Saat ini, Implementasi Project Management Tools dalam perusahaan sedang meningkat. Di dukung survei oleh Kissflow yang menunjukkan bahwa 75% profesional percaya bahwa penggunaan project management tools mereka akan terus meningkat seiring waktu. Bagi sebagian orang awam, istilah project management tools mungkin masih terdengar asing. Dengan kata lain, project management tools adalah perangkat lunak atau aplikasi yang digunakan untuk mengelola beberapa proyek tim bersama-sama. Project management tools sendiri telah menjadi sangat populer dengan munculnya remote working dan hybrid. Seperti yang kita ketahui, pandemi telah menciptakan dua cara kerja baru ini sebagai solusi dari mobilitas manusia yang sekarang sangat terbatas, yang tidak sebebas dulu. Gaya kerja yang tidak mengharuskan semua anggota tim berada di satu tempat terdengar sangat keren pada awalnya, tetapi bisa menjadi masalah jika tidak dikelola dengan baik. Untuk alasan ini, banyak tim SDM dan manajemen menyiasatinya dengan menerapkan tools ini. Dalam artikel berikut ini, pembaca akan mempelajari lebih lanjut tentang manfaat project management tools, fitur yang berguna, dan beberapa layanan yang direkomendasikan yang dapat dipertimbangkan saat memilih.
Project Management Tools memiliki fitur penting yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk bekerja secara efisien. Project Management Tools yang baik dapat berdampak besar pada bisnis Anda. Beberapa keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan adalah: 1. Meningkatkan kolaborasi antar tim Sebuah tim dari berbagai bagian di sebuah perusahaan pastinya akan dituntut untuk menangani sebuah tanggung jawab dalam keseharian mereka. Terkadang ada hal menyulitkan bagi para stakeholder untuk menghadiri sebuah pertemuan dan memperoleh informasi secara cepat dan akurat. Gap komunikasi dapat menjadi masalah tersendiri hingga membuat pekerjaan tertunda sehingga membuang banyak waktu dan sumber daya. Salah satu manfaat dari project management tools ialah membuat kolaborasi tim menjadi lebih efektif dan sederhana dalam berkomunikasi. Timeline dan update status dapat diakses dengan mudah. Informasi penting pun dapat secara otomatis terkirim ke pihak terkait. 2. Meningkatkan task management Tidak ada keraguan bahwa tim di berbagai area perusahaan memiliki tanggung jawab setiap hari. Mungkin sulit bagi pemangku kepentingan untuk menghadiri pertemuan dan memperoleh informasi dengan cepat dan akurat. Kesenjangan komunikasi menjadi masalah tersendiri, menyebabkan keterlambatan pekerjaan dan membuang banyak waktu dan sumber daya. Salah satu manfaat alat manajemen proyek adalah tim dapat berkolaborasi dengan lebih efektif dan berkomunikasi dengan lebih mudah. Pembaruan timeline dan status mudah didapat. Anda juga dapat secara otomatis mengirimkan informasi penting kepada pemangku kepentingan. 3. Memperbaiki komunikasi Pentingnya dalam komunikasi menjadi sangat penting terutama jika pada saat tim bekerja tidak berada di satu tempat. Beberapa project management tools ini memiliki fitur obrolan individu maupun kelompok berupa chat sampai call. Fitur ini dapat memungkinkan pengguna untuk saling berkomunikasi satu sama lain dan mendapatkan balasan. Fitur ini juga menghemat waktu untuk mengirim email dan menunggu balasannya. Pengguna pun dapat melampirkan file dan dokumen secara cepat hanya dengan satu tools. 4. Meningkatkan rencana proyek Perencanaan pada proyek biasanya membutuhkan cukup banyak waktu. Namun dengan project management tools, manajer dapat secara efektif menyederhanakan sebuah proyek baik dari segi jenis maupun load-nya. Juga, dengan mengotomatiskan pada sebuah tugas yang tadinya dilakukan secara manual. Menggunakan sebuah tools yang tepat pada membuat suatu platform akan mempermudah pada perencanaan, kolaborasi, mengatur, dan mengirimkan proyek dari mana saja secara tepat waktu. 5. Visualisasi tugas lebih menarik Seperti yang sudah diketahui sebelumnya, pada project management tools dapat digunakan untuk mendelegasikan sebuah tugas, memasang timeline atau deadline dan memeriksa apakah tugas dari anggota tim telah selesai. Selain itu ada pula kanban board dimana manajer maupun anggota pada tim dapat selalu memperbarui status tugas saat ini. Kanban board hadir dengan visualisasi tugas yang menarik, sehingga tidak perlu pusing melihat tahapan pekerjaan ataupun prioritas kerja yang berjalan di kanban board. 6. Menyusun file lebih baik File dan dokumen yang berserakan menjadi masalah bagi perusahaan. Manfaat lain menggunakan alat manajemen proyek adalah Anda dapat menyimpan dan mengelola semua file Anda secara online, meminimalkan kerusakan dan pergerakan file. Anda juga dapat dengan mudah: Simpan file dalam beberapa versi, bagikan tautan file, dan kolaborasikan file dengan mudah. Anggota tim juga lebih mudah menemukan file individual tanpa tautan. 7. Meningkatkan efektivitas SDM Manfaat lain menggunakan project management tools adalah anggota tim dapat secara efektif melihat dan mengelola setiap sumber daya. Project management tools membantu Anda mengelola anggaran dari awal hingga akhir. Manajer dapat melihat di mana anggaran yang terbuang karena proyek mungkin salah. Sistem dapat mencegah pembengkakan biaya dan mengambil tindakan pencegahan menggunakan alat pelaporan. 8. Mitigasi resiko Mengidentifikasi hambatan pekerjaan potensial dan menyelesaikannya dengan solusi yang efektif adalah keterampilan yang harus dimiliki setiap manajer. Project management tools itu sendiri dapat membantu meningkatkan strategi mitigasi risiko dan memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia untuk menerapkan tindakan mitigasi risiko secara efektif.
