Mengenal Apa Itu HRIS (Human Resources Information System) Pengertian dan Manfaatnya

Pengertian Human resource information system

HRIS merupakan singkatan dari Human resource information system, HIRS merupakan salah satu teknologi yang paling banyak diminati dan banyak perusahaan yang ingin menerapkannya. Tapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan HRIS? Fitur apa yang ingin dicoba banyak perusahaan saat mengelola bisnis mereka, Para ahli mengatakan HRIS masih kurang dipahami karena cenderung menjadi produk teknologi baru. Untuk memahami HRIS, mari kita lihat gambaran besarnya seperti sistem informasi sumber daya manusia. HRIS adalah sistem yang digunakan untuk manajemen personalia perusahaan. Selain itu, perusahaan besar secara otomatis memiliki lebih banyak karyawan dan lebih sulit untuk dikelola daripada perusahaan dengan lebih sedikit karyawan.

Komponen HRIS

Harus saya akui bahwa HRIS memiliki beberapa komponen yang sangat membantu dan dibutuhkan oleh para pemilik bisnis untuk mempermudah pengelolaan karyawan. Komponen-komponen ini juga dirancang untuk digunakan untuk berbagai keperluan lain yang berkaitan dengan manajemen karyawan. 

1. Kehadiran
Jelas komponen yang paling diinginkan dari sistem manajemen sumber daya manusia adalah kemampuan untuk mencatat kehadiran secara rinci dan akurat untuk setiap karyawan. Untuk alasan ini, kehadiran sering kali merupakan komponen lanjutan dari HRIS. Bahkan, ketidakmampuan HRIS untuk mendaftarkan keberadaan karyawan hampir merupakan produk yang gagal. Karena fitur itulah yang paling diinginkan pemilik bisnis, dimulai dengan kemampuan untuk mencatat kehadiran karyawan, kami juga telah mengembangkan beberapa HRIS untuk memungkinkan karyawan melaporkan lokasi catatan kehadiran mereka dengan lampiran foto. Pengembangan keterampilan ini tentunya akan sangat berguna bagi perusahaan yang menjalankan sistem WFA dan WFH yang memungkinkan karyawan tetap bekerja tanpa harus datang langsung ke kantor.

2. Perhitungan gaji dan pajak
Komponen HRIS kedua yang dibutuhkan adalah kemampuan menghitung gaji dan pajak penghasilan karyawan. Dengan komponen yang satu ini, pengusaha tidak perlu lagi menghitung hak dan kewajiban karyawan secara manual dan membosankan. Namun, menghitung gaji dan pajak adalah salah satu tugas yang paling menegangkan bagi para profesional HRD. jadi jika sebuah perusahaan memutuskan untuk menggunakan sistem manajemen sumber daya manusia, tentu akan sangat membantu jika platform yang mereka gunakan juga menawarkan fungsi ini. Komponen penggajian dan penghitungan pajak memungkinkan perusahaan untuk lebih transparan kepada karyawannya.

3. Persyaratan kinerja dokumen
Komponen berikutnya yang juga sering diprioritaskan oleh sistem manajemen sumber daya manusia, adalah kemampuan untuk mendokumentasikan dan memproses semua permintaan dukungan kinerja. Tidak jarang karyawan harus menggunakan kantong pribadi untuk menyelesaikan aktivitas bisnis, kemudian perusahaan bisa menggantinya dengan sistem, bayangkan proses ini dilakukan melalui sistem yang sudah terintegrasi dan terintegrasi satu sama lain. Tentu saja, karyawan dapat lebih mudah fokus pada tugas mereka, ini juga mengapa banyak pemilik bisnis melihat ke dokumentasi dan penanganan permintaan dukungan kinerja saat memilih sistem manajemen sumber daya manusia.

Fungsi HRIS dalam Tata Kelola Perusahaan

Tentu dengan komponen dan fitur yang dimilikinya, mudah untuk membayangkan kapabilitas HRIS dalam pengelolaan bisnis sebagai alat pendukung, HRIS adalah solusi terbaik yang dapat Anda terapkan untuk mengelola tenaga kerja Anda.

1. Mengotomatiskan pekerjaan berulang
Bukan tidak mungkin, dalam bisnis ada tugas yang berulang dan tetap sama setiap hari. Karyawan umumnya menganggap ini sebagai hal yang normal dan melakukannya karena itu adalah kewajiban pekerjaan. Tapi ketika rutinitasnya mudah, pekerjaan itu tentu menyenangkan. Masalah-masalah ini dapat diselesaikan dengan menggunakan sistem manajemen personalia. Hal ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada bidang lain yang menjadi prioritas nyata, misalnya mencatat keberadaan seorang karyawan. Bagi para profesional SDM, suka atau tidak, ini sudah menjadi bagian dari pekerjaan mereka dan masih perlu dilakukan. Dengan sistem manajemen sumber daya manusia, profesional SDM tidak perlu lagi mencatat jam kerja secara manual. Setiap hari, HRIS secara otomatis mencatat kehadiran karyawan seperti yang dilaporkan, memberikan para profesional SDM lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan lain.

