Mengenal Payroll: Pengertian, Proses, Manfaat beserta Komponennya!

Payroll adalah kompensasi yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawan untuk jangka waktu tertentu atau juga pada tanggal tertentu. Biasanya, payroll ini dikelola oleh bagian keuangan atau human resource dari suatu perusahaan. Namun, dalam bisnis kecil, payroll sering kali ditangani langsung oleh para pemilik usaha atau staf yang telah ditunjuk.
Belakangan ini, banyak perusahaan yang mengalihkan fungsi payroll ke perusahaan yang secara khusus menangani pemrosesan gaji dan juga tunjangan karyawan, asuransi, sampai dengan pemotongan pajak. Sebagian perusahaan tidak menggunakan jasa perusahaan pihak ketiga, tetapi dengan memanfaatkan aplikasi atau sistem khusus untuk mengelola payroll tersebut.

Apa itu payroll?

Saat bekerja di suatu perusahaan, pasti kita sering sekali mendengar apa itu payroll. Secara umum, payroll artinya adalah sistem penggajian yang diterapkan dalam suatu perusahaan.
Sedangkan menurut Darwin Box, payroll adalah total semua kompensasi yang harus dibayarkan oleh suatu perusahaan kepada karyawannya dalam jangka waktu atau pada waktu yang telah ditentukan. 

Payroll juga dapat merujuk pada data karyawan dan juga jumlah kompensasi yang harus dibayarkan pada masing-masing karyawan tersebut. Payroll bisa berubah-ubah dari satu periode ke periode pembayaran yang lainnya. Hal ini dikarenakan adanya lembur, absen, dan juga faktor lainnya.

Dapat disimpulkan, dalam menjalankan payroll dalam sebuah perusahaan, Human Resources Department atau biasa disebut HRD harus mengolah data dari semua karyawan beserta komponen yang mempengaruhi gaji mereka untuk perhitungan gajinya setiap bulan.

Jika mau dibahas lebih detail, payroll adalah proses penggajian karyawan yang meliputi perhitungan waktu kerja, perhitungan gaji, serta pengiriman dana tersebut ke dalam rekening bank milik karyawan perusahaan yang bersangkutan. Kadang payroll juga didefinisikan sebagai daftar karyawan pada sebuah perusahaan beserta dengan nominal kompensasi yang perlu dibayarkan kepada setiap karyawan di perusahaan tersebut.

Umumnya, penggajian karyawan ini hampir selalu menjadi salah satu pengeluaran yang besar dari sebuah bisnis. Seperti biaya lainnya, bisnis perlu menjalankan fungsi akuntansi untuk mendokumentasikan gaji, potongan pajak, uang lembur, dan juga sebagainya.

Wajar saja jika bisnis memerlukan staf yang didedikasikan untuk mengelola sistem penggajian. Meskipun sebuah perusahaan memiliki staf khusus yang menangani payroll, sekarang tentu sudah tidak relevan lagi jika melakukan perhitungan secara manual. Oleh karena itu, kebanyakan perusahaan menggunakan software atau sistem tertentu untuk mengelola payroll. Jadi, saat ini istilah payroll tersebut kadang merujuk kepada sistem penggajian otomatis yang digunakan oleh sebuah bisnis dan juga perusahaan.
 

Proses Payroll

Karena ada beberapa faktor-faktor yang dapat mempengaruhi nominal gaji setiap karyawan, maka dalam payroll dibutuhkan perencanaan yang cukup matang. Dikutip dari GreytHR, ada tiga tahapan dalam payroll, antara lain adalah:

Pre-Payroll
Merupakan langkah awal dalam menentukan kebijakan penggajian di dalam suatu perusahaan. Kebijakan ini biasanya berkaitan dengan cuti dan juga tunjangan, lembur, serta kehadiran. Perusahaan-perusahaan di Indonesia juga harus memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam melaksanakan payroll tersebut, seperti kebijakan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan juga Perhitungan PPh 21. Kebijakan inilah yang nantinya akan disetujui oleh manajemen, dan juga sekaligus menjadi standar proses payroll dalam suatu perusahaan. 

