Ayo Pelajari Mengenai Human Resources Management System (HRMS) dan Cari Tau Manfaatnya

Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRMS) adalah  perangkat lunak yang digunakan untuk memelihara informasi karyawan dan melakukan berbagai fungsi SDM seperti tunjangan, penggajian, perekrutan, pelatihan, dll. Istilah ini sering digunakan secara bergantian dengan Human Resource Information System (HRIS).

HRMS, atau Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia, adalah seperangkat perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola sumber daya manusia dan proses terkait di sepanjang siklus hidup karyawan. 

Manajer dapat menggunakan HRMS untuk menghasilkan informasi tentang tren tenaga kerja dan dampaknya terhadap bisnis. 

Dan karena biaya personil adalah pengeluaran terbesar bagi perusahaan, integrasi HRMS dengan sistem akuntansi sangat berharga bagi kelompok keuangan. Penyedia layanan terkemuka melampaui akuntansi dasar untuk membantu perusahaan mendapatkan lebih banyak wawasan keuangan dari data SDM.

Fungsi Aplikasi Human Resources management System 

Penggajian 

Gaji atau payroll merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan karena berhubungan langsung dengan hak karyawan. Aplikasi HRD HRMS memberikan kemudahan dalam pengelolaan gaji karyawan mulai dari perhitungan hingga distribusi.

Selain itu, aplikasi HRMS / Human Resource Management System dapat meminimalisir  human error  yang sering terjadi saat pengelolaan penggajian dilakukan secara manual.  Selain prosesnya yang cepat, hasil yang didapat juga akurat, sehingga aplikasi HRMS sangat membantu tim HR.

Absensi

Selain penggajian, sistem absensi online, atau daftar hadir online, juga menjadi alat yang dapat digunakan sebagai indikator untuk menilai kinerja dan kedisiplinan karyawan. Oleh karena itu pengelolaan  kehadiran harus dilakukan dengan benar. Perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak SDM berbasis cloud untuk membantu mengelola ini.

Sistem absensi HRMS  berbasis web dapat membantu bisnis melacak karyawan  di kantor atau jauh dari kantor saat bekerja dari jarak jauh. Ini karena aplikasi ini didukung oleh sistem penyematan dan pelacakan GPS. Dengan demikian, risiko penipuan dan penyalahgunaan kehadiran dapat dihindari.

Selain itu, dengan HRMS/Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia, manajer SDM tidak perlu memasukkan dan mengelola informasi karyawan secara manual di atas kertas atau di Excel. Karena rekapitulasi data absensi tersimpan secara otomatis di sistem secara real time. Selain itu, fitur absensi  HRMS juga  terintegrasi dengan beberapa fitur lainnya seperti  cuti dan payroll yang tentunya semakin memudahkan tugas-tugas HR.

Saat mempertimbangkan HRMS mana yang tepat untuk perusahaan Anda, ada baiknya  memikirkan komponen fungsionalnya. Secara umum, sistem modern mencakup tujuh bidang dengan penekanan yang berbeda. 

Manajemen Kandidat: Mengacu pada tawaran pekerjaan kepada kandidat dan bagaimana Anda mempromosikan merek Anda ke dunia luar dan kepada karyawan saat ini yang mungkin ingin melamar pekerjaan di dalam perusahaan atau membuat rujukan. Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang memprioritaskan pengalaman kandidat, mulai dari aplikasi hingga administrasi yang sedang berjalan, menjadwalkan wawancara, penawaran, dan orientasi.

Keterlibatan karyawan: Orang yang lebih terlibat cenderung menghasilkan kualitas kerja yang lebih tinggi dan lebih berkomitmen pada nilai dan visi perusahaan, jadi bagaimana seorang karyawan berinteraksi dengan manajer dan rekan kerja itu penting. Seringkali HRMS adalah cara untuk melatih, mempelajari keterampilan baru, mengembangkan  karier, mendapatkan pengakuan, atau menjadi mentor.

