PPIC | Definisi, Tujuan serta Cara Meningkatkan PPIC di Era Sekarang

Production Planning and Inventory Control biasa disebut PPIC merupakan salah satu istilah yang sudah pasti sangat umum pada jurusan teknik industri. Beberapa dari Anda yang sudah lulus dan akan mengajukan posisi sebagai PPIC pada suatu perusahaan juga hampir dapat dipastikan sudah memahami mengenai PPIC.
Pada kesempatan kali ini, mari membahas lebih mengenai PPIC, lengkap dengan tujuan PPIC dan cara meningkatkan PPIC pada perusahaan.
 

Definisi PPIC

PPIC merupakan salah satu istilah yang cukup erat kaitannya dengan suatu proses produksi. Pada dunia manufaktur, proses PPIC dilakukan pada setiap aktivitas produksi. Semua proses manufaktur, baik dalam hal mengontrol hingga menyiapkan bahan baku produksi, adalah salah satu aktivitas PPIC. Bahkan, di beberapa perusahaan, PPIC merupakan suatu divisi atau departemen utama untuk membantu aktivitas produksi yang lebih efisien serta lebih hemat biaya juga.

Selain itu, PPIC pun dilakukan untuk mengendalikan suatu jumlah pada barang dagang atau persediaan supaya jumlahnya dapat selalu sesuai pada permintaan suatu pasar.
Di dalam suatu perusahaan, PPIC dapat menjembatani kebutuhan divisi pemasaran atau marketing dengan departemen produksi. Artinya, semua keperluan pemasaran maupun keperluan marketing dalam mempromosikan suatu produk dan memberikan dampak pada jumlah produksi di masa yang akan datang lalu diproses oleh tim PPIC ke tim produksi.

Hal tersebut departemen PPIC dapat memberikan suatu rencana produksi serta persedian bahan baku pada pihak produksi, supaya bisa membuat produk yang sesuai serta tepat waktu, sehingga dapat didistribusikan dengan baik oleh tim marketing. Proses distribusi pun nantinya pasti akan tepat waktu sesuai jumlah produk yang tepat. Bahkan pada beberapa perusahaan tertentu, departemen PPIC dapat saling berhubungan dengan divisi pengadaan dan divisi keuangan perusahaan.
 

Tujuan PPIC

Berdasarkan penjelasan PPIC di atas, maka bisa kita simpulkan beberapa poin terkait tujuan dari adanya PPIC. Jadi, ada beberapa poin mengenai tujuan PPIC, antara lain:

- Membantu perusahaan supaya lebih efektif serta lebih efisien dalam hal melakukan aktivitas produksi.

- Membantu perusahaan supaya lebih efektif serta lebih efisien mengenai aktivitas produksi

- Membantu perusahaan supaya lebih maksimal dalam hal menggunakan modal produksi supaya semua perencanaan pada jangka panjang perusahaan agar dapat tercapai.

- Mengatur berbagai langkah dalam proses produksi supaya bisa dijadikan sebagai patokan dalam hal membuat perencanaan proses produksi di masa yang akan depan.

- Mengendalikan serta mengatur semua alur pendistribusian bahan baku perusahaan.

- Membantu divisi lain di dalam perusahaan, contohnya divisi penjualan, pemasaran, serta produksi untuk menentukan jumlah produk, waktu lamanya produksi, dan alur pendistribusiannya agar inventory perusahaan menjadi lebih efisien lagi.

Manfaat PPIC

Terdapat contoh manfaat dengan adanya PPIC adalah investasi pada aset perusahaan akan lebih tepat, mengurangi terdapatnya biaya labour, hingga meningkatkan ROA atau Return On Assets pada manajemen perusahaan.

