Untuk meningkatkan produktivitas perusahaan, pemilik bisnis biasanya menggunakan project management systems, semua proyek saat ini dalam perusahaan dikelola melalui sistem informasi ini. Project management systems sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk memastikan bahwa semua proyek yang sedang berjalan dapat dikelola dan dikendalikan dengan baik. Jika perusahaan Anda tidak menggunakan sistem informasi ini, akan sangat sulit untuk mengatur proyek seiring dengan pertumbuhan perusahaan Anda. Pada artikel ini, kita akan membahas project management systems, dimulai dengan pemahaman tentang jenisnya dan berlanjut melalui kemampuannya. Apa itu project management systems? Project management systems adalah perangkat lunak untuk mengelola semua proyek yang dilakukan oleh perusahaan. Sistem informasi ini sangat membantu manajer SDM untuk menyelesaikan proyek yang sedang berjalan. Ini ada hubungannya dengan membagi tugas dan sub tugas menjadi tugas-tugas yang lebih kecil sehingga proyek dapat diselesaikan dengan baik. Selain itu, project management systems membantu manajer menilai risiko kemungkinan penundaan dan segera mengkomunikasikannya kepada pemangku kepentingan. Oleh karena itu, salah satu fitur utama dapat dikaitkan dengan project management systems, ini untuk membantu manajer mengelola proyek sehari-hari dan semua tanggung jawab. Hal-hal umum yang dapat dikelola dengan bantuan sistem ini meliputi perencanaan proyek dan manajemen tugas, manajemen risiko, penganggaran biaya, pengembangan koordinasi tim hingga laporan terkait proyek.
Dalam dunia bisnis kepuasan klien atau pelanggan adalah prioritas utama, penggunaan project management systems tentunya berkaitan dengan peningkatan efisiensi dan kualitas perusahaan dan menjadikannya lebih baik lagi. Ada tiga alasan utama perusahaan menggunakan project management systems yaitu sebagai berikut: 1. Visibilitas Untuk melihat kemajuan proyek yang sedang berjalan, identifikasi proyek berisiko, pantau jadwal, dan bagikan status proyek waktu nyata. 2. Akuntabilitas Untuk memastikan semua staf kerja memahami peran mereka, menghindari penundaan proyek, dan memiliki gambaran umum tentang proyek yang sedang berlangsung. 3. Organisasi Untuk mengatur proyek dengan benar, seperti simpan semua file di tempat yang aman untuk membuat template proyek yang konsisten. Ketiga alasan tersebut merupakan kunci utama keberhasilan proyek perusahaan, membangun organisasi proyek yang baik dengan bantuan perangkat lunak manajemen proyek akan memastikan Anda mendapatkan hasil yang diinginkan. Semua karyawan yang bekerja pada proyek ini sangat menyadari peran dan tanggung jawab mereka, ini membebaskan para manajer untuk fokus pada hal-hal lain yang lebih penting.
Pada dasarnya ada beberapa jenis project management systems, yang dapat dibedakan berdasarkan fungsinya. Menggunakan project management systems juga tergantung pada tujuan perusahaan. Di bawah ini adalah beberapa jenis project management systems yang paling umum digunakan yaitu sebagai berikut: 1. Secara individu Software project management yang satu ini hanya digunakan untuk satu manajemen project saja. Biasanya dalam bentuk spreadsheet atau perangkat lunak sederhana lainnya dengan fungsionalitas yang dibutuhkan oleh manajer proyek, jenis perangkat lunak ini dapat digunakan di seluruh organisasi atau perusahaan. Namun orang yang berbeda tidak dapat mengakses satu sama lain, untuk alasan ini disebut project management systems individu. 2. Kolaboratif Jenis perangkat lunak kolaboratif ini dapat digunakan untuk menyatukan seluruh tim yang terlibat dalam suatu proyek, data yang terhubung dapat dilihat dan diedit oleh anggota tim proyek lainnya. Namun, kelemahan dari jenis project management systems kolaboratif ini adalah ketidakmampuan untuk menghubungkan data dari beberapa proyek yang sedang berlangsung, perangkat lunak ini hanya berfokus pada satu proyek dalam satu waktu.
