Di perusahaan besar dan kecil, transaksi adalah kejadian sehari-hari. Suatu peristiwa ketika faktor keuangan perusahaan berubah dapat disebut transaksi. Perubahan ini dapat berupa penurunan nilai atau peningkatan nilai. Perubahan yang terjadi selama transaksi tersebut berdampak signifikan terhadap perusahaan atau kondisi keuangan perusahaan. Contoh aktivitas transaksi intra-perusahaan termasuk penjualan produk, pembelian bahan produksi, pembayaran gaji, dan pembayaran ke beberapa perusahaan dependen lainnya. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), transaksi adalah suatu bentuk akad jual beli dalam kegiatan jual beli antara pembeli dan penjual. Hal ini memungkinkan metrik untuk dievaluasi dalam hal nilai mata uang, yang berpotensi berdampak pada laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi. Catatan kegiatan perdagangan ini biasa disebut sebagai bukti perdagangan.
Definisi umum dari transaksi adalah setiap aktivitas dimana organisasi atau individu dapat mempengaruhi perubahan aset atau keuangannya. Beberapa ahli berpendapat bahwa yang dimaksud dengan transaksi adalah setiap aktivitas perusahaan yang dapat mengakibatkan perubahan aset atau kondisi keuangan perusahaan. Contoh aktivitas transaksional tersebut adalah penjualan, pembelian, pembayaran gaji, dan berbagai jenis pembayaran lainnya. Segala bentuk kegiatan transaksional selalu dilakukan dalam pengelolaan transaksi di suatu perusahaan atau bisnis. Manajemen transaksi adalah kegiatan pencatatan perubahan keuangan yang dilakukan secara hati-hati dengan menggunakan metode tertentu. Semua aktivitas transaksi selalu dilakukan oleh manajemen transaksi. Pengelolaan transaksi dalam hal ini adalah kegiatan pencatatan perubahan keuangan yang dilakukan secara cermat dengan menggunakan metode tertentu.
1. Pemberi Dana Penyandang dana adalah seseorang yang menyediakan uang untuk membeli produk atau layanan. Pemberi pinjaman memberikan uang berdasarkan kesepakatan transaksi. 2. Penerima Dana Penerima Dana adalah orang yang menerima uang dari suatu transaksi untuk pembelian atau penjualan suatu produk atau jasa. Penerima Dana akan menerima dana berdasarkan metode pembayaran yang telah disepakati sebelumnya, jumlah pembayaran dan waktu pembayaran. Penerima dana adalah mereka yang menerima dana atas transaksi pembelian dan penjualan yang dilakukan atas produk berupa barang atau jasa.
Secara umum, ada empat jenis aktivitas transaksional yang terjadi: 1.Transaksi Internal Kesepakatan orang dalam adalah jenis transaksi ekonomi yang mempengaruhi departemen dalam perusahaan dan menghasilkan perubahan situasi ekonomi perusahaan. Beberapa contohnya adalah catatan dari supervisor mengenai pesanan, perubahan nilai moneter karena depresiasi, dan penggunaan perlengkapan kantor oleh berbagai departemen. 2. Transaksi Eksternal Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatkan pihak di luar perusahaan yang mengakibatkan perubahan posisi keuangan perusahaan. Contohnya meliputi aktivitas transaksi penjualan dengan pihak lain, transaksi pembelian dengan pihak lain, dan proses pembayaran vendor.
