Pesatnya perkembangan teknologi, pengelolaan karyawan ini mulai menggunakan sistem. Salah satu sistem yang dapat membantu Anda mengelola tenaga kerja adalah sistem HRIS (Human Resources Information System). Sistem ini membantu Anda mengelola karyawan dengan lebih efektif dan efisien. Untuk informasi lebih lanjut, berikut adalah definisi dan manfaat dari sistem HRIS.
Apa itu HRIS? Untuk memahami apa itu HRIS, kita perlu tahu apa itu HRM. Karena keduanya sangat erat hubungannya. Manajemen sumber daya manusia, atau HRM, adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola tenaga kerja dalam suatu organisasi untuk mendukung bisnis dan mendapatkan keunggulan kompetitif. Aplikasi ini populer dengan departemen SDM dan dirancang untuk memaksimalkan kinerja karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. Singkatan bahasa Indonesia HRIS adalah singkatan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. HRIS, berdasarkan akronimnya, adalah kumpulan kegiatan untuk mengelola data sumber daya manusia. Sistem HRIS ini memungkinkan manajer HRD untuk mengelola dan mengakses data terkait penggajian mengenai kebutuhan SDM, sistem penggajian, informasi karyawan, kinerja karyawan, kebijakan industri, dan prosedur menggunakan fungsi aplikasi penggajian. HRIS juga merupakan salah satu material yang termasuk dalam sistem ERP yang dapat diintegrasikan dengan beberapa material lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mirip dengan sistem ERP, sistem HRIS datang dalam banyak jenis, dari yang diinstal pada komputer, hingga yang dapat diakses dari situs web, dan bahkan yang dapat diakses dari ponsel dan smartphone.
Padahal, penggunaan HRIS tidak dimaksudkan untuk mewariskan eksistensi HRD. Bagaimanapun, karyawan adalah orang-orang yang menuntut pendekatan manusiawi kepada orang-orang di sekitar mereka. Dapat dikatakan bahwa pengenalan HRIS dapat ditambahkan ke peran HRD di perusahaan. Lalu apa saja keuntungan dari penerapan penggunaan sistem HRIS? 1. Pekerjaan berulang dapat dioptimalkan Manfaat pertama yang dilihat HR adalah penghematan waktu. Kemudahan akses informasi membuat proses ekstraksi informasi lebih cepat dan akurat. Ini juga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengelola dan memberikan informasi, sehingga lebih efisien. Selain SDM, yang mempermudah pekerjaannya, karyawan lain membutuhkan akses informasi tentang diri mereka sendiri. 2. Mengurangi kesalahan manusia Kesalahan manajemen staf dan kesalahan manusia bukan lagi bahasa asing. Hal ini dapat terjadi karena perusahaan masih mengandalkan sistem manual, seperti kesalahan dalam memasukkan informasi karyawan, kesalahan dalam menentukan pendapatan, dan survei kepuasan kinerja yang tidak sistematis. Namun, sistem HRIS sudah menggunakan teknologi otomatisasi untuk meminimalkan semua ini. 3. Untuk memfasilitasi manajemen kinerja karyawan Sistem HIRS memiliki banyak keunggulan yang dapat digunakan untuk membangun sistem evaluasi kinerja. Memungkinkan manajer HRD untuk memantau kinerja karyawan dan membandingkan kinerja ini dengan tujuan perusahaan atau Indikator Kinerja Utama (KPI). 4. Pengurangan biaya operasional untuk pengembangan sumber daya manusia Sistem HRIS membantu mengurangi biaya operasional SDM dengan menghilangkan penggunaan kertas dan aplikasi lain yang tidak efisien. Sistem ini juga mengurangi jumlah orang yang dibutuhkan untuk manajemen sumber daya manusia, karena semua proses ditangani secara otomatis. 5. Fleksibilitas akses data Aplikasi yang mendukung sistem HRIS biasanya adalah aplikasi yang terhubung secara online atau offline. Oleh karena itu, informasi dapat dipanggil kapan saja dan di mana saja. Sebagai pemilik perusahaan atau manajer SDM, Anda memiliki fleksibilitas dan kebebasan untuk melakukan pemeriksaan atau kontrol. 6. Maksimalkan proses pengambilan keputusan Anda Sistem HRM membantu manajemen untuk membuat keputusan yang lebih baik. Semua data terkait SDM dapat dilihat oleh perusahaan melalui sistem terpusat, sehingga lebih cepat dan mudah bagi manajemen untuk mengidentifikasi siapa yang berkontribusi pada perusahaan dan siapa yang tidak. Manajemen dapat bertindak lebih cepat untuk menutup kesenjangan keterampilan karyawan.
