Salah satu barang yang paling penting bagi seorang akuntan yaitu bukti transaksi, dikarenakan bukti transaksi ini adalah bukti nyata, atau sebuah alat perekam utama bagi setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan sehingga transaksi yang dilakukan bisa dicatat, didokumentasikan serta dipertanggung jawabkan. Dengan adanya bukti transaksi juga akan mengurangi terjadinya penyelewengan dana yang dilakukan oleh oknum yang tidak bertanggung jawab. Ada beberapa informasi yang bisa didapat pada bukti transaksi yaitu :
- Tanggal transaksi - Pihak yang terlibat - Jenis transaksi (misal apakah penjualan, pembelian, utang, dll) - Besarnya nilai moneter (bukti transaksi memuat nilai uang seperti Rp 200, $200 dll)
Bukti transaksi akan dijadikan sebagai sumber untuk pencatatan serta penyusunan laporan keuangan, berikut ini adalah beberapa contoh bukti-bukti transaksi yang biasanya dipakai oleh perusahaan maupun pebisnis:
Bukti kas masuk (BKM) merupakan bukti transaksi yang menyatakan bahwa perusahaan telah menerima uang masuk. Bukti transaksi biasanya digunakan untuk mencatat penerimaan kas yang asalnya dari setoran modal pemilik perusahaan, penjualan tunai maupun pelunasan piutang perusahaan. Fungsi Bukti Kas Masuk 1. Berfungsi untuk bukti kepemilikan atas produk yang telah dibeli. 2. Bermanfaat bagi pelanggan dalam hal penukaran maupun pengembalian barang yang telah dibeli. 3. Berguna bagi vendor saat harus menerima klaim garansi produk dari pelanggan. 4. Dengan mendukung adanya pencatatan transaksi, pencatatan akuntansi akan lengkap. 5. Memiliki penerimaan kas dan pengarsipan yang benar dan tepat akan menghindari risiko masalah audit. Tanpa adanya penerimaan kas, catatan akuntansi tidak lengkap yang dapat berisiko pada jangka panjang.
Kebalikannya dari bukti kas masuk, bukti kas keluar ini adalah bukti transaksi sebagai tanda perusahaan telah mengeluarkan uang tunai. Bukti ini dapat digunakan untuk mencatat pengeluaran kas, contohnya untuk pembelian tunai, pembayaran biaya, penarikan modal pemilik, membayar utang perusahaan dll. Tujuan Pencatatan Bukti Kas Keluar Pada Perusahaan Aktivitas mencatat bukti kas keluar pada perusahaan tujuannya adalah untuk menampilkan hasil informasi yang diinginkan oleh pihak perusahaan. Bukti transaksi ini pun dapat disimpan jika suatu waktu nanti adanya kesalahan dalam perhitungan maupun pelaporan keuangan. Tujuan lainnya ialah sebagai berikut. 1. Untuk informasi yang terkait pada laporan keuangan perusahaan yang relevan pada pengguna laporan yang terlibat di dalamnya.
2. Untuk informasi keuangan yang dapat membantu perusahaan dalam mengukur potensi perusahaan dalam mendapatkan keuntungan di masa depan.
3. Memberikan informasi mengenai modal perusahaan, sumber ekonomi, dan juga kewajiban perusahaan.
4. Memberikan informasi mengenai perubahan pada sumber ekonomi perusahaan yang diakibatkan adanya kegiatan usaha yang dilakukan untuk mendapatkan keuntungan.
Kuitansi merupakan bukti transaksi perusahaan yang bisa berupa bukti penerimaan uang, atau bukti pembelian sebuah barang maupun jasa. Kuitansi biasanya terdapat tanda tangan untuk bukti sah penerimaan atau pembayaran sesuatu. Kuitansi memiliki dua bagian, bagian yang diberikan untuk pihak yang membayar, serta bagian lainnya diberikan untuk pihak yang menerima uang.
1. Untuk bukti bagi pihak pembeli bahwa adanya transaksi pembayaran atau penyerahan sejumlah uang kepada pihak penjual.
2. Untuk bukti bagi pihak penjual setelah menerima sejumlah uang dari pihak pembeli. Dengan begitu hal ini dapat menjadi bukti jika sewaktu-waktu ada kekeliruan atau persoalan terkait transaksi yang dilakukan.
3. Sebagai alat bukti saat diperlukan. Misalnya saja saat di persidangan jika suatu waktu ada gugatan terkait dengan transaksi yang sebelumnya pernah dilakukan.
