan. Pemasok juga dapat melacak pesanan untuk pengiriman yang lebih mudah.
Beberapa pengusaha kecil dan menengah tidak membuat PO karena dinilai membuat alur transaksi jadi lebih panjang dan transaksi berlangsung berdasarkan asas kepercayaan. Ini tetap berisiko tinggi ada permasalahan terutama bila bisnis sudah semakin berkembang. Meskipun pembuatan PO dianggap agak rumit, dokumen pemesanan pembelian ini sangat penting sebagai jaminan, keamanan, dan mencegah penipuan. Berikut ini fungsinya: 1. Menghindari Pesanan Duplikat Pesanan pembelian berisi daftar produk yang akan dibeli, sehingga membantu penjual untuk menyediakan produk sesuai pesanan dan menghindari pesanan duplikat. PO juga membantu melacak produk apa saja yang sudah dipesan dan oleh siapa, ini akan membantu pendataan dan operasional terlebih lagi untuk perusahaan dengan skala bisnis yang semakin meningkat. 2. Memudahkan Pelacakan Pesanan yang Masuk PO juga membantu melacak pesanan yang masuk dalam sistem yang lebih terorganisir. Ini akan menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman juga. Bila pembeli memesan produk serupa, akan mudah dilacak melalui PO daripada faktur penjualan. 3. Berfungsi Sebagai Dokumen Berbasis Hukum Pesanan pembelian adalah dokumen hukum yang membantu untuk mencegah dan menyelesaikan perselisihan yang tidak diinginkan. Misalnya, menghindari pembeli gagal bayar, terlambat bayar, jumlah bayar tidak sesuai, dan memastikan penjual mengirim barang yang sesuai. Ini adalah bukti komitmen yang sah dari pembeli dan penjual dalam transaksi. 4. Fitur lain dari pembuatan pesanan di perusahaan: a. Penyimpanan catatan yang lebih baik meningkatkan akurasi manajemen keuangan dan inventaris. b. Ini akan membantu Anda merencanakan pengiriman Anda. Penjual juga memiliki waktu untuk menyiapkan pesanan dan mengirimkannya sesuai kesepakatan. c. Mencegah kesalahan pengiriman saat memesan, seperti harga produk, spesifikasi, jenis, dan kuantitas. d. Bantu tim keuangan Anda menyediakan dana untuk membayar faktur penjualan tepat waktu. e. Untuk penjual, ini menyederhanakan penagihan. Ini membuat pelacakan pembeli lebih mudah.
Di bawah ini adalah skema transaksi jual beli yang dimulai dari order. 1. Pembeli mencantumkan semua produk yang dipesan dan menerbitkan dokumen pesanan kepada Penjual. 2. Penjual menerima PO dan mengkonfirmasi bahwa ia dapat memenuhi semua pesanan sesuai dengan peraturan. 3. Jika hal ini tidak memungkinkan, misalnya karena barang habis, Penjual akan memberi tahu Pembeli dan meminta perubahan. 4. Jika disetujui, Penjual akan menyiapkan semua pesanan dan menjadwalkan pengiriman sesuai dengan kontrak pesanan. 5. Pesanan dikirim atau dieksekusi sesuai dengan aturan. Nomor pesanan terdapat pada tanda terima dan deskripsi kemasan produk untuk memudahkan identifikasi oleh pembeli. 6. Setelah barang diterima dan memuaskan, penjual akan mengirimkan invoice (faktur penjualan) dengan detail nomor invoice (termasuk nomor pesanan untuk memudahkan pelacakan). (Faktur dapat dikirim sebelum atau pada saat pengiriman barang). 7. Pembeli menerima dan mengkonfirmasi faktur. 8. Pembeli akan membayar tagihan sesuai dengan kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak sejak dimulainya transaksi dengan syarat-syarat yang ditentukan dalam Pesanan. Setelah transaksi berhasil diselesaikan, faktur penjualan yang sama akan diakui sebagai faktur pembelian sebagai bukti sah bahwa transaksi telah selesai dan bahwa kedua belah pihak telah melaksanakan kewajibannya dan menerima haknya sebagaimana disepakati bersama. . 9. Setuju Penjual dan Pembeli persetujuan atau cap.