Anda dapat memanfaatkan berbagai fitur Project Management Tools kami untuk mendukung pekerjaan Anda. Berikut adalah beberapa fitur dasar yang harus dicari ketika memilih Project Management Tools: 1. Kanban board Kanban board adalah fitur yang memungkinkan Anda memvisualisasikan tugas dalam proyek Anda dan memantau kemajuannya dengan mudah. Fitur ini memberi Anda pandangan yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan tugas yang tertunda. 2. Task management Task management memungkinkan pengguna untuk melacak tugas dan subtugas. Prioritaskan tugas, tetapkan tenggat waktu, dan berkolaborasi. 3. Scheduling Kebebasan untuk menetapkan deadline dan memprioritaskan dari rendah ke tinggi adalah kunci untuk menjaga keselarasan yang ketat saat mengerjakan sebuah proyek. Saat menghitung jadwal dan tugas setiap orang, pastikan untuk melibatkan tim Anda dengan mendiskusikan tenggat waktu untuk setiap tugas. 4. Collaboration Saat komunikasi tim sedang berlangsung, fitur kolaborasi alat manajemen proyek membantu menjaga informasi tetap mengalir secara real time. Juga, cari alat yang menawarkan fungsionalitas obrolan juga. Ini memudahkan tim Anda untuk berkomunikasi setiap saat. Apalagi bila ada hal penting yang perlu dibicarakan secepatnya. 5. Integration Kami tahu bahwa mengerjakan sebuah proyek membutuhkan banyak informasi, pemangku kepentingan, dan bahkan banyak tool dari platform yang berbeda. Untuk alasan ini, alat manajemen proyek menawarkan integrasi dengan platform lain untuk memfasilitasi pengumpulan data. Data yang terkumpul nantinya dapat diakses dengan cepat dan mudah oleh anggota tim melalui dashboard. Jadi Anda tidak perlu repot berpindah platform hanya untuk melihat update atau data project terbaru. 6. Dashboard and Reporting Project management tools juga menyediakan fungsionalitas dasbor. Ini membantu Anda mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan setiap proyek yang sedang Anda kerjakan, melihat proyek mana yang telah Anda selesaikan, dan melihat berapa banyak waktu dan uang yang Anda habiskan untuk menyelesaikannya. Anda dapat mengurutkan informasi penting dari dasbor dan mengubahnya menjadi laporan. Laporan ini nantinya dapat digunakan sebagai acuan evaluasi oleh manajer dan dibagikan kepada manajemen senior.
