Pada dasarnya, setiap perusahaan yang menjalankan bisnis melakukan tugas-tugas tertentu yang harus diselesaikan melalui serangkaian proses kerja (alur kerja). Untuk melaksanakan kegiatan tersebut secara lebih komprehensif, manajemen perusahaan harus memahami manajemen alur kerja. Selain efek transformasi digital (konsep digitalisasi bisnis) yang terus meningkat, workflow management merupakan salah satu konsep manajemen operasional yang diterapkan oleh suatu perusahaan. Dengan demikian, perusahaan rintisan atau UKM/UMKM dari berbagai industri dapat mengoptimalkan keberhasilan usahanya sesuai dengan karakteristik pangsa pasarnya (market share). Baca artikel berikut di Marketing untuk mempelajari lebih lanjut tentang workflow management, dimulai dengan tips dan manfaatnya dalam pengembangan bisnis.
Mengutip halaman TechTarget, manajemen alur kerja adalah proses pendokumentasian, pelacakan, dan peningkatan beberapa alur kerja (alur kerja) sehingga organisasi dapat menyelesaikan tugas atau pekerjaan dengan lebih akurat, konsisten, dan efisien. Alur kerja menggambarkan proses kerja yang terdiri dari beberapa aktivitas berulang, yang secara keseluruhan mewakili proses bisnis. Fungsi alur kerja pada dasarnya dibagi menjadi dua kategori utama, yaitu: Berurutan: Mengacu pada serangkaian langkah seperti peristiwa yang harus diselesaikan secara berurutan dan yang bergantung pada penyelesaian langkah sebelumnya untuk menyelesaikan tugas berikutnya. Paralel: Mengacu pada serangkaian langkah yang dapat dilakukan secara bersamaan untuk menyelesaikan banyak tugas dengan lebih cepat. Namun, karena metode ini, terkadang alur kerja harus bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan. Memahami pentingnya manajemen distribusi untuk kesuksesan proses bisnis Dalam manajemen perusahaan, proses manajemen alur kerja dapat terjadi ketika aspek masukan tertentu dan tindakan transformasi memicu alur kerja. Tujuannya adalah untuk menghasilkan sebuah output atau hasil dari setiap tahapan manajemen yang nantinya dapat menjadi input dari tahapan selanjutnya atau output akhir. Aspek pemicu ini mungkin termasuk: Penghasilan: Semua informasi perusahaan, aset dan sumber daya, seperti Karyawan, pemasok, prospek atau mitra bisnis, yang diperoleh secara langsung atau melalui beberapa saluran digital (multi-channel atau multi-channel). Variasi: Mengacu pada strategi bisnis atau tindakan yang diambil oleh tim perusahaan untuk memenuhi setiap tanggung jawabnya dalam mengelola proses kerja secara berurutan atau paralel (tanggung jawab perusahaan). Misalnya, seorang anggota tim pemasaran mengusulkan banyak sumber daya untuk melakukan operasi pemasaran (biaya operasional). Misalnya menerapkan strategi pemasaran yang menggunakan kampanye pemasaran untuk memasarkan produk (pemasaran produk) atau layanan bisnis (pemasaran layanan). Sehubungan dengan persyaratan tersebut, perusahaan dengan dukungan tim keuangan melakukan serangkaian langkah atau alur kerja untuk menyusun anggaran pemasaran.