Tentu saja, setiap project management systems memiliki fitur penting yang memudahkan manajer untuk mengelola proyek mereka dengan baik. Berikut adalah fitur utama yang harus dimiliki setiap project management systems yaitu sebagai berikut: 1. Manajemen risiko Fungsi manajemen risiko merupakan fungsi terpenting yang harus ada dalam manajemen proyek, karena setiap proyek yang berjalan secara alami pasti memiliki resiko yang harus dihadapi. Oleh karena itu, manajer proyek menggunakan fitur ini untuk meminimalkan potensi masalah. 2. Manajemen sumber daya Seiring dengan manajemen risiko, manajemen sumber daya adalah fitur yang harus dimiliki untuk semua perangkat lunak manajemen proyek. Fitur ini membantu mengalokasikan sumber daya untuk kebutuhan manajer proyek sehubungan dengan proyek yang sedang dijalankan, distribusi tugas yang buruk menyebabkan kegagalan proyek yang sedang berlangsung. Oleh karena itu, fitur ini sangat berguna untuk manajemen proyek dan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan proyek Anda tepat waktu. 3. Dependensi, Milestones, dan Jalur Kritis Semua proyek yang ada memiliki tugas yang saling terkait, dengan kata lain tugas ketiga tidak dapat diselesaikan sampai tugas kedua berhasil diselesaikan. Fitur ini membantu organisasi mengelola jalur kritis dan memungkinkan manajer proyek untuk lebih akurat menentukan prioritas dan tenggat waktu. 4. Kemudahan penggunaan Agar dapat menangani banyak proyek secara bersamaan, perangkat lunak project management systems harus mudah digunakan. Artinya, perangkat lunak harus memiliki desain minimal, mudah diakses, memiliki banyak fitur, dan perangkat lunak tetap berjalan dengan lancar. 5. Integrasi Pihak Ketiga Integrasi pihak ketiga menjadi lebih umum untuk menambahkan fungsionalitas perangkat lunak dengan mudah Namun, Anda harus tahu bahwa tidak semua perangkat lunak manajemen proyek memiliki semua alat yang dapat menggabungkan semua alat yang Anda butuhkan. Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang lengkap seperti RedERP. Perangkat lunak manajemen proyek RedERP menyederhanakan proses perencanaan, penganggaran, perkiraan, dan penjadwalan yang diperlukan untuk manajemen proyek.
Perusahaan biasanya memiliki sejumlah proyek bisnis yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Jadi ini adalah rutinitas perusahaan. Terlepas dari semua bisnis dari manajemen ini, ia juga memiliki tujuan sebagai berikut: - Mencapai tujuan perusahaan - Desain dan pengeditan proyek tanpa kerumitan - Tingkatkan produktivitas departemen SDM perusahaan Anda - Cari dan manfaatkan peluang - Meningkatkan komunikasi dan kohesi karyawan
1. Pendahuluan (Initiating) Seperti halnya langkah awal dalam menjalankan aktivitas pada umumnya, perusahaan perlu memiliki gambaran tentang elemen-elemen yang menjadi dasar dari proyek yang dijalankannya. 2. Perencanaan(Planning) Proses kedua adalah perencanaan. Setelah gambaran besar ada, pada tahap ini manajer proyek bertanggung jawab untuk memecahnya menjadi rencana yang lebih rinci. 3. Eksekusi (Executing) Setelah menyiapkan rencana yang matang dan detail, proyek dapat dijalankan. Implementasi melibatkan bekerja dengan manajer serta orang-orang yang ditunjuk untuk terlibat dalam proyek, ingat bahwa waktu pelaksanaan juga harus sesuai dengan jadwal yang dibuat. 4. Mengawasi (Control and monitoring) Manajer bertanggung jawab untuk mengendalikan dan memantau proses serta terlibat dalam proyek. Semua kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan proyek harus dipantau untuk memastikan bahwa batas tidak terlampaui. 5. Akhir (Closing) Ketika semua proses selesai dan kiriman yang dihasilkan dilihat dan disetujui oleh pemangku kepentingan, itu berarti manajemen proyek telah mencapai tahap akhir. Proses ini juga biasanya ditandai dengan berakhirnya kontrak dengan pihak-pihak yang terlibat.
