Business Intelligence: Pengertian, Fungsi dan Manfaat Dalam Penerapannya

Business Intelligence adalah proses melakukan ekstraksi data operasional perusahaan dan mengumpulkannya pada sebuah data warehouse. Selama prosesnya ekstraksi juga dapat dilakukan transformasi dengan menerapkan berbagai formula, agregasi, dan validasi sehingga data dapat disesuaikan dengan kepentingan analisis bisnis. Berikutnya data data pada warehouse diproses menggunakan berbagai analisis statistik pada proses data mining, sehingga didapat berbagai kecenderungan pada data. Kedepannya trend Business Intelligence ini akan digabungkan dengan Artificial Intelligence.

Artificial Intelligence telah diaplikasikan kepada bidang bisnis sejak tahun 1980 an, dan sangat berpengaruh untuk memecahkan masalah yang komplek dan teknik pendukung keputusan langsung/realtime yang diaplikasikan dalam bisnis. Ini tidak akan lama lagi sebelum aplikasi Artificial Intelligence merger dengan Business Intelligence, berbagai keputusan dalam era baru dalam berbisnis. Untuk menjalankan integrasi, vendor dalam Business Intelligence memulai dengan menggunakan Services Oriented Architecture dan Enterprise Information Integration.
 

DEFINISI BUSINESS INTELLIGENCE

Secara umum arti Business Intelligence merupakan sebuah proses ekstraksi data data operasional perusahaan dan mengumpulkannya pada sebuah data warehouse. Selama prosesnya ekstraksi juga dapat dilakukan dengan menerapkan berbagai formula, agregasi, maupun validasi sehingga didapatkannya data yang sesuai dengan kebutuhan analisis bisnis.

Selanjutnya data data di warehouse diproses menggunakan berbagai analisis statistik dalam proses data mining. sehingga didapatkannya berbagai kecenderungan pada data. Hasil penyederhanaan dan ringkasan ini disajikan kepada end user yang biasanya ialah pengambil keputusan bisnis. Dengan demikian manajemen dapat mengambil keputusan berdasar pada fakta fakta aktual dan tidak hanya mengandalkan intuisi dan pengalaman kuantitatif saja.

Karena data yang telah diolah dalam proses Business Intelligence didapat oleh sistem operasional, maka umumnya perusahaan menerapkan Business Intelligence yang sudah memiliki ERP berjalan dengan baik. Biasanya kebutuhan terhadap Business Intelligence muncul setelah ERP nya telah berjalan beberapa tahun, dan manajemen mulai merasa butuh untuk menganalisa berbagai data operasional sehari hari. Dengan demikian hasil dari proses Business Intelligence merupakan cermin kinerja dari perusahaan secara menyeluruh. Berikut adalah contoh dari masalah yang dapat diperoleh solusinya dengan menggunakan Business Intelligence:
 

-Manager Promosi ingin menganalisa pengaruh di tiap jenis media iklan di koran, majalah, dan TV terhadap penjualan produk.
 

-Manager HRD dapat menganalisa pengaruh kenaikan gaji terhadap produktivitas pekerja.
 

-Manajer Penjualan ingin mengetahui pengaruh musim dan kepadatan penduduk terhadap penjualan es krim di tiap daerah.
 

FUNGSI BUSINESS INTELLIGENCE

    Fungsi dari Business Intelligence adalah sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan pada sistem dan aplikasi mengubah data-data dalam suatu perusahaan atau organisasi meliputi data operasional, data transaksional, atau data lainnya ke dalam bentuk pengetahuan. Secara umum, Business Intelligence itu bertujuan untuk menyajikan berbagai informasi yang disesuaikan pada kebutuhan setiap penggunanya. Informasi tersebut dapat berasal dari data histori pembelian barang oleh pelanggan, data histori reparasi, data histori komplain, dan sebagainya. Data-data tersebut lalu diolah dan disajikan dalam bentuk informasi yang mudah dicerna oleh penggunanya demi membantu pencapaian tujuan bisnis di perusahaan. Business Intelligence  memiliki karakteristik sebagai pendukung ketersediaan data yang relevan yang akan disajikan pada pengguna. Biasanya, Business Intelligence mengintegrasikan informasi dari keseluruhan sumber informasi perusahaan sehingga pembuat keputusan dapat membuat analisis dengan berbekal pengetahuan yang lengkap dan realtime.