Hingga saat ini, manajemen alur kerja sering disamakan dengan manajemen proyek atau manajemen proyek. Karena manajemen alur kerja dan manajemen proyek fokus pada pembuatan dan dokumentasi tugas dan penentuan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas ini (manajemen sumber daya). Dengan kata lain, keduanya memiliki persyaratan manajemen (manajemen aset) yang sama dalam menciptakan fungsi, layanan, atau produk baru dan meningkatkan fungsi, layanan, atau produk yang ada. Definisi, Manfaat dan Elemen Kunci Bagi Bisnis Workflow management diterapkan untuk meningkatkan pengelolaan (sustainable development management) dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan (sustainable growth). Walaupun hal ini berbanding terbalik dengan konsep manajemen proyek yang kebanyakan dilaksanakan dalam jangka pendek dan pengendalian berakhir ketika proyek selesai. Selain manajemen proyek, konsep manajemen alur kerja juga terkadang digunakan dalam manajemen proses bisnis (BPM). Meskipun kedua disiplin berbeda secara signifikan dalam ruang lingkup. Manajemen alur kerja berfokus pada pengelolaan langkah-langkah untuk menyelesaikan satu tugas. Pada saat yang sama, BPM bertujuan untuk mengontrol, meningkatkan, dan mengoptimalkan proses bisnis dengan merancang dan mengimplementasikan rencana aksi. Dimulai dengan Business Process Discovery, Business Process Mapping, Business Process Modeling dan Business Process Automation. Manfaat Manajemen Alur Kerja Berkat proses manajemen alur kerja, perusahaan dapat: Buat dan dokumentasikan semua alur kerja dengan cara yang lebih terstruktur dan konsisten. Selesaikan tugas atau berkolaborasi dengan anggota tim lainnya. Dapatkan visibilitas ke dalam proses pelaksanaan tugas dan peran dalam mengelola alur kerja organisasi. Dengan cara ini, para pemimpin bisnis dapat mengidentifikasi hambatan, inefisiensi, atau redudansi dalam proses kerja. Identifikasi peluang untuk menyederhanakan, mengotomatisasi, dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas alur kerja. Pada akhirnya, perusahaan dapat menghemat tenaga, waktu dan dana operasional (biaya operasional). Menciptakan budaya kerja yang lebih positif dan meningkatkan produktivitas (employee activation) dan kepuasan karyawan dalam menjalankan tugas (employee engagement).
Untuk menerapkan proses manajemen alur kerja dengan sebaik-baiknya, alangkah baiknya jika seluruh tim perusahaan menerapkan tips-tips teratas berikut ini. 1. Pemetaan alur kerja Pertama-tama, manajer operasi harus memetakan keseluruhan alur kerja (pemetaan proses), termasuk alur kerja yang tergolong sederhana. Metode ini dapat membantu perusahaan memvisualisasikan setiap fase bisnis dan mengidentifikasi area mana yang dapat ditingkatkan perusahaan (analisis kesenjangan). 2. Identifikasi pemangku kepentingan internal dan eksternal Setelah memetakan alur kerja, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi semua jenis pemangku kepentingan atau orang yang bertanggung jawab atas tugas tertentu dalam alur kerja (manajemen pemangku kepentingan). Pemangku kepentingan adalah terutama entitas yang memainkan peran penting dalam manajemen keuangan perusahaan. Secara konseptual, stakeholder dibagi menjadi dua jenis, yaitu: Pemangku kepentingan internal meliputi pemegang saham, karyawan, koordinator proyek, koordinator pengadaan, dan direktur perusahaan (lini dan manajerial). Pemangku kepentingan eksternal, yang meliputi masyarakat umum, vendor, pemasok, konsumen, kontraktor, pemberi pinjaman, dan regulator industri. Identifikasi semua pemangku kepentingan dan tentukan peran mereka. Tugas spesifik apa yang menjadi tanggung jawab pemangku kepentingan? Atau ketika pemangku kepentingan harus menyelesaikan tugasnya? Ingatlah juga untuk merekam aliran di antara setiap langkah alur kerja. Anda mendapatkan umpan balik dari setiap pemangku kepentingan saat perusahaan mencoba memetakan alur kerja di langkah sebelumnya. 3. Gunakan sistem manajemen alur kerja. Bisnis juga dapat memaksimalkan manajemen alur kerja dengan menggunakan sistem khusus yang dapat mengotomatisasi alur kerja (workflow automation) sehingga tugas atau pekerjaan bisnis dapat diselesaikan lebih cepat, mudah dan konsisten tanpa peran atau input manusia. Diklasifikasikan sebagai Software-as-a-Service (SaaS), sistem manajemen ini juga berguna untuk: Tingkatkan skalabilitas perusahaan dan pengalaman pengguna. Menyederhanakan manajemen bisnis. Mengurangi waktu ke pasar selama siklus hidup perusahaan. Mengurangi kemungkinan kesalahan (pengambilan risiko) dari entri data manual (manajemen risiko). Mengotomatiskan proses pengiriman dan persetujuan dokumen di seluruh organisasi. Menentukan alur komunikasi antara tim produk dan fungsi korporat (corporate communication). Dapatkan kontrol manajemen yang lebih baik atas cloud, jaringan, sistem operasi, dan interaksi departemen. Memberikan visualisasi yang jelas untuk mengonfigurasi, memantau, dan menganalisis kesehatan dan keamanan jaringan perusahaan dengan lebih baik.