Berikut adalah manfaat penerapan PPIC yang baik pada perusahaan manufaktur:

1. Memastikan Besaran Investasi Aset 

Saat suatu perusahaan sudah memiliki pada rencana produksi dan pemantauan kontrol persediaan yang baik, maka pihak perusahaan dapat mengidentifikasi besaran maupun kapasitas maksimal produksi dengan sangat mudah. Jadi, secara tak langsung, perusahaan dapat menentukan kapasitas yang sesuai untuk berbagai keperluan perlengkapan, hingga supplier menyelesaikan jumlah produksi.

 Untuk itu, perusahaan akan sangat mudah dalam menemukan budget yang tepat, terkhusus dalam bentuk investasi. Dengan demikian, adanya kelengkapan pada alat perusahaan dapat lebih dimanfaatkan dengan semaksimal mungkin.

2. Mengurangi Waktu Idle

Saat berada di dalam alur penyediaan dan perencanaan bahan baku mengalami hambatan, maka perusahaan dapat mengalami delay maupun keterlambatan pada suatu proses produksi. Dengan adanya PPIC yang cukup baik, maka keterlambatan waktu dapat dihindari dengan maksimal, bahkan akan membuat perusahaan dapat lebih siap saat terjadinya delay yang tidak bisa diduga pada bahan material tertentu tanpa di dalamnya harus memengaruhi waktu produksi.

3. Mengurangi Ongkos Tenaga Kerja

 Dengan adanya PPIC yang lebih matang dan terencana, maka perusahaan dapat lebih mampu memilih bahan baku yang sesuai, sistem teknologi yang lebih sesuai, dan juga dapat menemukan aktivitas produksi yang dapat memaksimalkan produktivitas perusahaan. Dalam hal tersebut, maka perusahaan akan sangat terbantu dalam mengurangi ongkos tenaga kerja karena jumlah yang diperlukan akan sangat sedikit lagi dengan suatu hasil produksi yang cukup besar lagi.

4. Meningkatkan kepada Customer Service

Dengan adanya jadwal produksi yang lebih efisien, maka perusahaan dapat memberikan adanya pengiriman yang tepat waktu. Sampai, hal itu mampu meningkatkan kepuasan pada konsumen dan juga mengurangi nilai pada komplain. Sehingga, pada akhirnya hal ini mampu membantu dalam meningkatkan citra positif terhadapap perusahaan dan juga meningkatkan kepuasan pelanggan.

5. Meningkatkan ROA Perusahaan

Saat perusahaan mampu meningkatkan kapasitas produksinya, maka dengan hal ini PPIC sudah mampu meningkatkan ROA pada perusahaan. Perusahaan pun akan mampu menemukan proses terbaik yang dapat memanfaatkan berbagai macam alat perusahaan secara lebih maksimal. Selain itu, mesin perusahaan pun tak akan mengalami overused karena telah direncanakan dengan baik sesuai pada kapasitas produksi perusahaan.
Berbagai aset perusahaan dengan bentuk mesin serta dengan peralatan lainnya juga akan sangat efektif dalam menghasilkan produk yang sesuai.
 

Tugas Kerja Manajer PPIC

Pada departemen maupun tim PPIC, setiap manajer serta karyawan memiliki perannya sendiri. Manajer PPIC mempunyai tugas yang lebih menyeluruh serta memengaruhi keseluruhan tugas pada karyawannya nya. Disisi lain, setiap karyawan memiliki tugas yang cukup spesifik lain seperti aktivitas pekerjaan tertentu.
Meskipun setiap perusahaan memiliki kebijakan dan juga deskripsi pekerjaannya masing-masing, berikut adalah tugas kerja pada keduanya secara umum pada divisi PPIC.

Untuk seorang manajer, tugas yang utama pada tim PPIC adalah membuat perencanaan perusahaan mengenai
pengadaan pada bahan berdasarkan prediksi dan juga informasi yang telah dibuat. Mereka juga harus dapat memantau kondisi stok barang yang sudah dan nantinya akan dibuat. Manajer PPIC juga harus tetap memantau bagian inventory pada proses produksi, penyimpanan gudang, dan yang dipesan, sampai pihak perusahaan pun mampu membuat produk dengan lancar dan seimbang.

