minutes of meeting (MOM) merupakan dokumen yang sangat penting. Dokumen ini merupakan dokumen yang wajib hadir pada setiap meeting atau meeting yang diadakan. Risalah berisi hasil kesepakatan yang dicapai selama meeting atau sesi. Notulen meeting harus dibuat sebelum, selama, dan di akhir meeting. Sebelum memulai meeting, sangat penting untuk membuat minutes of meeting terlebih dahulu. Format di dalam minutes of meeting biasanya memuat nama dan tujuan meeting, peserta atau anggota perusahaan yang hadir dalam meeting, pemimpin meeting, hasil meeting yang diadakan, lokasi meeting, dan keputusan meeting yang disebutkan. Disetujui oleh semua peserta meeting dan catatan tambahan lainnya. Namun, format risalah dapat diubah agar sesuai dengan meeting kita. Tergantung jenis pertemuannya.
Hal yang paling penting dari minutes of meeting adalah poin dari meeting yang di input. Minutes of meeting harus mencatat semua poin inti yang diberikan selama meeting. Namun walaupun begitu, bukan berarti setiap kata selama jalannya proses meeting dimasukkan ke dalam minutes of meeting. Hanya poin penting yang penting saja yang perlu dimasukkan ke dalam minutes of meeting. maka dari itu, sangat penting sekali untuk memahami materi meeting sebelum meeting dimulai. Hal ini bertujuan untuk kita memahami materi yang akan dibahas selama meeting berjalan. Dengan kita memahami materi meeting, akan sangat membantu kita untuk membuat minutes of meeting selama proses jalannya meeting. Kita juga dapat menggunakan alat perekam suara atau smartphone Kita untuk merekam proses jalannya meeting. Ini akan membantu Kita mendapatkan hasil meeting yang lebih baik. Jika Kita hanya mendengarkan dan mencatat, Kita dikhawatirkan berisiko kehilangan poin yang terlewatkan yang tidak terlalu Kita dengar. Jadi Anda bisa menggunakan bantuan perekam saja. Namun, Kita harus tetap mencatat selama proses meeting. Kita butuh membuat hasil minutes of meeting sesuai dengan hasil yang Kita didapatkan saat meeting. Jangan sampai Kita memasukkan pendapat pribadi atau opini ke dalam minutes of meeting. Hal ini karena minutes of meeting sangat berpengaruh terhadap perusahaan. Jika Kita memasukkan pendapat pribadi atau opini Kita dalam minutes of meeting maka Kita akan dinilai tidak profesional oleh anggota meeting hingga perusahaan. Hal penting lainnya yang harus diperhatikan adalah Kita perlu membacakan hasil minutes of meeting yang sudah dibuat saat meeting sudah selesai. Dengan membacakan hasil minutes of meeting, seluruh anggota meeting dapat mengetahui dan memahami keputusan-keputusan apa saja yang diambil selama meeting. Tidak hanya itu saja, dengan membacakan hasil minutes of meeting, Kita dapat mengetahui kekurangan dari hasil minutes of meeting yang sudah dibuat. Dengan begitu, Kita dapat merevisi hal-hal yang kurang tepat di dalam minutes of meeting. selain itu, membacakan minutes of meeting setelah meeting sudah selesai juga dapat membantu seluruh anggota meeting untuk mengkaji catatannya masing-masing sehingga akan cocok dengan minutes of meeting. Tidak hanya itu saja, Kita juga perlu mengirimkan minutes of meeting ke seluruh anggota yang mengikuti meeting. Kita bisa langsung mengirimkan minutes of meeting setelah selesai membacakannya sampai dengan maksimal 1 hari sesudah meeting selesai. Dengan mengirim minutes of meeting secepatnya setelah meeting selesai dapat membuat seluruh anggota meeting dapat segera mengatur strategi maupun menindaklanjuti tahap selanjutnya setelah proses meeting selesai. Tidak hanya itu saja, para anggota meeting juga dapat segera mempercepat proses yang sudah direncanakan.