Aktivitas perdagangan harus selalu disertai dengan bukti ketertelusuran di masa mendatang. Bukti transaksi juga diperlukan jika terjadi perselisihan yang tidak perlu setiap saat. Di bawah ini adalah bukti perdagangan yang digunakan oleh perusahaan. 1. Bukti Transaksi Internal Bukti insider trading ini berupa memo internal yang disampaikan oleh atasan kepada rekan kerja atau bawahan. Dengan kata lain, bukti internal ini merupakan bukti transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. 2. Bukti Transaksi Eksternal Bukti transaksi eksternal adalah bukti pencatatan semua transaksi yang dilakukan dengan pihak eksternal. Beberapa bukti transaksi eksternal adalah: • Faktur adalah laporan penjualan dengan peringkat pembayaran kredit. • Kwitansi adalah tanda terima uang yang ditandatangani oleh penerima pembayaran dan diberikan kepada pembayar yang dapat digunakan sebagai bukti transaksi yang sah. • Nota debit adalah bukti pengembalian barang yang dibeli dan diproduksi oleh pembeli. • Cek adalah surat atau dokumen yang berisi instruksi tanpa syarat dari nasabah bank bahwa bank harus membayar kepada pemilik cek sejumlah uang yang ditentukan dalam surat tersebut. • Rekening giro adalah ringkasan transaksi keuangan yang dilakukan pada titik waktu tertentu di rekening bank yang dimiliki oleh bisnis atau individu. • Bilyet giro adalah instruksi kepada bank yang menyetorkan dana untuk mentransfer sejumlah uang ke rekening tertulis lain. • Bukti Setoran Bank adalah slip setoran yang diterbitkan bank yang membuktikan bahwa nasabah telah menyetorkan dana ke rekening dimaksud. • Sertifikat Deposito dan Penarikan Sertifikat deposito adalah bukti penerimaan uang yang dilampirkan dengan dokumen yang ditentukan, dan sertifikat penarikan adalah bukti transaksi penarikan dengan dokumen yang ditentukan. • Bukti Memorandum adalah catatan transaksi yang dikeluarkan oleh manajemen perusahaan untuk berbagai peristiwa yang terjadi di dalam perusahaan, biasanya pada akhir periode
Ada banyak contoh bukti transaksi. Di bawah ini adalah contoh bukti transaksi baik dari transaksi internal maupun eksternal. 1. Memo
Memo adalah surat atau memo yang singkat, padat, jelas dan mudah dipahami. Catatan biasanya terdiri dari hingga 10 kata. Contoh bukti antar perusahaan termasuk catatan.
Catatan biasanya hanya berisi pesan singkat yang langsung menyampaikan poin utama. Elemen yang umum terlihat saat menulis catatan meliputi:
• Nomor Memo
• tanggal
• Dari nama
• Nama Penerima
• Subjek memo
• Isi memo
Unsur-unsur memo umum hampir identik dengan surat formal. Satu-satunya perbedaan adalah jumlah kata, yang berarti bahwa memo memiliki kata-kata yang jauh lebih sedikit daripada surat resmi.
Contoh memo adalah pesan dari manajer kepada akuntan untuk mencatat dan menyiapkan gaji karyawan yang jatuh tempo pada akhir periode.
2. Nota Kredit
Nota kredit adalah dokumen yang digunakan oleh seseorang untuk menunjukkan bahwa telah terjadi penurunan piutang. Penurunan piutang ini biasanya disebabkan oleh pengembalian barang atau penurunan harga oleh pembeli.
Penurunan harga itu sendiri dapat diakibatkan oleh ketidaksesuaian atau kerusakan barang atau kualitas yang berbeda dari harapan awal pembeli. Store credit adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual dan berfungsi sebagai persetujuan penjual atas potongan harga yang diminta oleh pembeli karena barang yang diterima rusak atau tidak sesuai dengan pesanan pembeli. Untuk alasan ini, nota kredit harus ditandatangani oleh penjual untuk mengurangi biaya yang ditagihkan kepada pembeli di kemudian hari.
3. Nota Debet
Nota debet adalah bukti transaksi berupa permintaan penurunan harga kepada penjual atau bukti pengembalian barang dagangan yang tidak sesuai (rusak). Nota debet adalah surat yang membuktikan bahwa telah terjadi pengurangan utang usaha karena adanya pengembalian barang atau penurunan harga oleh pembeli. Debit langsung biasanya memiliki dua salinan. Satu lembar milik pembeli dan satu lembar milik penjual. Debit langsung tidak akan dikembalikan sampai barang dikembalikan ke pembeli.
