Mengenal Projek Manajemen Sistem Informasi dan Komponenya!

Apakah Anda pernah dengar dan tahu tentang Manajemen Proyek Sistem Informasi atau MPSI sebelumnya? Manajemen proyek sistem informasi merupakan susunan langkah-langkah yang dibutuhkan dalam sebuah proyek yang bertujuan untuk penyelesaian dalam sebuah proyek.

Pada pekerjaan bidang TI atau sistem informasi tentunya memiliki karakteristik yang khusus jika dibandingkan dengan pekerjaan non TI lainnya. Hal ini karena didasari pada karakteristik TI yang tidak dapat dipisahkan antara aktivitas organisasi secara menyeluruh. TI dikembangkan harus bersinergi dengan seluruh aktivitas bisnis dengan secara keseluruhan.

Dengan semakin banyaknya pekerjaan pekerjaan dalam bidang TI dan karakteristik TI itu sendiri akan menciptakan adanya proyek-proyek secara khusus yang menangani pekerjaan pekerjaan pembangunan dan juga pengembangan TI. Sehingga diperlukan bidang kajian khusus yaitu pengelolaan atau manajemen proyek teknologi informasi.

Manajemen proyek sistem informasi dapat dikatakan sebagai sebuah sistem informasi yang terdiri dari alat dan juga teknik yang digunakan untuk dapat mengumpulkan, mengintegrasikan, dan menyebarluaskan output dari proses manajemen proyek. Ini digunakan untuk mendukung semua aspek proyek mulai dari inisiasi hingga dengan penutupan, dan dapat mencakup sistem manual maupun otomatis.

Sementara setiap implementasi PMIS berbeda dari yang lain dalam hal ruang lingkup, desain, dan juga fitur, aplikasi perangkat lunak dianggap sebagai komponen yang tak dapat dipisahkan dari setiap implementasi. Pemanfaatan PMIS yang optimal sangat bergantung pada cara di mana informasi penting tersedia untuk semua pemangku kepentingan dan juga tingkat otomatisasi proses.

Pada dasarnya Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah suatu kegiatan mengorganisasi informasi yang akan dibutuhkan dalam pembuatan sebuah proyek sistem informasi. Tujuan dari Manajemen Proyek Sistem Informasi itu sendiri adalah agar proyek dapat berhasil serta dapat berjalan dengan lancar. Manajemen Proyek Sistem Informasi juga dapat menjadi kerangka kerja yang dapat membantu Project Manager dalam menjalankan, memantau dan  juga mengendalikan proyek yang sedang digarap.

Mengenal Manajemen Proyek Sistem Informasi (PMIS)

Sebelum membahas Manajemen Proyek Sistem Informasi atau manajemen proyek sistem informasi, perlu dipahami dulu apa sebenarnya yang dimaksud dengan sistem informasi?
 

Sistem Informasi

Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling terkait yang dapat mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan data dan juga menyebarkan informasi serta menyediakan mekanisme umpan balik untuk memantau kinerja. Lalu apakah yang dimaksud dengan information technology (IT) atau teknologi informasi?

Teknologi Informasi

IT adalah kombinasi terorganisir dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, serta sumber daya data yang mengumpulkan data, mengubahnya, dan juga menyebarkan informasi.Jika sudah mengetahui perbedaan sistem informasi dan teknologi informasi, lalu bagaimana keduanya bisa saling terkait. 
 

Proyek

Berikutnya penjelasan mengenai proyek apa itu proyek? Untuk mengetahui definisi proyek secara tepat dapat menggunakan definisi yang telah digunakan oleh Project Management Institute (PMI). Proyek atau project yaitu merupakan upaya sementara (memiliki tanggal mulai serta selesai tertentu) yang dilakukan untuk dapat menciptakan produk atau layanan yang unik.

Definisi proyek juga dikatakan oleh Kathy Schwalbe, bahwa proyek adalah suatu usaha/pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk,servis dan juga hasil yang unik. Sedangkan menurut Graham McLeod dan Derek Smith, proyek adalah usaha terkoordinasi , menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi serta keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam suatu jangka waktu tertentu.

Dari beberapa definisi proyek diatas secara langsung memiliki kata kunci yang dapat ditarik antara lain proyek berkaitan dengan waktu, tempat, dan juga produk atau hasil yang unik. Untuk lebih lengkapnya proyek dapat dilihat pada beberapa atribut atau sifat proyek berikut ini.