IMPLEMENTASI BUSINESS INTELLIGENCE Pendekatan Implementasi Business Intelligence

Dalam membangun dan mengimplementasikan Business Intelligence di suatu organisasi, terdapat tiga pendekatan yang digunakan. Masing-masing dari pendekatan tersebut memiliki kelebihan dan kelemahan, dimana pilihan dari strategi tersebut berdasarkan kondisi dan kebutuhan organisasi yang akan membangun Business Intelligence. Pendekatan tersebut adalah sebagai berikut :

a. Top-down Approach

Pendekatan top-down sangat tepat bagi suatu organisasi yang akan membangun Business Intelligence dimana pada waktu bersamaan organisasi juga melakukan ineering secara menyeluruh di seluruh aspek organisasi. Pada pendekatan ini, kerangka data warehouse secara menyeluruh harus disusun terlebih, baru kemudian diikuti oleh data pada warehouse departemental data mart. 

b. Bottom-up Approach

Kebalikan dengan pendekatan sebelum- nya, dalam pendekatan bottom-up Business Intelligence yang akan disusun justru dari tingkat departemental data warehouse baru kemudian diintegrasikan menjadi data warehouse organisasi secara keseluruhan.

c. Tactical Approach

Pendekatan ini mengkombinasikan ke dua pendekatan sebelumnya untuk mendapatkan kelebihannya. Dalam pendekatan ini, pengembangan Business Intelligence di suatu organisasi akan dimulai dengan perencanaan dan pendefinisian arsitektur kebutuhan data warehouse organisasi secara keseluruhan. Baru kemudian akan dilakukan serangkaian pembuatan Business Intelligence pada tiap departemen yang membutuhkan.

Langkah – langkah Proses Business Intelligence

Ada beberapa bagian dalam solusi business intelligence yaitu, keseluruhan proses dalam business intelligence dapat diterjemahkan menjadi langkah-langkah dibawah ini :

1. Identifikasi masalah dalam bisnis perlu diselesaikan dengan gudang data dan menentukan data yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah.

2. Identifikasi lokasi dari data yang diperlukan dan mengambil dari sumber penyimpanan.

3. Merubah data yang didapatkan dari beragam sumber tersebut ke dalam sebuah data yang konsisten.

4. Mengambil data yang telah dirubah tersebut ke dalam lokasi sentral.

5. Membuat sebuah gudang data dengan adanya data pada lokasi sentral.

6. Memasang sebuah produk atau aplikasi yang dapat memberi akses pada data yang ada dalam cube.

Berikut adalah Faktor faktor yang Mengakibatkan Kegagalan dalam Implementasi Business Intelligence

Berikut ini adalah beberapa faktor wajib dihindari agar implementasi Business Intelligence di suatu organisasi berjalan dengan sukses. Hal ini harus diperhatikan karena upaya implementasi Business biasanya akan membutuhkan sumber daya seperti dana, waktu dan tenaga yang cukup besar. Faktor- faktor tersebut adalah :

a. Perencanaan yang kurang matang Implementasi Business Intelligence tidak mungkin berhasil tanpa perencanaan yang matang. Kondisi tersebut antara lain ditunjukkan dengan adanya rendahnya konsistensi dukungan pimpinan terhadap proyek Business Intelligence itu sendiri dan rendahnya tingkat kerjasama antar bagian di organisasi dalam upaya mewujudkan Business Intelligence.

b. Kualitas data yang kurang baik

Business Intelligence tidak akan dapat digunakan dengan baik jika data yang akan dianalisis merupakan data yang kurang baik kualitas nya. Data tersebut akan menghasilkan informasi yang kurang baik dalam pengambilan keputusan.

c. Kurangnya mengantisipasi perubahan di organisasi

Sistem Business Intelligence beserta implementasinya sering kali mengalami perubahan kebutuhan dan organisasi patut mengantisipasi hal tersebut. Perubahan yang terjadi di organisasi pun juga membutuhkan antisipasi pada sistem Business Intelligence yang dipakai. sehingga organisasi dapat memperhitungkan sumber daya yang dibutuhkan.

d. Pengadaan sistem Business Intelligence yang one stop shopping

Sampai dengan saat ini, belum ada sistem Business Intelligence yang siap pakai untuk semua jenis organisasi yang membutuhkannya. Untuk itu pengadaan Business Intelligence di suatu organisasi memerlukan suatu proses penyempurnaan yang berkelanjutan dan bukan hanya sekedar pembelian sistem yang sekali beli dapat digunakan seterusnya tanpa penyempurnaan. Kebutuhan infrastruktur seperti server dan jaringan juga harus diakomodasikan karena akan terus berkembang menyesuaikan banyaknya data yang akan disimpan.