Aplikasi ini tidak hanya meningkatkan produktivitas di bidang SDM, tetapi juga menyediakan fitur-fitur yang sangat penting untuk kemajuan perusahaan. Berikut adalah beberapa fiturnya: Lihat deskripsi lengkap. 1. Keamanan data karyawan Hal terpenting saat menggunakan aplikasi atau software HRIS ini adalah memastikan keamanan data dan kerahasiaan informasi karyawan. Selain itu, berbasis cloud menjaga identitas seluruh database karyawan tetap aman karena beberapa data yang ada tersimpan dengan baik dan tidak mudah diretas. Faktanya, hanya orang yang ditunjuk yang dapat mengakses dan melihat semua data karyawan, sehingga proses ini meminimalkan risiko kehilangan atau pencurian berbahaya. Ini jauh lebih baik daripada penyimpanan manual karena data dan informasi karyawan dapat dengan mudah dirusak oleh tangan yang tidak bertanggung jawab. 2. Pemrosesan dan distribusi penggajian yang mudah Kita mungkin tidak lagi melihat slip gaji manual di zaman sekarang ini karena kemajuan teknologi mengubah segalanya. Dengan aplikasi HRIS yang termasuk dalam fase ini, sistem terintegrasi dan semuanya berjalan secara otomatis, sehingga seluruh proses penggajian tidak rumit dan silih berganti. Oleh karena itu, departemen SDM menjadi kurang fokus pada laporan bulanan seperti persetujuan dan liburan, dan lebih praktis, sehingga distribusi penggajian akan segera jelas dan cepat. Menariknya, pengambil keputusan bisa melihat laporan gaji karena semuanya otomatis tersimpan di sistem. 3. Lihat dan pantau kinerja karyawan Beberapa perusahaan tidak dapat memantau kinerja karyawan karena semua persyaratan masih manual. Tetapi jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi ini, tidak masalah karena Anda dapat melihat dan memantau kinerja karyawan Anda secara keseluruhan baik dari kantor atau jarak jauh. Melalui aplikasi ini, tim HRM dapat menentukan metrik yang ada terkait dengan kinerja utama yang diharapkan untuk setiap karyawan dan mengukur kinerja setiap karyawan. Oleh karena itu, ketika kriteria tersebut sudah ada, proses melakukan evaluasi lebih sederhana dan lebih mudah untuk dicapai. 4. Efisiensi urusan kepegawaian Dengan mengoptimalkan aplikasi ini, departemen SDM dapat mengurangi biaya kebutuhan bisnis mereka yang ada dan membuat operasi mereka jauh lebih efisien. Pada tahap ini, HR dapat meninjau dan mengidentifikasi beberapa aplikasi yang ada sehingga dapat dihilangkan jika kebutuhannya kurang kritis. Termasuk penggunaan kertas, aplikasi ini dapat dilakukan tanpa kertas karena semuanya terintegrasi dengan sistem yang ada. Dan dengan dukungan untuk berbagai fitur canggih, proses operasional SDM sebagian besar otomatis dan membutuhkan lebih sedikit dukungan karyawan. 5. Sederhanakan proses perekrutan Tugas departemen sumber daya manusia perusahaan adalah menampung dan mengawasi semua bidang yang terkait dengan sumber daya manusia, termasuk perekrutan karyawan baru. Melakukan ini secara manual akan membutuhkan proses panjang untuk memilih semua dan mencari kandidat terbaik. Namun, berkat optimalisasi aplikasi HRIS, aplikasi ini memungkinkan Anda untuk menangani semua tahapan wawancara kerja dan rekrutmen karyawan dengan sangat mudah dan akurat, membuat segalanya menjadi lebih mudah dan nyaman. Bahkan, HR dapat melacak dan mencari data menggunakan portal posting pekerjaan khusus.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..