2. Minimalkan kesalahan
Anda harus menyadari bahwa manajemen sumber daya manusia adalah tugas administratif manual yang rawan kesalahan. Menggunakan pulpen dan kertas, dan sebagainya, untuk mencatat kehadiran karyawan dan menghitung upah harian tidak terlepas dari kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan. Namun, fungsi HRIS yang mengotomatiskan berbagai proses kerja sekarang dapat diaktifkan sepenuhnya, sehingga masalah ini tidak perlu lagi dianggap serius. Jika platform HRIS yang digunakan sudah canggih, potensi kesalahan bisa lebih diminimalisir. Misalnya, beberapa pekerjaan tidak harus menunggu staf SDM untuk memulai, itu dapat dilakukan oleh staf itu sendiri, dan staf SDM bertindak sebagai validator untuk verifikasi.

3. Sederhanakan manajemen kinerja
Fungsi lain yang juga dimiliki oleh Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia adalah untuk memfasilitasi manajemen kinerja karyawan. Sistem yang saling terintegrasi memudahkan untuk meringkas semua aspek tinjauan kinerja karyawan, sehingga memudahkan profesional SDM untuk membuat keputusan tentang kinerja karyawan. Kenapa dikatakan mudah dan sederhana, tanpa HRIS profesional SDM harus mengunjungi karyawan secara individu untuk melihat seberapa baik mereka melakukan pekerjaan mereka. Namun dengan hadirnya HRIS, proses ini dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat tanpa perlu meninggalkan ruangan oleh staf HR.

Profesional SDM hanya perlu meninjau data yang dikumpulkan secara otomatis oleh platform sistem manajemen sumber daya manusia yang digunakan untuk mengukur kinerja karyawan, dan mengidentifikasi tindakan spesifik yang perlu dilakukan karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka. Mengadopsi HRIS tidak hanya menghemat waktu dan tenaga pemilik bisnis, tetapi juga mengurangi biaya yang sebelumnya harus mereka keluarkan untuk melakukan proses penilaian kinerja karyawan. 

Manfaat dari sistem HRIS 

1. Kemampuan untuk mengotomatisasi tugas yang berulang
Manfaat dari sistem HRIS adalah kemampuan untuk mengotomatisasi tugas yang berulang, mengotomatiskan tugas tim SDM berulang seperti pencatatan absensi, pemrosesan penggajian, penghitungan pajak penggajian untuk karyawan, dan penggajian. Hal ini tentunya akan membuat pekerjaan Anda lebih cepat dan praktis. Hemat uang dengan fitur payroll Talenta dan transfer gaji Anda ke semua akun Anda tanpa biaya administrasi. Klik di sini untuk detail tentang fitur bakat!

2. Mudah memantau kinerja karyawan
Manfaat sistem HRIS adalah juga dapat dengan mudah memantau kinerja karyawan, sistem HRIS memiliki banyak kelebihan dan merupakan sistem yang dapat membangun sistem evaluasi kinerja. Memungkinkan manajer HRD untuk mengelola kinerja karyawan dan membandingkan kinerja ini dengan target atau indikator kinerja utama yang telah ditetapkan sebelumnya di HRIS.

3. Biaya operasional yang lebih rendah untuk tim SDM
Sistem HRIS yang baik secara signifikan mengurangi biaya operasi seperti kertas dan konsumsi aplikasi lainnya serta lembur.

4. Memfasilitasi proses rekrutmen untuk karyawan baru
HRIS menunjukkan area mana yang membutuhkan karyawan baru, kriteria apa yang dibutuhkan, dan sebagainya. Memungkinkan manajer HRD untuk menyederhanakan proses dari seleksi karyawan hingga integrasi ke dalam organisasi perusahaan.

5. Mendukung proses pengambilan keputusan
Keuntungan sistem HRIS adalah untuk mendukung proses pengambilan keputusan, sistem informasi terkait sumber daya manusia yang unggul terpusat dan otomatis, sehingga memungkinkan untuk memberikan informasi yang akurat dan cepat. Ini memberi manajer HRD akses cepat ke informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan kapan saja.
 
