Apa Itu Perangkat Lunak Manajemen Keanggotaan? Mari Simak Penjelasan Dibawah ini

Perangkat lunak manajemen keanggotaan merupakan sebuah cara untuk merampingkan suatu organisasi anda dalam hal cara anda tetap terhubung serta menghubungi anggota anda. Hal tersebut adalah bagian penting dari perangkat lunak untuk bisnis berbasis anggota, contohnya seperti pusat kebugaran, universitas, organisasi nirlaba dan lain sebagainya. Akan tetapi, dengan begitu banyak pilihan, mungkin saja sulit untuk mengambil keputusan mengenai perangkat lunak manajemen keanggotaan dan langganan mana yang tepat untuk Anda dan bisnis Anda.
 

Pengertian Perangkat Lunak Manajemen Keanggotaan

Biasanya disebut dengan sistem manajemen asosiasi, perangkat lunak manajemen keanggotaan adalah alat yang dirancang untuk membuat kontak dengan anggota, maupun pelanggan agar lebih mudah. Hal ini juga dapat membantu untuk mengumpulkan sebuah informasi serta menyusun informasi mengenai klien untuk membuat pemasaran lebih fokus dan sesuai untuk kelompok tertentu. Perangkat lunak manajemen keanggotaan yang berkualitas juga akan menyediakan antarmuka bagi para anggota untuk menghubungi bisnis Anda sebagai balasannya.

Bagaimana Cara Mengatur Perangkat Lunak Manajemen Keanggotaan?

Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen keanggotaan, Anda bisa membuat sistem basis data piramida di mana para anggota dikategorikan berdasarkan jenis status keanggotaan yang mereka pegang. Umumnya, keanggotaan dikelompokkan, seperti tingkat perunggu, tingkat perak, tingkat emas, atau tingkat platinum berdasarkan dengan seberapa aktif mereka ingin berpartisipasi serta mendukung lembaga non profit Anda. Umumnya, jika semakin tinggi tingkat keanggotaan, maka akan semakin tinggi pula biaya keanggotaan, atau donasi ke organisasi Anda.

Dengan tingkat keanggotaan yang lebih tinggi biasanya banyak keuntungan yang didapatkan bagi anggotanya. Anggota pada tingkat perunggu mungkin mempunyai akses ke email serta komunikasi eksklusif, sementara untuk anggota platinum bisa menerima undangan VIP ke acara penggalangan dana. Dengan adanya pengelompokan berjenjang dalam perangkat lunak manajemen keanggotaan Anda akan membantu Anda mengirimkan email massal, buletin, permintaan donasi, serta undangan acara kepada anggota yang sesuai.

Basis data tersebut juga akan memungkinkan Anda untuk mengumpulkan sebuah informasi historis sehingga Anda bisa memperkirakan proyek untuk masa depan berdasarkan hasil yang bisa Anda harapkan dari anggota Anda. Pada perangkat lunak juga akan memungkinkan Anda untuk menganalisis data, misalnya lokasi geografis anggota, persentase anggota yang memperbarui keanggotaan mereka setiap tahun serta informasi lainnya yang menurut organisasi nirlaba penting.
Untuk sebagian besar sistem perangkat lunak manajemen keanggotaan memungkinkan untuk mengintegrasikan sistem dengan situs web nirlaba sehingga pihak yang berkepentingan bisa mengelola akun keanggotaan mereka secara online dan memasukkan informasi secara otomatis ke dalam basis data yang telah dibuat.
 

Perbedaan antara perangkat lunak manajemen donor dan perangkat lunak manajemen keanggotaan

Perangkat lunak manajemen donor merupakan jenis perangkat lunak CRM,  yang digunakan untuk mengumpulkan informasi mengenai semua orang yang pernah menyumbang ke organisasi Anda. Di sisi lain perangkat lunak manajemen keanggotaan juga memungkinkan Anda untuk membuat sistem keanggotaan berbasis manfaat berdasarkan tingkatan untuk mendorong aliran donasi serta dukungan komunitas secara lebih teratur dan berjangka panjang.

Cara Memilih Database Keanggotaan yang Tepat

Basis data keanggotaan harus menampilkan fungsionalitas yang kuat yang membuat pekerjaan lebih mudah. Akan tetapi, sama pentingnya untuk memastikan anda dalam memilih database yang melayani kebutuhan spesifik organisasi Anda.