Bagian terpenting dari alur kerja Anda adalah objek, apakah itu fisik atau material, yang merupakan inti dari pekerjaan Anda, karena alur kerja Anda harus dibangun di sekitar objek ini. Alur kerja juga biasanya menyertakan langkah atau tindakan yang harus dilakukan dalam urutan tertentu dan orang atau tim yang melakukannya. Ini membentuk blok penyusun dasar untuk digunakan dalam membuat berbagai jenis alur kerja. Di bawah ini adalah beberapa jenis alur kerja yang umum digunakan. Alur kerja berbasis proses Alur kerja proses terjadi ketika serangkaian tugas dapat diprediksi dan diulang, artinya perusahaan sudah tahu persis jalur mana yang harus diambil sebelum memulai alur kerja. Jenis alur kerja ini dikonfigurasi untuk memproses item dalam jumlah tak terbatas. Contohnya adalah alur kerja persetujuan untuk penawaran pembelian. Berbagai variasi alur kerja dibuat segera setelah peluncuran, dan Anda dapat memproses sejumlah item dalam satu alur kerja. Alur kerja berbasis kasus Dalam alur kerja, Anda tidak mengetahui jalur yang diperlukan untuk menyelesaikan item pada awalnya. Jalur tersebut muncul karena semakin banyak data yang dikumpulkan karena tidak jelas sejak awal bagaimana item-item ini harus diproses, tetapi hanya setelah penelitian jalur tersebut muncul. Seperti alur kerja proses, alur kerja kasus dapat memproses sejumlah item, meskipun lebih mengandalkan manusia atau robot cerdas untuk mengidentifikasi jalur yang benar. Alur kerja berbasis proyek Tipe alur kerja berbasis proyek memiliki jalur struktural yang mirip dengan tipe proses, tetapi bisa lebih fleksibel. Anda dapat dengan sangat akurat memprediksi urutan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Namun, aliran proyek jenis ini hanya baik untuk satu produk yang biasanya tidak diulang untuk waktu yang lama ketika tidak mungkin mengikuti jalur yang persis sama.
1. Memfasilitasi pembagian kerja Alur kerja yang baik dan tertata tentu memudahkan pembagian kerja. Akhirnya semua proses dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan yang berarti. Jika Anda terbiasa, alur kerja dimulai secara otomatis, yang pada akhirnya juga membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan lebih praktis. 2. Dokumen ditangani dengan terampil Pada akhirnya, pendistribusian dokumen dilakukan dengan cepat karena tertata rapi sesuai alur kerja. Perusahaan juga dapat bekerja lebih efisien. 3. Kemudahan Penerimaan Ketika alur kerja dikelola dengan baik dan benar, semua persetujuan pada akhirnya dapat dilakukan di mana saja, kapan saja. Pembuatan alur kerja juga berhasil. Dalam pekerjaan ini, keuntungan yang banyak dan sangat berguna adalah alasan mengapa Anda harus dapat melakukan implementasi alur kerja yang benar. Alur kerja yang dikelola dengan baik juga membawa banyak manfaat.
Kesempatan lowongan magang terbaru di tahun 2024
Baca Selengkapnya..