Selanjutnya, yang perlu dilakukan adalah pengumpulan data data karyawan untuk diolah ke dalam perhitungan gaji, seperti absensi atau juga perubahan gaji. Dalam membuat laporan data karyawan tersebut, tim HRD harus menyesuaikan laporan karyawan dan juga laporan perusahaan dengan format yang dibutuhkan perusahaan. Menggunakan aplikasi payroll yang memiliki fitur Laporan Khusus atau Custom Report menjadi solusi untuk hal kustomisasi semacam ini. Kemudian dilakukan pemeriksaan validitas data yang sudah dikumpulkan sebelumnya. Pengecekan ini dilakukan untuk memastikan bahwa payroll sudah akurat dan sesuai dengan kebijakan yang ditentukan perusahaan.

Payroll
Setelah data karyawan sudah divalidasi, maka data tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk melalui proses perhitungan gaji bersih. Gaji bersih yang dihasilkan sudah menyesuaikan pajak dan juga pengurangan lainnya. 

Post-Payroll
Gaji karyawan termasuk pengeluaran yang cukup besar bagi sebuah perusahaan. Maka dari itu, penting bagi HRD untuk bekerja sama dengan tim Finance untuk menangani pencatatan transaksi keuangan dalam proses penggajian. Setelah dilakukan pencatatan oleh tim Finance, dapat dilakukan periode pembayaran gaji ke dalam rekening perusahaan. Pembayaran gaji ini diikuti dengan distribusi slip gaji kepada masing-masing karyawan. 

Menurut Peraturan Pemerintah No 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2, pengusaha wajib memberikan bukti periode pembayaran upah yang memuat rincian upah yang akan diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah mereka dibayarkan. Selain sifatnya wajib, slip gaji juga memiliki peran yang penting lainnya. Slip gaji berfungsi sebagai bukti resmi bahwa perusahaan tersebut telah memberikan kewajibannya kepada para karyawan. Selain itu, slip gaji juga dapat digunakan untuk dokumentasi periode pembayaran bagi tim Finance.

Inilah Manfaat Payroll

Sekarang anda telah mengetahui, apa itu payroll dan juga prosesnya? Beberapa dari Anda mungkin masih bertanya, seberapa pentingkah sistem payroll ini? Berikut ini beberapa manfaat payroll, baik bagi bisnis atau perusahaan maupun bagi para karyawan.

Terdapat laporan gaji setiap bulan
Dalam sistem payroll, perusahaan biasanya mengeluarkan slip gaji karyawan yang akan dikirimkan langsung melalui email karyawan masing-masing. Dengan demikian, salah satu manfaat payroll bagi karyawan adalah mengetahui laporan gaji yang diberikan perusahaan setiap bulannya. Sistem payroll akan memberikan informasi yang jelas dan juga transparan terkait deduction atau jumlah potongan, misalnya potongan pajak, asuransi kesehatan, dan juga potongan lainnya. Jadi, karyawan dapat melihat nominal gaji bersih yang diterimanya dengan mudah dan juga tidak kebingungan jika ada selisih dengan gaji kotor yang didapat.

Efisiensi dalam proses
Adanya sistem payroll tidak hanya menguntungkan bagi para karyawan, tetapi juga bagi staf yang bertanggung jawab dalam mengelola penggajian karyawan seperti staf human resource Departement (HRD). Bagi tim HRD, adanya payroll lebih efisien dan juga sangat menghemat waktu dalam pembagian gaji. Sistem payroll akan membantu menghitung dan juga membuat laporan gaji per bulannya untuk setiap karyawan. Sebagai contoh, jika perusahaan tersebut mengkalkulasi gaji dengan berdasarkan tingkat kehadiran, payroll akan otomatis mengurangi nominal gaji seorang karyawan jika karyawan tersebut terdeteksi absen. Dengan kata lain, perusahaan dapat menikmati efisiensi proses berkat beragam fitur yang disediakan didalam sistem payroll.