Bukti transaksi bisa berupa faktur, faktur ini umumnya dipakai untuk bukti penjualan barang yang dilakukan dengan kredit dan diberikan dari penjual kepada pembeli. Yang biasanya menggunakan faktur adalah perusahaan dagang serta perusahaan manufactur. Manfaat Faktur Penjualan Walaupun terlihat sepele, faktur penjualan memberi manfaat yang besar bagi bisnis. Terutama dalam hal arus keuangan yang diterapkan dalam periode tertentu. Lihat manfaat lainnya berikut ini: Mempermudah Keperluan Administrasi Dengan adanya faktur penjualan yang lengkap, keperluan administrasi akan sangat terbantu. Memudahkan Anda ketika membuat laporan keuangan, laporan profit, laporan pajak, dan lainnya. Termasuk saat bisnis Anda mempunyai sistem pembayaran kredit. Dengan adanya dokumen ini, transaksi jual beli menjadi sah secara administrasi dan hukum. Meningkatkan Kepercayaan Pembeli Hal ini pasti meningkatkan kepercayaan pembeli pada pengelolaan bisnis Anda. Mereka akan secara tak langsung menilai profesionalitas serta kredibilitas bisnis melalui dokumen tersebut. Kelihatannya cukup mudah, tetapi hal ini menjadi hal kecil yang memiliki pengaruh yang cukup besar. Meyakinkan Pembeli Ada beberapa jenis bisnis dengan jumlah sekali transaksi yang besar, faktur penjualan menjadi indikator penting. Hal ini jadi bukti kuat bahwa transaksi sudah selesai dilakukan. Dalam jenis bisnis lainnya, misal model pemasaran, faktur penjualan yang dikelola secara baik bisa menjadi testimoni positif langsung dari pelanggan. Hal ini dapat meningkatkan strategi pemasaran yang cukup kuat. Menjadi Salah Satu Bentuk Pelayanan Pelanggan Saat perjalanan bisnis tentu Anda akan menemui beberapa rintangan kecil seperti komplain atau keluhan dari pelanggan. Dengan adanya dokumen ini, pelanggan akan sangat mudah melakukan komplain. Begitu pun bagi pebisnis, nota penjualan ini akan memudahkan Anda untuk mengecek transaksi serta detail lainnya. Selain itu, hal ini pun menjadi bentuk pelayanan pelanggan yang secara tidak sadar dibutuhkan. Nota penjualan bisa menjadi bukti rujukan kuat saat pembeli akan menjual kembali barang tersebut. Menguatkan Laporan Pajak Saat membuat laporan pajak, sales invoice jadi dokumen valid yang mendukung keabsahannya. Apabila bisnis yang Anda jalankan berskala besar maupun berhubungan dengan Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPnBM), maka dokumen ini sangat penting. Jenis pajak lainnya yang membutuhkan adalah Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Jadi perlu sekali dalam mempelajari komponen apa saja yang perlu tertera pada faktur penjualan.
Nota debit merupakan suatu bukti transaksi yang berfungsi untuk menginformasikan pelanggannya, bahwa rekeningnya telah di debit dengan jumlah yang ditentukan oleh perusahaan. Penerima nota debit ini akan mencatat di rekening di pihak pengirim nota pada sisi kredit. Nota ini digunakan untuk transaksi penjualan maupun pembelian secara kredit yang dapat memunculkan utang/piutang bagi perusahaan contohnya adalah retur pembelian. Dalam bisnis maupun transaksi jual beli, nota debit merupakan dokumen penting yang memiliki fungsi yaitu: 1. Mengurangi utang Pembeli dapat memakai nota debit untuk meminta keringanan maupun pengurangan jumlah terutang kepada penjual atas barang yang telah dikirim. Jumlah yang ditagih dengan nota ini umumnya lebih kecil dari yang telah disepakati sebelumnya. Ini berlaku untuk barang berupa piutang dan penjual perlu mengembalikannya. Dalam transaksi jual beli, perubahan semacam ini merupakan hal yang biasa dan biasa terjadi. Jadi, bisnis perlu melacak seluruh bukti utang dan piutang untuk mencegah kesalahan setelah periode penagihan. 2. Mengoreksi harga barang serta jumlah produk Fungsi nota debit adalah mengoreksi harga barang dan jumlah produk. Penyesuaian ini dapat terjadi jika produk tidak lagi dijual atau kedua belah pihak menyepakati masalah lain. Jadi, Anda harus menyesuaikan harga produk untuk meningkatkan transparansi. Dengan demikian, baik penjual maupun pelanggan akan diuntungkan karena produk menjadi lebih laku dan memungkinkan pembeli mendapatkan harga yang lebih masuk akal.