Berikut adalah 5 contoh pada layanan project management tools yang saat ini cukup populer pada kalangan bisnis. 1. Zoho Project Zoho Projects adalah Project Management Tools yang memungkinkan pengguna untuk merencanakan, mengatur, dan berkolaborasi dalam proyek. Memvisualisasikan kemajuan proyek dan detail tenggat waktu dalam bentuk bagan Gantt memudahkan pengguna untuk melihat informasinya. Ada juga opsi untuk manajemen dokumen, penyimpanan reguler, dan pelacakan dan koreksi kesalahan dokumen. Zoho Project terintegrasi dengan berbagai alat dari platform lain seperti Slack, Google, dan Dropbox. Paket langganan Zoho Project dikategorikan berdasarkan jumlah pengguna, jumlah proyek, dan fitur yang diinginkan. Zoho Project menawarkan paket termurah seharga $0 untuk 3 pengguna. Paket terbaik, di sisi lain, menawarkan jumlah proyek dan fitur yang tidak terbatas dan lebih komprehensif daripada paket di bawahnya. 2. Asana Asana adalah Project Management Tools yang menawarkan banyak fitur untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Kekuatan Asana terletak pada kemampuan pelacakan berorientasi tim yang dapat ditindaklanjuti, berbasis cloud. Asana membantu Anda membuat daftar tugas dan pengingat, menambahkan tenggat waktu, menambahkan rekan kerja, memberikan perintah kerja, dan membubuhi keterangan item pekerjaan. Anda juga dapat berbagi gambar dari aplikasi lain seperti Google Drive. Yang terpenting, Anda dapat melacak semua pekerjaan yang Anda dan rekan Anda lakukan untuk memastikan pekerjaan berjalan lancar dan sesuai rencana. Aplikasi ini juga memudahkan untuk menemukan tugas yang sudah selesai dengan fitur pencarian. Asana menawarkan tingkat Dasar gratis dengan fitur dan dasbor terbatas. Jika Anda membutuhkan fitur tambahan, Anda dapat meningkatkan ke Premium atau Bisnis, atau menambahkan fitur lain. 3. Trello Trello adalah Project Management Tools yang populer saat ini. Trello sering digunakan oleh orang-orang di Fender, Google, dan Kickstarter. Dengan Trello, bisnis dapat mengatur tugas seperti: Mendelegasikan tugas kepada rekan kerja, menambahkan daftar tugas ke kartu tugas, melampirkan file, dan mengomentari item pekerjaan. Aplikasi Trello tersedia untuk perangkat seluler, perangkat Android dan iOS serta sistem operasi Windows dan Mac, dan dioptimalkan secara eksklusif untuk iPad Pro. Untuk mempercepat pekerjaan Anda, Trello menawarkan kanvas yang lebih besar dan berbagai pintasan email. Untuk mencobanya, Anda dapat mengunduh dan menggunakan Trello secara gratis, tetapi memiliki batas ukuran file. Perusahaan Anda juga dapat meningkatkan ke tingkat Bisnis untuk fitur tambahan seperti: Dukungan email satu hari, integrasi dengan layanan lain seperti Google dan Slack, dan tentu saja meningkatkan batas ukuran file. 4. LiquidPlanner LiquidPlanner adalah satu set lengkap fitur manajemen proyek skala perusahaan. Pelanggan termasuk perusahaan Fortune 500 seperti Bayer, Cisco dan Daimler. Fitur lanjutan seperti Jadwal Cerdas membantu Anda memprioritaskan pekerjaan, mengalokasikan sumber daya manusia, dan memperkirakan jam kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas proyek. Hal-hal tersebut memudahkan tim untuk mengantisipasi hal-hal saat mengerjakan sebuah proyek. Selain itu, ia juga memiliki fitur manajemen sumber daya yang membantu Anda melihat jam kerja setiap anggota tim dan mengetahui siapa yang tersedia untuk mengerjakan proyek lain. Semua informasi ini disajikan dalam dashboard yang mudah dibaca yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda. LiquidPlanner menawarkan layanan uji coba gratis 14 hari untuk tim HR untuk meneliti sebelum berlangganan. 5. Basecamp Basecamp adalah salah satu Project Management Tools yang paling lama berdiri dari lima alat yang disebutkan. Basecamp telah membangun reputasi yang kuat selama dekade terakhir, menjadikannya penyedia layanan yang sangat tepercaya bagi banyak perusahaan besar. Versi terbaru dari tool ini menawarkan berbagai fitur seperti fungsi obrolan, batas notifikasi di luar jam kerja, dan tombol reaksi tepuk tangan untuk menanggapi rekan kerja yang telah berhasil menyelesaikan tugas atau proyek. Pengguna basecamp tidak perlu khawatir tentang masalah integrasi karena perusahaan penyedia layanan bekerja untuk menghilangkan alur kerja yang terfragmentasi.Hal ini dicapai dengan menyediakan rangkaian lengkap fitur seperti Diskusi, Tugas, File, Penjadwalan, Obrolan, dan lain lain. Semua dalam satu platform. Ini juga memiliki fitur berguna yang dapat Anda gunakan saat mengerjakan proyek dengan klien. Fitur ini memudahkan anggota tim yang terlibat untuk melacak umpan balik dan persetujuan pelanggan serta memperbarui kemajuan proyek secara real time. Ini juga memiliki fungsi obrolan, sehingga Anda dapat mengobrol dengan pelanggan. Untungnya, tool ini memiliki paket gratis yang memungkinkan 20 pengguna mengerjakan hingga 3 proyek. Selain paket gratis, hanya ada satu paket lain di atasnya yang berbayar tetapi mencakup semua fitur dengan pengguna tidak terbatas. Demikan Penjelasan tentang Project Management Tools yang harus anda ketahui, dalam sebuah bisnis Anda memerlukan sebuah Project Management Tools maka dari itu IDMETAFORA menawarkan jasa pembuatan ERP (Enterprise Resource Planning) untuk memudahkan segala urusan yang akan Anda jalankan. Hubungi kami di :0896 6423 0232 atau 0813 9399 3723. Jl. Damai No.36, Sleman, Yogyakarta.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..