4. Nota Konten Nota kontan adalah transaksi dokumen transaksi atau pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk penjualan barang secara tunai. Berbeda dengan nota kredit dan debet yang berkaitan dengan kewajiban antara dua pihak, nota bank merupakan contoh bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual setelah pembeli membayar barang yang dibeli secara langsung. Nota kontan juga biasanya dibuat dalam rangkap dua. Catatan asli akan diberikan kepada Pembeli dan salinannya akan disimpan oleh Penjual untuk tujuan pencatatan atau pengarsipan. 5. Faktur Faktur atau tagihan adalah arsip tertulis dari barang yang dijual, baik dalam jumlah maupun harga. Faktur biasanya dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Faktur digunakan oleh pembeli sebagai pengganti konfirmasi barang yang dibeli. Fitur utama dari faktur biasa mencakup informasi terperinci tentang barang tersebut, seperti nama dan alamat penjual, nomor faktur, nama dan alamat pembeli, tanggal pemesanan, ketentuan pembayaran, jenis produk, jumlah yang termasuk dalam item, dan jumlah total. Fungsi utama invoice sebagai bukti transaksi adalah menjadi media pencatatan yang tertulis dengan baik, lengkap dan tidak ambigu untuk setiap item atau produk sesuai dengan kondisi yang ada. Hal ini dilakukan untuk menghindari komplain jika terjadi ketidaksesuaian barang yang diterima oleh pembeli. 6. Kuitansi Kuitansi adalah salah satu dari banyak jenis bukti transaksi yang dikeluarkan hanya ketika sejumlah uang diterima. Tidak seperti invoice, yang membuktikan transaksi antara penjual dan pembeli, kwitansi adalah bukti penerimaan uang atau bukti penerimaan jumlah tertentu. Kwitansi biasanya dikeluarkan dan ditandatangani oleh penerima uang kemudian diberikan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kwitansi terdiri dari dua rangkap, satu disimpan oleh pembeli/penerima dan satu lagi disimpan oleh penjual/penerima. 7. Cek Contoh bukti transaksi selanjutnya adalah cek. Cek adalah surat perintah pembayaran dari seseorang yang mempunyai rekening pada bank, dimaksudkan agar bank membayar sejumlah uang kepada pemilik cek. Cek biasanya terdiri dari dua bagian. Artinya, sisi kiri buku cek sebagai bukti arsip dari pihak yang menulis dan menandatangani cek tersebut. Di sebelah kanan cek adalah bagian yang diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran cek. Salah satu fungsi cek lainnya adalah menerima uang di rekening giro Anda serta nilai tukar non-mata uang. 8. Bilyet Giro Bilyet Giro termasuk sebagai contoh bukti transaksi eksternal. Bilyet Giro adalah perintah untuk mentransfer sejumlah uang dari rekening nasabah di suatu bank ke rekening penerima yang disebutkan dalam Bilyet Giro di bank yang sama atau bank lain. Bilyet giro sering dipandang sebagai lawan dari cek karena fungsinya berbeda dan saling bertentangan.
Transaksi adalah sebuah kesepakatan antara penjual dan pembeli dalam menukar barang atau jasanya. Pada prinsipnya semua transaksi memerlukan bukti administrasi, tetapi tidak semua penjual dalam bertransaksi membuat bukti administrasinya. Administrasi transaksi adalah kegiatan pencatatan dan penyusunan data dan informasi keuangan secara sistematis. Manfaat yang Anda dapatkan ketika memiliki catatan keuangan adalah dapat manfaatkan sebagai perencanaan usaha, mengetahui jumlah penjualan dan pembelian, informasi untuk manajemen, dan juga alat pengambil keputusan. IDMETAFORA menyediakan Sistem Transaksi yang dapat mengelola berbagai kegiatan bisnis yang berhubungan dengan keuangan, arus kas, pembuatan laporan keuangan, dan lainnya hanya melalui software akuntansi terbaik silahkan hubungi IDMETAFORA.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..