Mempunyai tujuan (destination) yang unik.
Sifatnya yang sementara.
Dibangun berdasarkan dengan progressive elaboration.
Memerlukan sumber daya dari berbagai area.
Mempunyai pelanggan utama atau sponsor proyek
Memiliki sifat uncertainty.

Manajemen

Selanjutnya perlu diketahui juga beberapa definisi yang sudah diutarakan oleh beberapa pakar diantaranya sebagai berikut.

1. Manajemen adalah seni (art) untuk mencapai sasaran dengan melalui orang lain (Mary Parker Follet).

2. Manajemen adalah suatu ilmu (Luther Gullick).

3. Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin serta mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang telah ditetapkan (James A.F. Stoner).
 

Project Management

Sekarang jika digabungkan project management adalah merupakan disiplin perencanaan, pengorganisasian, dan juga pengelolaan sumber daya untuk membawa keberhasilan penyelesaian tujuan serta sasaran proyek tertentu.
 

Manajemen Proyek

Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan juga teknik untuk merancang aktivitas aktivitas yang diperlukan dalam rangka mencapai tujuan proyek.

Karakteristik proyek sistem informasi jika dibandingkan dengan proyek bidang lain

Beberapa perbedaannya diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan sebuah produk yang bersifat intangible seperti perangkat lunak , database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.

2. Melibatkan teknologi yang sangat cukup cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.

3. Membutuhkan berbagai sumber daya manusia dengan keahlian dan juga kompetensi yang beragam.

4. Ukuran yang dijadikan standard sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti dari berbagai pihak secara seragam.

Contoh Proyek SI/TI diantaranya sebagai berikut:

1. Helpdesk atau teknisi memperbaiki laptop di sebuah departemen suatu perusahaan.

2. Pengembangan suatu perangkat lunak, dengan menambah sebuah fitur baru.

3. Pengembangan infrastruktur untuk menyediakan sebuah akses wireless Internet.

4. Membangun peraturan peraturan standar dalam komunikasi dengan menggunakan teknologi informasi.

5. Membangun suatu website perusahaan.

6. Membangun sebuah Lab komputer.

7. Jaringan televisi membangun sistem voting bagi para pemirsa.

8. Proyek pengembangan sistem CRM ( Customer Relationship Management ) pada di Perusahaan tertentu. 

Apa itu Manajemen Proyek Sistem Informasi (PMIS)?

Dikutip dari buku A Guide to the Project Manager Body of Knowledge, Manajemen proyek sistem informasi menyediakan akses ke perangkat lunak teknologi informasi (TI), seperti pada perangkat lunak penjadwalan, pekerjaan sistem otorisasi, sistem manajemen konfigurasi, sistem pengumpulan dan juga distribusi informasi, serta antarmuka ke sistem otomatis online lainnya seperti repository basis pengetahuan sebuah perusahaan. Pengumpulan otomatis serta pelaporan indikator kinerja utama atau KPI dapat menjadi bagian dari sistem ini.

PMIS mencakup perangkat lunak penjadwalan yang mempercepat proses membangun model jadwal dengan menghasilkan tanggal mulai dan selesai berdasarkan input kegiatan, jaringan diagram, sumber daya, serta durasi aktivitas. Sistem informasi manajemen proyek memberikan kemungkinan alternatif untuk pengelolaan biaya.

Sistem ini dapat mencakup spreadsheet, perangkat lunak simulasi, dan alat analisis statistik untuk membantu memperkirakan biaya. Alat tersebut menyederhanakan penggunaan beberapa teknik perkiraan biaya dan dengan demikian memfasilitasi pertimbangan cepat alternatif perkiraan biaya.

Sistem ini sering dipakai untuk memantau tiga EVM dimensi (PV, EV, dan AC), untuk menampilkan tren grafis, dan juga untuk memperkirakan berbagai kemungkinan hasil proyek akhir. PMIS, perangkat lunak manajemen kualitas bisa digunakan untuk melacak kesalahan.

