Purchasing merupakan salah satu bidang yang memegang peranan penting dalam perusahaan. Sebuah perusahaan manufaktur atau perusahaan yang menghasilkan produk atau jasa membutuhkan agen pembelian, biasa disebut pembeli. Pembelian membantu menjaga proses produksi perusahaan Anda berjalan lancar. Tim ini juga berfungsi untuk mendukung operasional setiap tim di dalam perusahaan.
Purchasing juga biasa disebut dengan Buyer. Purchasing adalah departemen yang bertugas melakukan pembelian barang atau jasa dari pihak ketiga untuk kebutuhan operasional perusahaan. Setiap bisnis membutuhkan bahan baku dan kebutuhan lainnya. Departemen pembelian bertanggung jawab untuk membeli barang atau jasa yang dibutuhkan oleh departemen lain. Rata-rata, semua bisnis menghabiskan hingga 70% dari pendapatan mereka untuk pembelian. Juga, perusahaan manufaktur atau orang yang terlibat dalam pembuatan produk. Pembeli di sini harus dapat menemukan bahan baku, barang dan jasa yang memenuhi kebutuhannya di sektor lain. Oleh karena itu, manajer pembelian perlu memahami apa kebutuhan perusahaan, berapa anggarannya, dan apa rencana perusahaan ke depan. Proses pembelian produk tidak semudah yang Anda bayangkan. Kalau beli sendiri, kalau harga dan kualitasnya bagus pasti langsung beli. Namun, tim pembelian harus dapat menemukan produk dan layanan terbaik dengan harga terbaik. Purchasing adalah suatu posisi dalam bisnis khususnya retail yang fungsi utamanya adalah pembelian barang atau jasa. Posisi ini melapor kepada departemen pengadaan yang bertanggung jawab untuk pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab admin purchasing yang harus Anda ketahui.
1. Melakukan Pembelian Barang
Setelah staf pengadaan menyusun daftar barang yang dibutuhkan oleh perusahaan, manajer pembelian bertanggung jawab untuk membeli barang-barang tersebut. Pembelian barang akan disesuaikan dengan jumlah dan biaya yang ditawarkan oleh perusahaan. Saat membeli, admin Purchasing harus hati-hati mengontrol kuantitas, kualitas dan harga barang yang dibeli.
2. Memastikan Barang yang Dipesan Tiba di Waktu yang Ditentukan
Setelah melakukan pemesanan, admin Purchasing harus memantau proses pengiriman. Hal ini untuk memastikan bahwa barang yang dipesan untuk perusahaan tiba pada waktu yang ditentukan dan dengan kualitas yang diharapkan. Tanpa pengawasan seperti ini, kedatangan barang bisa tertunda dan mempengaruhi kinerja perusahaan.
3. Menerima Kedatangan Barang dan Mengecek Kualitasnya
Setelah barang yang dibeli tiba, pembeli bertanggung jawab untuk memeriksa tanda terima atau memeriksa apakah barang tersebut dalam keadaan baik dan bebas dari kerusakan. Jika barang yang dipesan dari penjual rusak, admin pembelian bertanggung jawab untuk mengembalikan barang tersebut.
4. Melakukan Pembayaran atas Barang yang Dibeli
Tugas dan tanggung jawab admin Purchasing berikutnya adalah membayar barang yang dibeli dari pemasok atau vendor. Tingkat presisi yang tinggi diperlukan saat melakukan tugas ini karena kita berurusan dengan masalah keuangan. Dalam hal ini, manajer pembelian bekerja sama dengan karyawan departemen keuangan perusahaan.
5. Dokumentasi Faktur, Purchase Order, Work Order, dan Invoice
Seorang admin Purchasing bertanggung jawab untuk mendokumentasikan semua bentuk faktur, pesanan pembelian, perintah kerja, atau faktur. Semua dokumen ini diperlukan oleh Manajer Pembelian saat menyiapkan laporan keuangan untuk pembelian barang. Kurangnya bukti pembelian ini dapat menimbulkan kecurigaan penyelewengan dana.
