"Semua Tentang Microsoft Outlook"

Email menjadikan salah satu media pengirim pesan yang cukup digemari oleh banyak orang, dari segi keamanan platform ini menjadi pilihan bagi beberapa perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, tapi apa kalian tahu Microsoft Outlook itu apa?
 

Apa Yang Dimaksud Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook merupakan suatu software bisnis yang bersifat personal information manager, dibuat oleh perusahaan ternama yakni Microsoft Corp serta termasuk kedalam bagian dari Microsoft Office. Dengan Ms Outlook memungkinkan penggunanya untuk dapat mengirim maupun menerima sebuah Email, menyimpan nomor kontak, mengelola kalender, membuat daftar jadwal kerja, membuat note, membuat jurnal pribadi, sehingga mampu melacak pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Dengan banyaknya fitur yang dapat mempermudah dalam melakukan aktivitas pekerjaan terutama bagi perkantoran maka software ini layak untuk dipertimbangkan dan digunakan serta dengan penggunaannya yang tidak terlalu menyusahkan. Tampilan pada Ms Outlook sangat user friendly. Fitur lainnya pun sudah tersusun dengan rapi sehingga dapat dengan mudah digunakan saat digunakan, sehingga para pengguna tidak akan terlalu lama untuk membiasakan diri dalam menggunakan software yang satu ini dalam menunjang aktivitasnya.

Versi Mini dari Microsoft Outlook yakni Microsoft Outlook Express, fungsinya hampir sama dengan Ms Outlook yakni dapat digunakan untuk mengakses email, kalender, hingga membuat list jadwal pekerjaan. Banyak perusahaan yang telah menggunakan Outlook Express sebagai kebutuhan email karena fasilitasnya yang cukup menunjang.

Microsoft Outlook Express merupakan versi mini atau lite dari Outlook itu sendiri, yang dirilis pertama kali bersamaan dengan diluncurkannya windows 98 dan secara otomatis terinstall saat pengguna menggunakan komputer dengan OS Windows 98 hingga OS Windows XP. 
 

Fitur Dalam Microsoft Outlook

1. Outlook Mail

Email merupakan layanan utama dari Microsoft Outlook. pengguna bisa menggunakan alamat email selain dari Outlook, Live, Hotmail, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan Ms Outlook pengguna bisa menulis, membalas, serta mengatur surat digital dengan mudah tanpa harus berbelit.

2. Outlook Calendar

Melalui fitur kalender ini, pengguna bisa mengatur jadwal sehari-hari.

Layanan dari Outlook Calendar yakni:

a. Satu Akun Banyak Kalender
Microsoft Outlook Calendar memiliki kelebihan untuk dapat mengatur satu akun bisa untuk lebih dari satu jenis kalender saja.

b. Berkolaborasi Dengan Rekan Satu Tim
Dengan fitur ini, pengguna tak perlu bertanya secara langsung kapan mereka punya waktu luang, cukup melihat jadwal pada kalender rekan satu tim. Hal ini dapat dilakukan jika rekan atau partner sudah menyetujui untuk melakukan kolaborasi

c. Berbagi Jadwal Kalender Dengan Siapa Saja
Microsoft Outlook mempunyai fitur calendar sharing. Dengan fitur ini, pengguna bisa mengirim jadwal kalendernya kepada siapa saja dengan cukup mudah.

3. Outlook Task

To-do list mungkin sudah umum digunakan untuk melakukan sebuah manajemen pekerjaan. Ada yang menuliskannya di atas kertas, ada pula yang memilih untuk menggunakan aplikasi. Microsoft Outlook menawarkan fitur To do list, maka pengguna bisa menuliskan pekerjaan, lengkap dengan deadline dan progresnya.

Langkah untuk membuatnya adalah 
1. Pilih New Items, lalu klik Task. 
2. Ada pun shortcut dengan cara menekan tombol Ctrl+Shift+K di keyboard.
3. Selanjutnya isi nama pekerjaan, tanggal mulai dan deadline, skala prioritas, serta notifikasi pengingatnya.

4. Outlook People

Fitur Microsoft Outlook People. Pengguna bisa mengatur email rekan kerja ataupun kenalen pribadimu. Dengan fitur ini, pengiriman email tentu bisa lebih cepat dilakukan. Pengguna juga tak perlu khawatir untuk kehilangan kontak penting lagi.

Terdapat fitur spesial bernama Featured People
Pengguna bisa memasukkan kontak:
1. orang yang sering melakukan pesan email
2. orang yang terkait didalam kalender
3. orang yang ingin di follow–up

5. Outlook Note

Salah satu tool produktivitas ini sudah bisa ditulis dalam di berbagai aplikasi. Salah satunya adalah aplikasi Microsoft Outlook. Shortcut dari fitur ini adalah Ctrl+Shift+N.