Minutes of meeting sangat diperlukan oleh hampir setiap perusahaan. Minutes of meeting dapat digunakan sebagai bahan untuk laporan perusahaan. Baik laporan program yang dijalankan oleh perusahaan maupun laporan keuangan perusahaan. Minutes of meeting yang memuat hasil seluruh meeting dan keputusan yang disepakati oleh seluruh peserta meeting dan dapat digunakan sebagai acuan apabila pelaksanaan program tidak sesuai dengan hasil yang telah disepakati.. Menit diperlukan oleh hampir setiap perusahaan. Risalah dapat digunakan sebagai bahan untuk laporan perusahaan. Baik laporan program yang dijalankan oleh perusahaan maupun laporan keuangan perusahaan. Risalah meeting memuat hasil seluruh meeting dan keputusan yang disepakati oleh seluruh peserta meeting dan dapat digunakan sebagai acuan apabila pelaksanaan program tidak sesuai dengan hasil yang telah disepakati. Selain itu, notulen rapat dapat digunakan sebagai laporan keuangan perusahaan. Dokumen minutes of meeting menjadi dasar penggunaan anggaran rapat. Dari anggaran transportasi anggota meeting hingga anggaran konsumsi anggota meeting selama proses meeting. Minutes of meeting juga mempunyai power yang legal terhadap seluruh anggota meeting. Minutes of meeting dapat menyesatkan peserta rapat yang tidak melakukan apa yang telah disepakati dalam rapat.. Dengan mengetahui pentingnya minutes of meeting,Tentunya meeting harus dilakukan secara efektif agar hasil yang dicapai dalam risalah tersebut sesuai dan efektif untuk kelangsungan hidup perusahaan di masa mendatang.. Meeting yang efektif sangat dipengaruhi dengan suasana tempat meeting. Untuk melakukan meeting, tidak harus dilakukan di dalam ruangan kantor. Meeting juga dapat dilakukan di luar kantor misalnya di coworking space. Salah satu coworking space yang bisa kamu pilih adalah CoHive. CoHive adalah pilihan yang bagus untuk ruang kerja bersama untuk menyelenggarakan pertemuan Anda. CoHive memiliki ruang rapat yang terdiri dari ruang rapat standar (3-16 orang) dan ruang rapat (10-20 orang).mampu melaksanakan conference video call service, tersedia di beberapa titik strategi pusat bisnis yang mudah diakses transportasi publik, dan memiliki desain interior unik, tentunya Kita bisa memberikan pengalaman baru dalam setiap meeting.
Ada beberapa jenis MOM yang bisa Kita susun tergantung dengan jenis meeting-nya. Seperti ini penjelasannya.
Meeting resmi biasanya melibatkan orang-orang penting, seperti petinggi perusahaan atau pemilik saham. Contohnya adalah seperti meeting umum pemegang saham, meeting tahunan perusahaan, dan lainnya. Catatan yang harus dipersiapkan tentunya menggunakan bahasa Indonesia yang benar dan catatan perlu dibuat lebih lengkap. Tidak mengherankan yang ditugaskan untuk mencatat biasanya lebih dari satu orang.
meeting ini biasanya diadakan secara harian dan sering Kita ikuti juga. Biasanya Kita bisa lebih santai dalam mempersiapkan catatan untuk jenis meeting ini. Namun, Kita tetap harus mencatat menggunakan bahasa yang benar dan mudah dipahami oleh anggota meeting.
Sebenarnya cara untuk membuat MOM masing-masing perusahaan bisa berbeda. Kita dapat menyesuaikannya dengan kebijakan di perusahaan Kita. Namun, umumnya MOM bisa dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini.