Dibawah ini kita akan membahas mengenai bagaimana cara memilih database keanggotaan yang tepat yang bisa Anda ambil untuk memilih tidak hanya database keanggotaan yang baik, akan tetapi juga database yang tepat untuk organisasi Anda. Mari simak penjelasan dibawah ini.

1. Menentukan Kebutuhan Anda
Langkah pertama yaitu mendefinisikan kebutuhan organisasi Anda sebelum memulai proses penelitian basis data keanggotaan.  Pada saat menjelajahi kebutuhan Anda, perhatikan empat hal dibawah ini:
-Menilai situasi Anda saat ini. Bagaimana sistem Anda saat ini gagal? Bagaimana cara Anda ingin memperluas kemampuan manajemen keanggotaan Anda? Apakah Anda sudah mempunyai solusi?
-Mencatat tujuan Anda. Bagaimana cara Anda melihat organisasi Anda tumbuh di masa depan dan bagaimana Anda ingin mengembangkan organisasi Anda? Dapatkah database yang Anda pilih tumbuh bersama Anda?
-Pertimbangkan kebutuhan anggota Anda. Fitur apa saja yang akan memudahkan anggota asosiasi Anda untuk menggunakan sistem database keanggotaan Anda? Apakah penyedia database menawarkan sebuah layanan pelanggan maupun sumber daya yang akan membantu?
-Pertimbangkan kebutuhan anggota Anda. Apakah sistem Anda saat ini menyulitkan untuk melacak interaksi serta riwayat anggota? Bagaimana cara anggota Anda mendapatkan sebuah keuntungan dari investasi organisasi Anda dalam database keanggotaan baru? Bagaimana cara anda melayani mereka dengan lebih baik, dan apakah database tersebut mempunyai fitur yang memungkinkan Anda untuk melakukan itu?

2. Tinjau Opsi Anda

Apabila Anda adalah organisasi dengan staf kecil dengan kebutuhan pengumpulan data dasar saat ini, dengan spreadsheet sederhana bisa menjadi pilihan yang efektif serta hemat anggaran. 
Akan tetapi, organisasi yang lebih besar dan berkembang seringkali merasa perlu berinvestasi dalam sistem manajemen anggota yang lebih kuat. Apabila organisasi Anda mencari sistem all-in-one yang memusatkan fungsionalitas, sistem manajemen keanggotaan atau asosiasi (AMS) mungkin pilihan yang tepat.

Apa sih AMS itu? Sistem holistik tersebut menggabungkan beberapa solusi dalam satu platform yang komprehensif. Dengan menggunakan AMS, Anda bisa mengintegrasikan database keanggotaan dengan situs web Anda, sistem manajemen konten, komunitas keterlibatan anggota online, manajemen transaksi online, serta banyak lagi.

3. Menyelesaikan Daftar Pendek Terlebih Dulu

Setelah anda meninjau solusi database keanggotaan yang tersedia, saatnya untuk mempersempit daftar Anda. Di sinilah Anda ingin mengambil daftar yang Anda buat mengenai kebutuhan serta persyaratan organisasi untuk database keanggotaan. Kemudian,

-Bandingkan kebutuhan Anda dengan daftar solusi manajemen keanggotaan teratas. Dengan menggunakan daftar dari langkah sebelumnya, selanjutnya tinjau kembali opsi-opsi tersebut dengan lebih cermat dengan mempertimbangkan kebutuhan Anda. Apabila ada yang tidak sesuai dengan solusi ideal Anda, coret kebutuhan tersebut dari daftar.
-Minta rekan atau pemimpin organisasi serupa untuk rekomendasi. Akan  menyenangkan jika mendapatkan ulasan dari sumber terpercaya yang berpikiran sama. Anda mungkin saja menemukan opsi yang belum Anda pertimbangkan, atau bahkan mendapatkan umpan balik mengenai platform yang terdaftar di daftar pendek Anda.
-Jangkau vendor untuk uji coba maupun demonstrasi gratis. Mencoba sebelum membeli merupakan salah satu cara terbaik untuk menilai apakah solusi perangkat lunak akan bekerja untuk Anda. Pada saat Anda mempersempit daftar Anda, periksalah demo gratis.