6. Outlook Journal

Fitur ini memungkinkan pengguna bisa menuliskan banyak catatan penting. Shortcut dari fitur ini adalah Ctrl+8 di keyboard.
 

Keunggulan Microsoft Outlook

Ms Outlook memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima pesan email, mengelola kalender, menyimpan nama serta nomor kontak, serta dapat melacak tugas. 

1. Pengingat Jika Lampiran Pesan Kosong

Fungsi dari Ms Outlook tidak bisa mengingatkan akan tugas yang tidak pernah dimasukkan atau janji yang lupa ditulis, tetapi program ini dapat mencegah pengguna mengirim email tanpa adanya lampiran yang dilampirkan. Saat akan menulis email baru dan mengetik kata-kata pada lampiran atau yang dilampirkan lalu mencoba untuk mengirimnya tanpa menyertakan lampiran, Ms Outlook akan mengingatkan bahwa pengguna mungkin lupa untuk melampirkan file. Pengguna dapat menghentikan proses pengiriman untuk melampirkan file lalu kemudian mengirimkan kembali pesan tersebut.

Outlook dapat mengingatkan penggunanya untuk selalu untuk melampirkan file.
Tidak perlu cemas akan melewatkan penerbangan. Outlook akan menambahkan detail penerbangan pengguna secara otomatis.

2. Melewatkan Penerbangan?

Jika pengguna menerima sebuah tiket pemesanan penerbangan, bayar hotel, atau penyewaan mobil melalui alamat email, Outlook akan secara otomatis menambahkannya ke dalam kalender pribadi penggunanya beserta informasi yang terkait, seperti status konfirmasi ataupun nomor pelacakan, bahkan tautannya.

3. Bisa Mengabaikan Pesan Tertentu

Jika bekerja untuk perusahaan besar, seseorang mungkin akan menambahkan kamu ke dalam daftar distribusi tanpa sepengetahuan kamu. Daripada menghapus satu per satu pesan dalam utas saat pesan masuk, Ms Outlook memiliki fitur dimana bisa mengabaikan seluruh percakapan tertentu. Semua pesan dalam percakapan yang ingin diabaikan akan dipindahkan langsung ke folder Item dihapus dan pesan selanjutnya akan melewati kotak masuk untuk langsung masuk ke folder Item yang telah terhapus.

4. Mampu Membersihkan Email Yang Sudah Terbaca

Memiliki beberapa pesan masuk dalam Kotak Masuk dengan puluhan atau bahkan ratusan pesan di dalamnya? Kemungkinan, ada banyak pesan yang sama antara satu dengan yang lainnya. Pesan yang sudah dibaca, direspons, tetapi tidak pernah menghapusnya.

Dengan mengklik tombol Bersihkan untuk menghapus banyak pesan dan hanya akan meninggalkan pesan yang belum dibaca atau memiliki informasi khusus di dalamnya.

Gunakan fitur Hapus Folder untuk menghapus pesan berlebih yang sudah tidak diperlukan.

5. Mampu Membuka Beberapa Jendela Outlook

Pernahkah kamu merasa ingin beralih antara kotak masuk dengan kalender segera atau menampilkannya secara berdampingan? Beralih dari Email, Kontak, Kalender, Tugas, Catatan, Folder hingga Pintasan. Pilih tombol yang tepat pada panel navigasi. 
 
Fitur ini merupakan fitur sederhana yang membuat outlook bernilai lebih dibanding dengan aplikasi lainnya.

6. @Sebutan Atau Kaitkan

Pernah mengirim email ke puluhan rekan kerja namun hanya memerlukan jawaban dari dua orang saja? Mungkin, kamu menggunakan efek teks seperti tebal, garis bawah, dan warna font terang untuk menyorot nama mereka.

Caranya cukup sederhana yakni :
1. Ketik simbol @ diikuti dengan nama yang dituju
2. Nama akan otomatis ditambahkan ke baris pada pesan email.
3. Nama yang dituju akan disorot dalam isi pesan.

Saat menerima pesan dalam kotak masuknya, mereka akan melihat simbol @ dalam daftar pesan yang menunjukkan bahwa nama mereka telah disebut.  

Hal terhebat dari Outlook adalah semua tugas dapat dilakukannya. Dari mulai mengelola kontak hingga membuat dan menetapkan sebuah tugas, mencetak label surat yang rapih, dan mengelola jadwal digital, Outlook dapat melakukan semuanya. 
 

Perbedaan antara Microsoft Outlook dan Outlook.com:

1. Biaya. Ms Outlook adalah bagian dari Microsoft Office langganan berbayar, yang juga mencakup perangkat lunak Office. Sedangkan Outlook.com merupakan email berbasis web gratis dengan beberapa fitur Outlook.

2. Iklan. Ms Outlook tidak ada iklan. Sedangkan Outlook.com memiliki iklan walaupun tim Outlook.com masih mencoba untuk menguranginya.