e. Pengembangan Business Intelligence hanya mengandalkan tenaga outsourcing

Faktor paling krusial pada pengembangan Business Intelligence di suatu organisasi adalah kejelasan bagaimana proses kerja organisasi yang bersangkutan dan dimana data- data dan informasi organisasi disimpan atau dikelola. Selain itu pemahaman yang jelas tentang tujuan dan strategi organisasi, sejarah perkembangannya, serta profil pemakai nya juga menjadi informasi yang penting. Pihak vendor Business Intelligence tidak mungkin mengetahui informasi yang lengkap dan detail mengenai hal-hal tersebut dengan sendirinya tanpa bantuan dari pegawai organisasi yang bersangkutan. Pihak outsourcing Business Intelligence hanya bertindak sebagai tenaga yang membantu membuat sistem, tapi bentuk sistem dan kebutuhan apa saja yang diperlukan hanya organisasi lah yang mengetahui dengan baik.

PEMANFAATAN BUSINESS INTELLIGENCE

Business Intelligence dapat dimanfaatkan sebagai berikut :

1. Peningkatan Loyalitas Pelanggan dengan Implementasi Business intelligence Pada Customer Relationship Management. Integrasi Customer Relationship Management dengan Business Intelligence dapat menghasilkan keuntungan yang lebih banyak disamping juga memangkas biaya operasional perusahaan. Implementasi Customer Relationship Management yang berfokus pada customer centric membutuhkan efforts dan biaya tidak sedikit untuk mengintegrasi seluruh data data perusahaan yang tersebar pada seluruh cabang perusahaan. Dalam integrasi dengan Customer Relationship Management, Business Intelligence berperan dalam proses penyampaian informasi secara rinci dan tepat mengenai perilaku pelanggan sebagai pondasi untuk pelayanan maksimal kepada pelanggan dalam menumbuhkan loyalitas pelanggan serta mendukung hubungan yang baik dengan pelanggan, serta mendapatkan keuntungan yang maksimal.

2. Menentukan Strategi Pemasaran yang Tepat untuk Perusahaan. Strategi Pemasaran contohnya seperti segmentasi pasar, target pasar, penempatan posisi. Pada Segmentasi Pasar, Membagi sebuah pasar ke dalam kelompok pembeli yang berdasarkan kebutuhan, karakteristik atau perilaku yang mungkin membutuhkan produk.Pada Target Pasar seperti Proses mengevaluasi daya tarik tiap-tiap segmen dan memilih satu atau lebih segmen yang akan dimasuki. Pada Penempatan Posisi seperti Mengatur produk supaya dapat menempati posisi pada benak konsumen yang jelas, khas, dan diinginkan secara relatif terhadap produk pesaing.

BUSINESS INTELLIGENCE ALERT

Aplikasi yang akan menginformasikan pada pemakai kondisi yang terjadi langsung, sebagai contohnya informasi stock barang pada suatu cabang tertentu sudah kritis. Informasi tentang biaya produksi yang tidak seimbang dengan keuntungan yang didapat oleh perusahaan. Business Intelligence alert ini akan sangat membantu untuk memonitor kejadian kejadian yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang bersifat langsung/realtime.
 

KESIMPULAN : 

BUSINESS INTELLIGENCE DI MASA SEKARANG DAN DI MASA DEPAN 

Kompetisi ketat pada bisnis saat ini, kualitas dan waktu yang singkat pada informasi bisnis untuk organisasi tidak hanya tentang untung dan rugi saja, mungkin lebih kepada dapat bertahan atau bangkrut. Tidak ada organisasi bisnis yang menolak keuntungan dari Business Intelligence. Laporan analisis industri terbaru, jutaan orang akan menggunakan Visual Tools Business Intelligence dan analisis setiap hari. Kedepannya trend Business Intelligence akan digabungkan dengan Artificial Intelligence. Artificial Intelligence telah digunakan pada aplikasi bisnis sejak tahun 1980 an, dan sangat berguna untuk memecahkan problem yang komplek dan teknik pendukung keputusan realtime yang diaplikasikan pada bisnis. Ini tidak akan lama lagi sebelum aplikasi Artificial Intelligence merger dengan Business Intelligence, berbagi dalam era baru didalam bisnis. Untuk menjalankan integrasi, vendor Business Intelligence memulai untuk menggunakan Services Oriented Architecture dan Enterprise Information Integration.