6. Melakukan Pelaporan atas Pembelian yang Dilakukan
Selain itu admin Purchasing juga mempunyai tugas membuat laporan pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pada tingkat tinggi, laporan ini memberikan daftar barang yang dibeli bersama dengan detail kuantitas dan harga. Laporan ini kemudian disampaikan kepada perwakilan perusahaan.
7. Melakukan Kontrol atas Ketersediaan Barang
Tanggung jawab manajer pembelian tidak segera berakhir setelah membeli barang perusahaan. Manajer pembelian harus terus mengelola ketersediaan barang yang dibeli sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk memantau penggunaan produk dan menganalisis saat produk hampir habis dan perlu dibeli kembali.
8. Menjalin Hubungan Baik dengan Para Vendor
Terakhir, manajer pembelian harus mampu membangun hubungan baik dengan pemasoknya. Kehadiran pemasok sangat penting. Tanpa pemasok, persyaratan produk perusahaan tidak dapat dipenuhi. Dengan membangun hubungan baik dengan vendor, perusahaan dapat menurunkan harga produknya.
Jika Anda diminta untuk melakukan pembelian, ada beberapa langkah untuk membeli. Berikut adalah langkah-langkah pembelian yang harus diikuti pembeli untuk melakukan pembelian.
1. Melakukan Perencanaan
Departemen pembelian perlu mengadakan pertemuan dengan departemen yang bertanggung jawab dan membuat rencana sebelum membeli. Tim pembelian Anda perlu mengetahui apa yang dibutuhkan bisnis Anda.Tim pembelian akan bekerja dengan pemilik perusahaan untuk memutuskan apakah akan membeli atau menyewa. Saat merencanakan, tim pembelian perlu mengetahui anggaran untuk proses pengadaan. Alasannya adalah untuk memastikan bahwa pembelian tidak melebihi anggaran dan membebani laba perusahaan. Selain itu, tim dapat menggunakan analisis Total Cost of Ownership (TCO) untuk membandingkan beberapa opsi berdasarkan rincian biaya yang dikeluarkan. Dalam analisis TCO, tim pembelian tidak hanya mencari barang termurah, tetapi juga barang yang paling hemat biaya. Saat melakukan perencanaan, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:
• Apakah harus beli atau sewa barang dan jasa yang dibutuhkan
• Tujuan penggunaan barang dan jasa
• Kapan supplier bisa menyediakan barang dan jasa tersebut
• Berapa harga dan margin keuntungan yang diambil supplier
• Kelebihan apa saja yang ditawarkan setiap supplier
• Berapa total anggaran untuk pembelian barang dan jasa
• Di mana lokasi barang dan jasa diproduksi
• Berapa lama waktu dibutuhkan untuk mengirim barang dan jasa yang dipesan
• Sejauh apa lokasi supplier dari lokasi pabrik atau kantor Anda
• Sebagus apa reputasi supplier dan seberapa cepat bisa menyediakan kebutuhan perusahaan.
2. Memilih Supplier yang Tepat Setelah membuat perencanaan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier yang paling cocok. Disarankan untuk memilih supplier yang memiliki reputasi baik, tidak pernah bermasalah dengan proses pengadaan, tidak punya masalah keuangan, fleksibel, dan menyediakan dukungan teknis jika dibutuhkan. Untuk menjaga operasional tetap lancar, disarankan memilih supplier yang jaraknya paling dekat dengan pabrik atau kantor. Tujuannya adalah untuk mengefisienkan biaya transportasi dan memastikan barang dan jasa tiba tepat waktu. Kerjasama jangka panjang dapat dilakukan untuk mendapatkan harga yang lebih baik atau pengadaan yang lebih cepat. Keuntungan bekerja sama dengan pemasok pelanggan adalah Hemat waktu dalam pengadaan, dapatkan harga lebih murah, bayar lebih fleksibel, dan hindari mencari pemasok baru.