Kita perlu mempersiapkan media untuk menyusun catatan. Medianya bisa dengan buku catatan dan pulpen dan gadget yang Kita miliki. Jika Kita lebih nyaman mencatat dengan menggunakan laptop juga bisa. Biasanya mencatat langsung di laptop membuat Kita lebih cepat mengirimkan catatan ke seluruh peserta. Selain itu, Kita perlu juga mencatat nama seluruh peserta meeting. Ini menjadi petunjuk untuk Kita karena nanti harus mengirimkan MOM ke email para peserta. Jangan sampai ada yang terlewat karena mereka juga pasti akan membutuhkan catatan itu. Apabila kantor Kita punya sistem email yang bagus, dengan fitur yang memudahkan pencarian email hanya mengandalkan nama, Kita tidak perlu lagi menanyakan email mereka. Sebaliknya, Kita perlu menanyakan email mereka apabila kantor Kita tidak punya sistem email seperti itu. Jika Kita meeting dengan perusahaan lain, Kita bisa menanyakan alamat email mereka untuk proses pengiriman catatan. Catat juga nama-nama peserta meeting dari perusahaan lain dan pemimpin meeting. Hal yang bisa Kita persiapkan selanjutnya adalah mengetahui meeting agenda saat itu. Biasanya akan disampaikan di awal oleh pemimpin meeting. Apabila tidak disampaikan, Kita perlu menanyakannya terlebih dulu pada pemimpin meeting.
2. Saat meeting berlangsung
Ketika Meeting Sedang berlangsung, Kita akan disibukkan dengan proses mencatat. Supaya Kita bisa mencatat dengan lancar,Kita tidak perlu mencatat semua hal yang disampaikan peserta Meeting. Kita hanya perlu mencatat ringkasan dari pembahasan-pembahasan itu dengan tidak meninggalkan poin penting. Jangan lupa untuk menambahkan nama mereka yang memberikan ide selama meeting. Untuk membantu Kita, Kita bisa juga merekam meeting itu dengan menggunakan perekam suara.
Sesudah meeting, Kita perlu merapikan lagi catatan yang sudah Kita susun. Biasanya karena terlalu cepat, ada beberapa kata yang salah ketik. Kita perlu membetulkan kesalahan-kesalahan dalam ketikan itu. Apabila ada kalimat yang tidak enak dibaca, Kita juga bisa membetulkannya. Minutes of meeting tidak perlu menggunakan bahasa yang rumit. Dengan kosakata yang sederhana dan rapi, peserta juga akan lebih cepat mengerti. Jangan lupa menambahkan date and time meeting untuk memudahkan Kita mengidentifikasi Meeting tersebut. Setelah dirapikan,Kita perlu membaca catatannya sekali lagi untuk menemukan apakah masih ada kekurangan atau tidak. Setelah itu, Kita bisa mengirimkan hasil catatan ke email seluruh peserta. Atau Kita bisa membagikannya lewat Google Docs yang bisa diakses bersama. Kemudian,Kita perlu mengabarkan di grup perusahaan bahwa Kita sudah mengirimkan email berisi hasil MOM. Hal ini untuk pengingat bagi peserta.
Dalam membuat Minutes of Meeting ada beberapa informasi penting yang harus dicantumkan dalam catatan, yaitu: 1. Topik Meeting 2. Lokasi Meeting (Nama perusahaan, alamat, dan ruangan) 3. Tanggal dan waktu Meeting 4. Peserta/anggota Meeting 5. Ide, poin-poin penting, kesimpulan 6. Status tindakan (Disetujui, ditunda, ditolak, dsb) 7. Tanggal dan waktu Meeting selanjutnya 8. Saran anggota Meeting untuk Meeting selanjutnya 9. Hal-hal yang akan dibahas pada Meeting selanjutnya
Beberapa orang masih ada yang bingung apa bedanya Minutes of Meeting dengan notulen. Sebenarnya tujuan keduanya sama, yakni untuk mencatat diskusi selama Meeting. Namun, beberapa sumber berpendapat bahwa Minutes of Meeting dan notulen ini berbeda. Minutes of Meeting dan notulen adalah dua hal yang berbeda. Minutes of Meeting adalah catatan Meeting yang ditulis secara formal disertai dengan transkrip seluruh Meeting. Sedangkan, notulen merupakan catatan Meeting yang ditulis secara informal dan berisi informasi yang hanya dianggap penting oleh pihak tertentu.
1. Menggunakan bahasa yang lebih formal 2. Menampilkan transkrip Meeting 3. Mengikuti template/pedoman resmi 4. Perlu persetujuan pihak tertentu karena harus dibagikan ke anggota Meeting.
1. Menggunakan bahasa yang formal 2. Tidak perlu melampirkan transkrip Meeting 3. Tidak mengikuti template 4. Tidak perlu persetujuan pihak lain karena untuk referensi
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..