Nota debit juga bisa dimanfaatkan sebagai bukti stock opname. Dengan demikian, pihak penjual bisa mengetahui produk apa saja yang bermasalah. Manfaat Stock Opname
- Tahu kondisi barang dengan jumlah yang pasti - Tahu dengan jelas arus keluar-masuk produk yang akan dipasarkan - Bisa menindaklanjuti dengan cepat saat terjadi kehilangan maupun kekurangan barang - Bisa mengurangi terjadinya penyimpangan (kekurangan maupun kelebihan) terhadap barang yang akan dipasarkan - Bisa dipakai untuk menganalisis perkembangan pada suatu perusahaan
Nota kredit adalah bukti transaksi yang dipakai untuk menginformasikan pada pelanggannya bahwa rekeningnya telah di kredit dengan jumlah yang ditentukan. 1. Memudahkan Aktivitas Administrasi Manfaat pencatatan nota kredit adalah memudahkan aktivitas administrasi karena transaksi yang dilakukan perusahaan telah tercatat dengan sistematis. 2. Menjaga Hubungan Penjual serta Pembeli Saat dilihat sekilas nota kredit merupakan kerugian bagi pebisnis karena bisa mengurangi piutang mereka. Namun hal ini pun adalah suatu itikad baik sebagai upaya memelihara hubungan antara penjual serta pembeli. Dalam jangka panjang, perusahaan pasti diuntungkan karena kepercayaan konsumen meningkat. 3. Meningkatkan Operasional Bisnis Nota kredit merupakan salah satu bukti yang konkret bahwa suatu perusahaan harus melakukan beberapa perbaikan pada produknya. Untuk bisa memperbaiki produk atau layanannya, maka kinerja harus lebih ditingkatkan. Dengan demikian kegiatan operasional bisnis pun bisa dievaluasi sehingga bisa menciptakan sistem yang lebih efisien. 4. Menghindari Konflik Fungsi lain nota kredit merupakan sarana yang menghindari konflik antara penjual serta pembeli ataupun klien. Penyebabnya bisa karena kualitas produk yang sangat buruk dan tentu pasti merugikan konsumen karena tak sesuai dengan pengeluaran mereka. Jika perusahaan tidak mampu mengatasi hal ini dan kedua pihak tidak akan memahami satu sama lain, tentu potensi konflik akan terbuka lebar. 5. Melacak Kesalahan Penjualan yang Mungkin Terjadi Tidak jarang kerusakan suatu produk timbul pada saat penjualan maupun pengiriman dan belum tentu ditimbulkan oleh proses produksi. Dengan adanya pembuatan nota kredit, pemilik usaha dapat mengetahui pada tahapan proses produknya mengalami penurunan kualitas sehingga bisa menjadi bahan evaluasi selanjutnya.
Cek merupakan surat perintah tidak bersyarat yang dibuat atau ditandatangi oleh nasabah dan diberikan kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu di waktu surat tersebut diserahkan kepada bank. Nasabah tersebut mempunyai simpanan uang yang bentuknya giro. Fungsi Cek - Sebagai alat yang dimana dapat melakukan pembayaran - Mengambil atau menarik uang pada rekening giro
Memo merupakan bukti transaksi untuk bukti pencatatan antar bagian maupun manajer dengan bagian-bagian yang terdapat di perusahaan. Fungsi Memo Resmi Perusahaan
- Menginformasikan kepada individu tentang prosedur, tindakan, atau kebijaksanaan yang dilakukan. - Menjadi alat untuk memberikan informasi yang spesifik - Untuk menetapkan tanggung jawab dengan menyebut pihak-pihak mengenai tanggung jawab yang diberikan - Menjadi ringkasan dari hasil rapat. Selain untuk pengingat apa yang didiskusikan, juga dapat diberikan kepada yang tak hadir dalam rapat supaya bisa mengetahui isi dari rapat tersebut - Alat untuk menetapkan sebuah keputusan, kebijaksanaan, maupun persetujuan yang disetujui pada pihak-pihak yang terkait.
Struk merupakan bukti transaksi dari kegiatan belanja, pembayaran rekening listrik, telepon dll. Struk biasanya di dapat ketika perusahan membeli di membayar di PLN, supermarket, Telkom, SPBU, dll. Fungsi serta manfaat struk pembayaran
- Memuat data pada informasi keuangan - Dasar pencatatan laporan keuangan - Menjadi rujukan saat ada kesalahan pencatatan
Jika Anda ingin memiliki sistem untuk mengelola transaksi dengan mudah dan otomatis, IDMETAFORA adalah solusi yang paling tepat dalam mengelola keuangan bisnis Anda. IDMETAFORA adalah perusahaan startup di Yogyakarta yang bergerak dalam bidang teknologi dan melayani berbagai jasa seperti pembuatan website, digital marketing, pembuatan erp dan masih banyak lagi, Jika anda berminat serta tertarik silahkan kunjungi website kami di idmetafora.com.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..