3. Melakukan Penawaran dan Negosiasi
Langkah selanjutnya setelah membeli adalah menawar. Penawaran berdasarkan Permintaan Informasi (RFI). Dokumen RFI berisi kinerja pemasok terhadap biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan, rincian barang dan jasa yang dipesan, jumlah dan waktu pengiriman, serta tenggat waktu pembayaran.
Setelah mengajukan penawaran, langkah selanjutnya adalah negosiasi. Proses ini sangat penting untuk memastikan bahwa Anda dan pemasok memiliki pemahaman yang sama tentang persyaratan pengadaan Anda. Selama negosiasi, beberapa poin RFI dapat dikoordinasikan dan diubah sebelum MoU atau perjanjian kerjasama ditandatangani.
Setelah proses negosiasi selesai, langkah terakhir adalah pembelian. Purchasing adalah tim yang bertanggung jawab untuk menyiapkan pesanan pembelian atau purchase order kepada pemasok. Setelah barang atau jasa yang dipesan telah tiba, pemasok akan mengeluarkan invoice dan Purchasing akan memproses pembayarannya.
1. Komunikasi Seperti yang telah disebutkan, purchasing Staff adalah orang yang harus banyak berkomunikasi dengan pemasok, mitra bisnis, pelanggan, atau bahkan antar departemen perusahaan seperti Gudang dan tim akuntansi. Oleh karena itu, keterampilan komunikasi pembeli sangat penting. Pastikan setiap proyek berjalan lancar dan tidak ada kesalahpahaman.
2. jaringan Skill selanjutnya dari Purchasing Staff adalah networking. Setidaknya, memiliki kenalan dari industri bahan baku, jasa ekspor-impor, atau digital agency. Nantinya, networking ini akan sangat membantu kinerja Purchasing Staff, terutama agar proses pembelian berlangsung mulus. Jika bahan baku atau komoditas tertentu diperlukan, personel pembelian dapat menghubungi kenalan dan jaringan untuk mendapatkan harga terbaik bagi perusahaan.
3. Mengorganisir arsip Di era digital, arsip dan file yang Anda butuhkan saat membeli barang dapat disimpan di komputer Anda atau di cloud. Namun, salah satu keterampilan Purchasing Staff adalah mengatur file-file ini secara efisien dalam format digital dan kertas. Membeli dokumen karyawan adalah aset yang berpotensi sensitif. Oleh karena itu, perlu ditata, disimpan, dan diorganisir dengan rapi dan efisien.
Berikut adalah beberapa kesalahan yang dilakukan pembeli:
1. Membayar barang tanpa approval
Kesalahan pertama yang dilakukan Purchasing Staff adalah membayar barang tanpa persetujuan perusahaan. Hal ini dapat dipidana karena pembelian barang tidak disertai dengan berkas atau dokumen resmi.
2. Terlambat membayar barang
Jika pembeli gagal membayar barang, bahan baku atau barang juga akan terlambat dikirim. Akibatnya, operasional bisnis bisa terhambat atau bahkan terhenti. Hal ini berdampak pada kerugian perusahaan.
3. Membayar barang terlalu lama atau terlalu cepat
Jika barang belum sampai, tetapi uang sudah ditransfer ke pemasok, dikatakan pembayaran dilakukan terlalu dini. Atau sebaliknya, pembayaran tertunda padahal barang sudah sampai di pabrik. Pada dasarnya, adanya pihak yang melanggar kontrak sangat mengganggu proses pemesanan dan menunjukkan bahwa agen pembelian tidak profesional.
4. Melakukan pembayaran ganda
Itu wajar bagi orang untuk membuat kesalahan, tetapi ketika pengeluaran ganda terjadi, itu pasti akan merugikan bisnis Anda. Apalagi jika produk yang dipesan relatif mahal. Satu kesalahan yang dilakukan pembeli adalah secara tidak sengaja membayar dua kali lipat untuk suatu produk.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..