Banyak perusahaan yang masih enggan menggunakan PO. Ini karena mereka menganggap dokumen ini merepotkan atau memperlambat transaksi. Mereka juga merasa sudah memiliki hubungan yang sangat dekat dengan vendor dan pemasok mereka, itulah sebabnya mereka biasanya malas. Jika bisnis Anda kecil, memesan melalui SMS atau telepon adalah hal yang wajar. Namun, seiring pertumbuhan bisnis Anda dan kebutuhan Anda menjadi lebih kompleks dan spesifik, masalah dapat muncul karena kurangnya detail saat meminta pesanan pembelian dari pemasok Anda. Anda menerima pesanan dan ternyata tidak sesuai dengan harapan Anda. Meskipun saya tidak memiliki dokumentasi untuk digunakan sebagai referensi. Hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman antara Anda dan pemasok. Hubungan bisnis dengan pemasok juga bisa tegang. Skenario ini tidak terjadi saat menggunakan pesanan pembelian. PO ini penting karena dokumen ini berisi informasi rinci tentang pesanan Anda. Hal ini sangat berguna ketika memesan banyak item yang berbeda. PO tidak hanya berfungsi sebagai kontrak dengan pemasok, tetapi juga sebagai referensi jika terjadi masalah. Jumlah pesanan tidak sesuai.
1. Berikan informasi lengkap tentang dokumen Saat melengkapi bukti pembelian, Anda harus memberikan informasi sedetail dan selengkap mungkin. Jika tidak, Anda akan mengalami masalah. Sebagai pelanggan, Anda wajib memberikan informasi lengkap tentang profil perusahaan Anda. Informasi seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dll. Tentunya hal ini memudahkan proses pembelian dari produsen. Selain company profile, kami juga memberikan informasi detail tentang pesanan Anda, sehingga tidak ada kesalahan atau kesalahan saat melakukan pembelian. Detail pesanan seperti merek yang dipesan, nama produk yang dipesan, jumlah yang dipesan, dan informasi lain terkait pesanan produk. Beginilah cara produsen atau pemasok mengetahui kebutuhan Anda. Jika mau, Anda dapat membuat daftar di tabel untuk kenyamanan Anda. Anda juga perlu memberikan informasi rinci tentang produsen atau pemasok yang telah Anda pilih. Misalnya, waktu pengiriman dan metode pembayaran yang Anda pilih. 2. Pilih penyedia yang tepat Saat menjalankan bisnis, Anda membutuhkan pemasok untuk sumber bahan baku dan hal-hal lain. Tak perlu dikatakan bahwa Anda dapat memilih dari berbagai pemasok. Namun, tidak memilih pemasok yang tepat menghambat proses perdagangan alih-alih membuat transaksi pembelian berhasil. Berikut adalah salah satu masalah pemesanan. Anda harus memilih pemasok mana yang akan mendukung kemajuan bisnis Anda sesuai dengan kriteria perusahaan Anda. Misalnya, pemasok yang memberikan penawaran dan layanan terbaik atau standar lainnya. Berhati-hatilah saat memilih pemasok yang baik karena mungkin ada beberapa pemasok yang nakal. 3. Negosiasi Ini adalah alasan lain mengapa Anda harus memilih penyedia yang tepat dan tepat. Sejumlah besar perusahaan menganggap harga pesanan dari suatu pesanan adalah mutlak dan tidak dapat dinegosiasikan atau tidak dapat dinegosiasikan. Sebenarnya tidak. Anda dapat bernegosiasi atau bernegosiasi dengan pemasok dengan meyakinkan pemasok bahwa Anda akan menjadi pembeli tetap, yaitu dengan memesan secara konsisten dan teratur dari pemasok tersebut. Proses negosiasi adalah untuk kepentingan kedua belah pihak. 4. Membangun hubungan baik dengan pemasok Jika Anda memilih pemasok yang tepat, menjalin kerjasama yang baik dan erat akan lebih menguntungkan di masa depan. Tidak hanya membuat proses negosiasi lebih lancar, tetapi juga memiliki manfaat sebagai berikut: B. Saran atau saran tentang produk yang Anda jual. Hal ini tentunya datang dari para pemasok yang paling tahu tentang produk yang mereka jual. Oleh karena itu, bangun kerjasama yang baik dengan pemasok Anda dan jangan abaikan saran dan saran mereka. 5. Pastikan pesanan Anda benar Kebutuhan masing-masing departemen perusahaan tentu berbeda-beda, sehingga tidak mudah untuk memastikan pesanan sesuai dengan perusahaan. Oleh karena itu, pesanan produk juga berbeda untuk setiap departemen. Pemberitahuan sebelumnya penting sebelum melakukan pemesanan. Apakah pesanan sesuai dengan tujuan perusahaan? Dengan cara ini Anda menghindari membeli barang yang tidak sesuai dengan perusahaan Anda atau tidak sesuai. Jadi jangan meremehkan tugas ini dan periksa pesanan Anda pertama atau kedua kalinya. Selain itu, kami juga perlu menambahkan nomor pesanan untuk memudahkan pelacakan dokumen pesanan jika terjadi kesalahan yang tidak terduga.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..