3. Server pribadi. Ms Outlook dapat dikonfigurasi untuk menjalankan pada server email pribadi, sehingga ideal untuk digunakan perusahaan atau organisasi. Sedangkan Outlook.com berjalan di platform web.

4. Kapasitas Kotak Masuk. Outlook.com memiliki kapasitas hingga 15 GB ruang penyimpanan. Sedangkan Ms Office 365 hanya mendapatkan kapasitas sebesar 50 GB penyimpanan pemula.

5. Ukuran Untuk Lampiran. Batas ukuran file gabungan untuk Outlook.com adalah 20 MB. Untuk account Outlook Bisnis, batas file gabungan juga dimulai pada 20 MB. kamu dapat belajar bagaimana menangani lampiran email yang besar di Outlook dengan tutorial ini.

6. Dukungan teknis. Outlook.com tidak termasuk dukungan telepon, meskipun kamu dapat menghubungi dukungan melalui form Kontak. kamu juga dapat menemukan jawaban untuk pertanyaan kamu disini. Dengan versi terbaru dari MS Office (yang mencakup Outlook), namun, kamu dapat menghubungi profesional dukungan melalui telepon.
 

Manfaat Microsoft Outlook

1. Untuk Mengirim dan Menerima Email

Fungsi yang sering digunakan yaitu untuk mengirim dan menerima email, karena ditunjang dengan berbagai fitur / tools maka tak heran jika banyak perusahaan yang menggunakan Outlook sebagai software untuk mengirim dan menerima email.

2. Dapat Membaca Email Secara Offline dan Auto Reply

Selain dapat mengirim dan menerima email, ternyata Microsoft Outlook dapat memungkinkan kita untuk membaca email secara offline. Selain itu pengguna juga bisa membuat balasan atau auto reply yang sudah diatur sebelumnya.

3. Backup Email di Komputer

Selanjutnya keuntungan dari Microsoft outlook adalah email dapat di backup ke Komputer, maka tidak perlu khawatir jika email yang dianggap penting sampai terhapus asalkan kita sudah melakukan backup sebelumnya.

4. Membuat Rencana dan Agenda Jadwal

Di menu Calendar kita dapat membuat rencana agenda, hingga memasukan keterangan secara detail mulai lokasi, waktu mulai, dan waktu berakhir. Seperti membuat jadwal rapat, kita juga dapat menambahkan email orang yang akan mengikuti rapat tersebut.
 

Kelebihan Microsoft Outlook

1. Antarmuka Yang User Friendly

Tampilannya yang user friendly, enak di pandang, jelas, mudah dipahami dan tentunya simple. Pengguna yang baru memakainya dapat dengan mudah menggunakannya terutama dalam berkirim email.

2. Tingkat Keamanan Yang Baik

Memiliki berbagai macam fitur keamanan, seperti memiliki fitur aktivitas login terakhir akun hingga otentikasi pesan dan juga enkripsi pesan.

3. Terhubung Dengan Sosial Media serta Sinkronisasi Smartphone

Fitur social connector memungkinkan pengguna dapat menghubungkan akun Outlook ke sosial medianya. Selain itu memungkinkan juga pengguna untuk menghubungkan akun Outlook dengan smartphone sehingga dapat diakses kapan saja.

4. Membuat Folder

Tujuannya untuk dapat memisahkan email berdasarkan kategorinya, Contohnya jika ada email yang dianggap penting akan disimpan berdasarkan kategori folder penting. Kelebihan lainnya adalah bisa cepat mencari email penting dan juga pesan masuk menjadi lebih rapi.
 

Kekurangan Microsoft Outlook

1. Untuk Versi Gratisnya Ruang Penyimpanan Terbilang Kecil

Kelemahan dari pada Outlook adalah terdapatnya versi gratis yang penyimpanannya terbatas hanya mencapai 5 GB saja. Sedangkan untuk kapasitas penyimpanan yang lebih besar harus menggunakan versi premiumnya yang sudah memiliki kapasitas penyimpanan hingga 1 TB.

2. Di Indonesia Penggunaannya Belum Maksimal

Bagi kebanyakan orang Indonesia pasti lebih familiar dengan email dari Yahoo maupun Gmail karena sering digunakan. Oleh karena itu bagi yang pertama pengguna baru Outlook mungkin perlu beradaptasi terutama mengenai interface dan berbagai fiturnya yang bisa digunakan terutama untuk menunjang aktivitas perkantoran.


IDMETAFORA Menawarkan Enterprise resource planning (ERP) adalah aplikasi bisnis yang terintegrasi. Aplikasi ERP membantu proses operasional bisnis yang luas dan mendalam, seperti yang ditemukan dalam proses pembelian, pengelolaan gudang, penjualan, keuangan, SDM, distribusi, manufaktur, layanan, dan rantai pasokan.
Hubungi kami di : 0896 6423 0232 atau 0813 9399 3723.
Jl. Damai No.36, Sleman, Yogyakarta.