Tugas lain dari manajer PPIC adalah melakukan komunikasi serta menjalin kerjasama antara divisi lain, sehingga berbagai masalah pada produksi dapat diatasi dan penentuan strategi bisa dibuat dengan lebih mudah.
Pada karyawan PPIC, biasanya harus memiliki tanggung jawab pada setiap aktivitas rutin di gudang, pengendalian persediaan, pengendalian produksi, sampai kontrol distribusi. Dan itu juga harus bisa memastikan bahan yang masuk, yang disimpan, penyediaan, sampai pengiriman barang. Selain itu, karyawan PPIC pun memiliki tugas untuk bisa mempertanggungjawabkan seluruh perbaikan secara terus menerus dan perlu memperbarui produksi sesuai dengan kapasitas produksi.
 

Cara Meningkatkan PPIC

Di era sekarang sudah kaya akan teknologi seperti saat ini, pebisnis manufaktur akan kesulitan dalam memaksimalkan PPIC nya saat masih menggunakan cara manual maupun tradisional.
Setiap kesalahan dapat menyebabkan data menjadi tak akurat dan berbagai proses yang lambat juga akan menyebabkan ketidaklancaran pada proses produksi. Kabar baiknya, sekarang pihak produsen maupun pebisnis manufaktur tak perlu lagi melakukan PPIC dengan manual, karena bisa melakukannya dengan otomatis, dengan memanfaatkan sistem ERP.

Dengan menggunakan sistem ERP, maka pihak produsen dapat mengelola berbagai proses secara cepat serta akurat. Semua aktivitas produksi juga akan dapat diintegrasikan pada suatu sistem yang terpusat, sehingga pihak produsen tidak perlu lagi menggunakan sistem yang beragam pada setiap proses produksi.
 

Meningkatkan PPIC dengan Sistem ERP

Human error dapat menyebabkan data menjadi tak akurat serta proses yang lambat dapat menyebabkan ketidaklancaran dalam proses produksi. Untungnya, sekarang produsen tak perlu lagi menjalankan PPIC dengan manual, karena sistem ini dapat melakukannya dengan otomatis pada bantuan sistem ERP. Seluruh proses terintegrasi dalam sebuah sistem yang terpusat, sampai produsen tak perlu lagi menggunakan sistem yang berbeda pada setiap proses.

Berikut ini adalah manfaat penerapan sistem ERP untuk manajemen PPIC yang cukup optimal:
 

- Penjadwalan produksi bisa berjalan dengan otomatis
- Persiapan BoM (Bill of Materials) serta routing yang lebih efisien
-  Peringatan dengan cepat terhadap tingkat persediaan stok yang rendah
- Penjadwalan pemeliharaan peralatan serta mesin dengan otomatis
- Pemesanan barang terhadap pemasok secara otomatis
- Mudah dalam memonitor persediaan bahan baku, WIP (Work In Process), serta barang jadi
- Data inventaris yang akurat dan mudah dalam melakukan prediksi permintaan serta kebutuhan inventaris
- Mudah dalam menganalisis laporan terkait persediaan, proses produksi, dan biaya.

Penutup

Demikian pembahasan mengenai PPIC (Production Planning and Inventory Control), dimulai dari pengertian, tujuan, sampai dengan tugas masing-masing karyawan pada PPIC. Saat bisa dilakukan dengan baik serta tepat. Maka mungkin tujuan utama perusahaan dapat tercapai dengan baik, dan keuntungan perusahaan juga akan semakin besar.

Namun, agar dapat lebih memastikan keuntungan perusahaan, maka Anda bisa memakai software akuntansi dari IDMETAFORA. Kenapa? karena aplikasi akuntansi ini dapat memberikan laporan keuangan secara real time.
Selain dari itu, tampilan yang disuguhkan IDMETAFORA juga sangat mudah dimengerti, bahkan Anda yang tidak memiliki latar belakang akuntansi sekalipun akan cepat memahami.