- Tradisional Dengan pendekatan tradisional, hal-hal cenderung menjadi lebih mendasar seiring berkembangnya berbagai industri seperti manufaktur. Pada umumnya industri yang sering menggunakan pendekatan ini adalah industri yang memproduksi produk fisik seperti, Laptop, smartphone, gedung, dan produk fisik lainnya. - Waterfall Dengan pendekatan ini, setiap tugas dalam proyek harus diselesaikan sebelum tugas lain dapat dilakukan. - Critical Path Method Pendekatan ini hampir identik dengan pendekatan waterfall yang menggunakan pendekatan sekuensial. Manajer proyek dapat memprioritaskan berbagai sumber daya yang dibutuhkan, serta tugas dan pekerjaan lain yang lebih penting dan harus diselesaikan terlebih dahulu. Pekerjaan lain yang dapat memperlambat proyek harus dilakukan terakhir. - Critical Chain Project Management (CCPM) Pendekatan CCPM ini berfokus pada sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan pekerjaan yang terlibat dalam proyek. Manajer proyek kemudian mengidentifikasi tugas prioritas tertinggi dan membuat jadwal untuk prioritas yang ditetapkan, hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa fokus proyek dijalankan dengan benar. - Agile Pendekatan Agile untuk manajemen proyek menekankan kerja tim di atas hierarki. Pendekatan ini dikembangkan pada tahun 2001 untuk pekerjaan pengembangan software development - Scrum Berbeda dengan pendekatan tradisional pada poin pertama, pendekatan Scrum memungkinkan setiap anggota tim untuk memikul beban dan tanggung jawab yang dapat dilaksanakan oleh manajer proyek. Posisi pemimpin dan fasilitator dalam pendekatan ini ditetapkan oleh Scrum Master. - Kanban Pendekatan Kaban hampir sama dengan Scrum, yang membedakan adalah periode atau rentang kerjanya lebih berkesinambungan. - Extreme Programming (XP) Pendekatan XP ini secara khusus dirancang untuk menangani rekayasa perangkat lunak. Pendekatan ini sangat berguna untuk proyek dengan klien yang belum tahu apa yang mereka inginkan untuk hasil akhirnya. Pendekatan XP juga memungkinkan manajer proyek untuk menjalankan eksperimen dan memberikan umpan balik kepada pelanggan. - Adaptive Project Framework (APF) Pendekatan APF ini lebih bersifat teknis dan berbasis informasi, dan sebenarnya sangat cocok untuk bekerja dengan proyek yang memerlukan tingkat fleksibilitas dan penyesuaian yang tinggi.
project management adalah metode perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang bisa digunakan perusahaan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Di dalamnya, terdapat berbagai proses yang dimulai dari inisiasi, pembentukan strategi, pelaksanaan, pengawasan, hingga penutupan.tujuan utama dari manajemen proyek adalah agar mampu mengelola risiko, memaksimalkan potensi setiap anggota tim, membuat perencanaan yang lebih tepat, serta memanfaatkan setiap peluang yang ada, dan juga melakukan pengelolaan integrasi. Bagi Anda yang memiliki bisnis, Anda perlu mencatat keuntungan secara akurat. Dengan ide bisnis online yang berbeda untuk dipilih, Anda harus dapat menemukan opsi yang sesuai dengan minat, kebutuhan, dan anggaran Anda. Untuk membantu dan mempermudah pengelolaan bisnis anda, tim IDMETAFORA menawarkan Jasa pembuatan website Enterprise resource planning (ERP) adalah aplikasi bisnis yang terintegrasi. Aplikasi ERP membantu proses operasional bisnis yang luas dan mendalam, seperti yang ditemukan dalam proses pembelian, pengelolaan gudang, penjualan, keuangan, SDM, distribusi, manufaktur, layanan, dan rantai pasokan. Hubungi kami di No : 0896 6423 0232 atau 0813 9399 3723 Jl. Damai, Sleman, Yogyakarta PT Metafora Indonesia Teknologi
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..