6. Pengurangan human sistem HRIS
Pengurangan human error merupakan salah satu manfaat sistem HRIS pada Aplikasi HRIS meminimalkan kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual.

7. Fleksibilitas akses data
Salah satu keunggulan sistem HRIS adalah fleksibilitas akses data, aplikasi yang mendukung sistem HRIS biasanya adalah aplikasi yang terhubung secara online. Jadi Anda dapat mengakses data Anda kapan saja, dimana saja, sebagai pemilik perusahaan atau manajer SDM, Anda memiliki fleksibilitas dan kebebasan untuk mengelola atau memeriksa. Peningkatan kepuasan karyawan merupakan salah satu manfaat skema HRIS bagi karyawan perusahaan. Selain itu, perhitungan gaji dan pajak yang benar pasti meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan dan meningkatkan motivasi mereka untuk bekerja.

Fitur-Fitur Utama Dari Sistem HRIS 

1. Manajemen penggajian
Masalah upah merupakan salah satu hal yang sangat penting bagi perusahaan. Jadi, software yang Anda pilih harus memiliki fitur penggajian seperti Mencari Talenta yang membantu dalam menjalankan proses penggajian mulai dari menghitung hingga membayar karyawan Anda. Fungsi penggajian tersedia di aplikasi dan software dengan sistem terbaik di Indonesia pastikan perangkat lunak Anda memiliki fitur ini bersama dengan komponen penggajian lainnya seperti bonus, pembayaran pajak, perhitungan lembur, dan sebagainya.  Anda juga dapat melihat laporan penggajian karyawan secara real time untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.

2. Manajemen rekrutmen
Fitur ini memudahkan manajer SDM untuk menyusun setiap fase proses perekrutan. Dari tinjauan informasi, wawancara, penilaian kompetensi, negosiasi dan penerimaan, hingga melakukan proses onboarding dan offboarding. Hal ini memungkinkan manajer HRD untuk dengan mudah memantau proses perekrutan dalam satu aplikasi.

3. Manajemen waktu
Sistem HRIS yang baik juga harus memiliki kemampuan untuk memfasilitasi waktu dan kehadiran karyawan serta terintegrasi dengan sistem waktu dan kehadiran biometrik.
Jadi tidak perlu secara manual mencatat kehadiran setiap karyawan di atas kertas atau di lembar kerja Excel. Absensi, jam kerja, cuti, lembur, dan sebagainya semuanya otomatis tercatat di sistem, sehingga gaji setiap karyawan dihitung secara otomatis dan akurat.

4. Manajemen pajak
Seperti yang Anda ketahui, gaji setiap karyawan berbeda-beda, ini tentu saja berarti pemotongan pajaknya berbeda. Dengan fitur manajemen pajak sistem HRIS ini, Anda tidak perlu lagi repot menghitung semua pajak karyawan Anda, dari NPWP, data BPJS kesehatan, BPJS ketenagakerjaan hingga informasi bank pegawai, semua informasi keuangan dan PPh dapat dengan mudah dipantau dan dikelola melalui sistem.

5. Manajemen evaluasi
Bagaimanapun perusahaan melakukan proses evaluasi karyawan setidaknya setahun sekali. Untuk proses evaluasi yang lebih baik, perusahaan dapat menggunakan sistem HRIS untuk proses yang lebih praktis. Tempat dimana para manajer dapat membuat lembar evaluasi mereka sendiri dan memberikannya kepada setiap karyawan.
 

Kesimpulan

HRIS mampu merekam setiap data karyawan, job description, analisis perencanaan kerja, penggajian dan lainnya. Fungsi komprehensif ini sangat bermanfaat bagi perusahaan karena setiap data dikumpulkan dengan aman dan membuat perusahaan dengan mudah mengelola Sumber daya manusia dengan cara yang tepat. Bagi Anda yang memiliki bisnis, Anda perlu mencatat keuntungan secara akurat. Dengan ide bisnis online yang berbeda untuk dipilih, Anda harus dapat menemukan opsi yang sesuai dengan minat, kebutuhan, dan anggaran Anda. Untuk membantu dan mempermudah pengelolaan bisnis anda, tim IDMETAFORA menawarkan Jasa pembuatan website Enterprise resource planning (ERP) adalah aplikasi bisnis yang terintegrasi. Aplikasi ERP membantu proses operasional bisnis yang luas dan mendalam, seperti yang ditemukan dalam proses pembelian, pengelolaan gudang, penjualan, keuangan, SDM, distribusi, manufaktur, layanan, dan rantai pasokan.
 
Hubungi kami di No : 0896 6423 0232 atau 0813 9399 3723
Jl. Damai, Sleman, Yogyakarta
PT Metafora Indonesia Teknologi