Komponen Penting Manajemen Proyek Sistem Informasi (PMIS)

Melansir dari PMI, Sistem informasi manajemen proyek dapat mencakup perangkat lunak manajemen sumber daya yang dapat membantu merencanakan, mengatur, serta mengelola kumpulan sumber daya dan juga mengembangkan perkiraan sumber daya. Bergantung pada kecanggihan perangkat lunak, struktur perincian sumber daya, ketersediaan sumber daya, tingkat sumber daya, dan juga berbagai kalender sumber daya dapat didefinisikan untuk membantu dalam mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya. Beberapa komponen penting itu dalam sebuah aplikasi manajemen proyek tentunya sangat cukup berpengaruh pada keberhasilan proyek,

Penjadwalan

PMIS dapat mencakup manajemen sumber daya atau perangkat lunak penjadwalan yang dapat digunakan untuk mengelola dan mengkoordinasikan anggota tim di seluruh aktivitas proyek yang akan berlansung.

Penjadwalan tersebut biasanya akan dibagi menjadi 5 tahap, diantarnya adalah sebagai berikut:

1. Membagi proyek dengan menjadi beberapa task, project manager jadi memudahkan dalam memantau progress atau perkembangan dari sebuah proyek yang dijalankan.

2. Estimasi waktu, dengan memperkirakan waktu yang akan dibutuhkan, project manager dan manajer tingkat atas lainnya dapat memperkirakan kapan proyek tersebut selesai.

3. Dependensi tugas, memprioritaskan tugas mana yang harus diprioritaskan agar penggunaan sumber daya tersebut menjadi lebih efisien.

4. Diagram jaringan diagram Gantt, Diagram Jaringan adalah diagram grafis yang dapat merepresentasikan semua tugas, tanggung jawab serta alur kerja dalam sebuah proyek, sedangkan diagram Gantt merupakan diagram sebuah timeline, di mana Anda dapat melihat deadline tugas tersebut.

Estimasi

PMIS dapat mencakup jadwal, sumber daya, serta biaya perangkat lunak untuk memastikan bahwa rencana respons risiko yang telah disepakati dan aktivitas terkaitnya terintegrasi ke dalam proyek bersamaan dengan kegiatan proyek lain. Sebelum Anda mulai mengestimasi waktu, anda perlu mengumpulkan beberapa informasi dasar atas proyek itu sendiri. Karena itu, hal besar pertama yang perlu anda lakukan adalah mengidentifikasi siapa pengguna produk anda dan juga apa yang mereka butuhkan agar tetap sesuai dengan timeline yang telah ditetapkan.
 

Sumber Daya

Mencakup manajemen sumber daya yang dapat digunakan untuk memantau pemanfaatan sumber daya untuk memastikan bahwa sumber daya yang tepat adalah dengan mengerjakan aktivitas pada waktu dan tempat yang tepat.
 

Dokumentasi

PMIS menyediakan seperangkat alat standar untuk manajer proyek untuk menangkap, menyimpan, serta mendistribusikan informasi kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal dengan dokumentasi tersebut diharapkan dapat sesuai dengan rencana komunikasi di awal. Informasi yang ada di dalam sistem yang dipantau untuk menilai validitas dan juga efektifitas.

Selain itu, PMIS dapat memastikan bahwa pemangku kepentingan dapat dengan mudah mendapatkan kembali informasi yang mereka perlukan secara tepat waktu. Informasi proyek dikelola dan juga didistribusikan dengan menggunakan berbagai alat, antara lain:

1. Tools manajemen proyek elektronik. Perangkat lunak manajemen proyek, rapat, dan dukungan kantor virtual perangkat lunak, antarmuka web, portal dan dasbor proyek khusus, dan alat manajemen kerja kolaboratif.

2. Tools Manajemen komunikasi elektronik. Email, fax, dan pesan suara; audio, video, dan konferensi web; dan situs web dan penerbitan web.

3. Manajemen media sosial. Situs web dan penerbitan web; dan blog dan aplikasi, yang menawarkan kesempatan untuk terlibat dengan pemangku kepentingan dan membentuk komunitas online.

Itu dia ulasan mengenai apa itu manajemen proyek sistem informasi atau PMIS dan komponen penting. Semoga menambah wawasan Anda untuk menciptakan kualitas manajemen proyek yang lebih baik kedepannya. Jika anda membutuhkan Website ERP Manajemen Proyek Sistem Informasi anda bisa konsultasi dan menghubungi kami IDMETAFORA di 0896 6423 0232 atau 0813 9399 3723 dan juga dapat mengunjungi langsung kantor kami yang beralamatkan Jl. Damai No.36, Sleman, Yogyakarta.