Komponen payroll
Administrasi yang dilakukan melalui sistem payroll ini juga meliputi perhitungan berbagai komponen komponen lainnya dalam proses pembayaran dan juga manfaat lain yang berhak diterima oleh para tenaga kerja atau karyawan yang ada di sebuah perusahaan. Berikut adalah komponen pembayaran gaji karyawan yang dapat dihitung dengan secara otomatis melalui sistem administrasi tersebut. Di Antara lain adalah:

Gaji pokok
Gaji pokok merupakan komponen utama yang perlu mendapatkan perhatian khusus ketika sebuah perusahaan mulai menghitung upah tenaga kerja. Gaji pokok setiap karyawan punya perhitungan nilai yang berbeda-beda sesuai dengan jabatan dan juga tanggung jawab pekerjaan yang telah diamanahkan. Dengan nilai yang berbeda-beda untuk diterima oleh setiap pekerjanya, sistem administrasi yang tepat dan otomatis akan memudahkan perusahaan untuk dapat melakukan perhitungan gaji bersih karyawan dengan berdasarkan gaji pokok sebagai komponen utama.

Tunjangan 
Tunjangan merupakan komponen tetap lain yang perlu dimasukkan ke dalam sistem payroll tersebut. Tunjangan punya berbagai macam jenis serta tidak selalu diberikan setiap bulannya, seperti tunjangan hari raya atau biasa disebut dengan thr. Namun ada juga tunjangan yang sifatnya ini terhitung dalam hitungan hari kerja, seperti tunjangan absensi dan juga transport sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda. Agar dapat memudahkan perusahaan untuk urusan pembayaran maka komponen tunjangan pun perlu dimasukkan ke dalam sistem payroll.

Pajak penghasilan atau Pph
Di luar perhitungan gaji dan juga tunjangan, sistem payroll yang tepat juga bisa memudahkan perusahaan dalam perhitungan potongan pajak dari penghasilan bulanan karyawan. Hal ini menjadi komponen yang penting karena ketentuan dari pembayaran pajak penghasilan atau Pph 21 ini sudah diatur oleh pemerintah dengan melalui Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2016. Oleh karena itu, sistem ini yang tepat dapat membantu agar perusahaan dan juga karyawan yang ada di dalamnya bisa dengan tenang memenuhi kewajiban dalam membayar pajak.

Potongan Jaminan Sosial dan juga Kesehatan
Setiap perusahaan wajib mendaftarkan setiap karyawan yang terdaftar secara resmi untuk mendapatkan jaminan sosial dan juga kesehatan, baik itu dalam bentuk BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan juga asuransi kesehatan dari penyedia badan usaha swasta. Agar setiap tenaga kerja bisa mendapatkan manfaat yang berhak mereka terima dengan melalui layanan tersebut, maka perusahaan perlu melakukan pemotongan dalam membayar iuran layanan jaminan sosial dan juga kesehatan yang diberikan. Hadirnya sistem administrasi keuangan ini akan memudahkan perusahaan untuk proses pemotongan tersebut jadi otomatis, sehingga setiap bulannya karyawan akan mendapatkan nilai gaji bersih yang sesuai dengan kesepakatan yang dilakukan oleh perusahaan dan juga tenaga kerja.

Dengan skala bisnis yang terus berkembang, besar kemungkinan jumlah karyawan atau tenaga kerja yang akan dibutuhkan juga akan semakin meningkat tentunya. Dengan pengembangan yang ada sulit rasanya jika Anda dan juga divisi finance serta human resource department atau HRD perusahaan untuk melakukan proses administrasi ini dengan secara manual. 

Oleh karena itu, sistem ini memberikan keuntungan agar proses administrasi berjalan dengan cepat serta optimal. Selain itu, sistem payroll juga dapat diintegrasikan dengan rekening perusahaan. Jadi, perusahaan dan pihak keuangan di kantor tidak perlu pergi ke bank untuk melakukan pembayaran gaji karyawan di setiap bulannya. Kehadiran sistem administrasi secara otomatis ini juga bisa mengurangi elemen human error yang berisiko terjadi dalam suatu urusan bisnis.

Nah, demikianlah pembahasan mengenai apa itu payroll, proses dan juga komponennya. Semoga bermanfaat. Sekian Terima Kasih. Oh iya, Jika kalian membutuhkan sebuah Website atau juga ERP untuk perusahaan dan bisnis anda, Anda bisa konsultasi dengan menghubungi kami di 0896 6423 0232 atau 0813 9399 3723 dan juga anda bisa datang langsung ke kantor kami yaitu IDMETAFORA dengan alamat Jl. Damai No.36, Sleman, Yogyakarta.