4. Ajukan Pertanyaan yang Tepat

Pada saat Anda meninjau serta mendemonstrasikan potensi sistem AMS, penting untuk anda mengajukan pertanyaan penting kepada vendor. Anda harus menilai kecocokan serta mencari pro dan kontra yang akan membantu membuat keputusan Anda jauh lebih mudah.
Pastikan untuk bertanya:
-Apakah perangkat lunak menawarkan fitur yang dibutuhkan organisasi  untuk mengelola informasi anggota? Pikirkan mengenai must-have Anda. Apakah sistem tersebut menawarkan kemampuan yang paling penting bagi Anda?
-Apakah perangkat lunak tersebut “all-in-one?” Apakah sistem tambahan masih diperlukan? Apakah -Anda bisa beralih dari menyimpan data di banyak tempat? apabila demikian, seberapa baik komponen tersebut bekerja sama?
-Apakah sistem tersebut mudah digunakan atau memerlukan proses pelatihan yang lebih lama? Perangkat lunak harus mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas rutin Anda. ------Apakah jumlah waktu yang harus dihabiskan untuk pelatihan akan sepadan? Apakah akan lebih mudah untuk merekrut karyawan baru secara berkelanjutan?
-Apakah vendor perangkat lunak bekerja dengan organisasi serupa? Pastikan juga perusahaan memahami bisnis dan kebutuhan unik Anda.
-Apakah vendor menawarkan sebuah dukungan pelanggan yang berkelanjutan? Cari tahu apakah sebuah perusahaan dapat membuat klien mereka puas. Mulailah dengan mencari ulasan online untuk melihat jenis tingkat layanan yang mereka berikan. Tanyakan kepada vendor mengenai waktu respons mereka untuk pemecahan masalah maupun kebutuhan pelatihan lainnya.
-Apakah vendor menawarkan kemitraan dengan solusi perangkat lunak lain? Integrasi merupakan proses menyatukan dua sistem perangkat lunak yang berbeda untuk bekerja bersama serta mentransfer data antar program secara mulus. Bahkan apabila Anda tidak memerlukan integrasi perangkat lunak saat ini, Anda mungkin saja akan berkembang seiring dengan kebutuhan data Anda menjadi lebih kompleks.
 

5. Buat Keputusan Anda

Setelah meninjau opsi secara menyeluruh, menerima jawaban atas pertanyaan Anda, menyelesaikan demo atau penelusuran, serta menilai ulasan dari setiap penyedia, Anda akan lebih siap untuk membuat keputusan akhir. Solusi basis data keanggotaan pada akhirnya yang  Anda pilih harus menawarkan fitur terbaik dan dukungan yang berkualitas.

untuk anda yang sedang membutuhkan layanan pembuatan jasa ERP dengan kualitas yang terpercaya dan terbaik,  jangan ragu untuk percayakan dengan PT IDMETAFORA ! Disini anda dapat memesan jasa pembuatan aplikasi website dari yang sederhana sampai kompleks. Software House ini sudah terjamin kualitas serta kuantitasnya, sudah banyak customer dari berbagai perusahaan yang memanfaatkan jasa dari IDMETAFORA, untuk itu jika anda menginginkan jasanya anda dapat mengakses pada halaman web IDMETAFORA.COM
 

Apa yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen keanggotaan?

Pada saat meneliti perangkat lunak manajemen keanggotaan untuk organisasi, penting bagi anda untuk mencari perangkat lunak yang ramah pengguna. Khusus untuk organisasi nirlaba kecil yang baru saja mempelajari dunia otomatis pengumpulan, penggunaan, serta penyimpanan data, Anda tidak ingin program yang begitu rumit, sehingga orang yang ditugaskan untuk mengelolanya terbebani olehnya.

Temukanlah sistem perangkat lunak yang menampilkan dasbor yang mudah dinavigasi. Anggota Anda, harus bisa masuk ke dalam sistem dan menemukan informasi yang mereka cari dengan mudah. Anda juga ingin memastikan tidak berinvestasi dalam sistem perangkat lunak yang mempunyai terlalu banyak lonceng dan peluit untuk apa Anda akan menggunakan perangkat lunak secara realistis.