Manajemen personalia: Fungsi ini sering disebut sebagai "SDM Inti". Menyediakan portal terpusat untuk mendukung proses analitik, pelaporan, dan kepatuhan. Di sinilah Anda mengatur tenaga kerja Anda ke dalam unit organisasi seperti departemen atau kantor. menentukan hubungan pelaporan antara supervisor dan karyawan; dan distribusi jumlah gaji ke pusat biaya akuntansi. Di sinilah data pribadi disimpan dan dipelihara, dan fungsi ini merupakan landasan  untuk menyediakan layanan mandiri  karyawan, memaksimalkan pelaporan, dan meningkatkan pemberian layanan SDM.

Optimalisasi: Mengumpulkan informasi dari HRMS untuk mengembangkan visi bagi tenaga kerja masa depan adalah nilai jual utama. Ini juga merupakan fitur khas HRMS yang paling jarang digunakan. Nilai sebenarnya dari fitur ini biasanya berasal dari merger atau akuisisi, perubahan keuangan mendadak di kedua arah, atau kepergian manajemen. Perusahaan yang mengambil pendekatan proaktif untuk pengoptimalan tenaga kerja lebih tahan terhadap perubahan, memiliki retensi talenta terbaik yang lebih tinggi, dan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi.

Manajemen Tenaga Kerja: Di sini tim SDM mengawasi pengembangan karyawan, evaluasi pengawasan, dan tindakan disipliner; mencatat waktu dan kehadiran; dan memastikan bahwa perusahaan menyediakan lingkungan kerja yang sehat dan aman. Ini adalah peran perencanaan hadiah, manajemen kinerja, pembelajaran dan pencatatan transaksi. SDM dapat mengembangkan jam terstruktur, kebijakan lembur, kebijakan ketidakhadiran, dan rantai persetujuan dengan cara yang memaksimalkan otomatisasi, kontrol, dan efisiensi. Fungsi ini juga mengatur proses evaluasi kinerja staf melalui manajemen tujuan.

Manajemen Tenaga Kerja Kontingen: Terkait dengan manajemen tenaga kerja adalah hal utama dan diperlukan untuk perusahaan di mana tidak semua karyawan bekerja penuh waktu. Kontraktor, konsultan, pekerja magang, dan pekerja temporer memberikan keterampilan khusus, mendukung prakarsa komunitas lokal atau program universitas, dan menangani peningkatan permintaan tenaga kerja. HRMS tidak sepenuhnya mengelola hubungan ini karena karyawan ini tidak selalu dalam daftar gaji dan biasanya tidak berhak atas tunjangan. tetapi pekerjaan yang mereka lakukan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan, dan penting untuk melacak berapa banyak karyawan  yang ada  pada waktu tertentu dan total biayanya.

Manfaat Aplikasi Human Resources Management System

- Wawasan yang Lebih Baik dan Lebih Dalam: Tanpa HRMS, karyawan dan manajer membuat data dalam segala hal mulai dari spreadsheet hingga klaim pengeluaran dan dokumen kertas, sehingga mustahil untuk mendapatkan pandangan komprehensif tentang biaya pekerjaan.

- Peningkatan keterlibatan karyawan: HRMS sangat berharga dalam mengembangkan dan mempertahankan bakat sesuatu yang sangat disukai manajer SDM.

- Efisiensi proses & self service: Menanggapi pertanyaan atau mengelola program besar, seperti pendaftaran tunjangan atau ulasan kinerja, dapat memakan waktu hingga 40% dari waktu profesional SDM setiap minggu dan dalam banyak kasus, individu akan sangat senang untuk melakukan pekerjaan itu sendiri.

- Biaya Backend Lebih Rendah: Dari IT dan POV investasi modal, sifat HRMS yang terpusat terutama yang dijual seluruhnya dalam model perangkat lunak sebagai layanan berbasis cloud memerlukan lebih sedikit perangkat keras, ruang pusat data, serta TI dan pengembangan. sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk pemeliharaan, dukungan dan pelatihan.

- Perekrutan Lebih Cepat: Bidang minat bagi para profesional SDM adalah menarik talenta terbaik dan membangun reputasi perusahaan mereka sebagai "tempat di mana semua orang ingin bekerja". Namun, pengalaman kandidat sebagian besar diabaikan, karena sulit untuk memahami proses pencarian kerja untuk pekerjaan di luar perusahaan. HRMS memecahkan masalah ini dengan menghubungkan perekrut dan kandidat secara elektronik melalui  pekerjaan dan aplikasi seluler, menjadikan prosesnya lebih menyenangkan dan efisien.